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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Microsoft To-Do: A App que Veio Substituir o Wunderlist

Microsoft To-Do: O Meu Dia

O Wunderlist, umas das aplicações mais populares de sempre para a criação de listas de tarefas, foi finalmente encerrada a 6 de maio de 2020. A empresa de produtividade pessoal baseada em Berlim na Alemanha, tinha sido comprado em 2015 pela Microsoft, tendo o gigante tecnológico americano optado por fechar e desenvolver uma nova app com a mesma equipa.

Nesta série especial de artigos dedicado à nova aplicação Microsoft To-Do, vou apresentar e demonstrar como através de uma ferramenta simples, é possível criar e gerir de listas de tarefas que permitam gerir melhor o tempo e aliviar a pressão do dia-a-dia.

A vantagem da Microsoft To-Do em relação a todas as outras aplicações que já existem no mercado é a sua simplicidade, sem deixar de ser extremamente funcional.  O facto de a aplicação ser gratuita também é um forte ponto a favor, bastando usar ou criar uma nova conta da Microsoft para usufruir da mesma.

Os tutoriais estão desenvolvidos pelos seguintes artigos:

  1. A app que veio substituir o wunderlist (este artigo).
  2. Introdução e explicação da interface da aplicação.
  3. Como criar listas de tarefas que funcionem.
  4. Como atribuir datas às tarefas da forma correta.
  5. Como dividir tarefas maiores em passos mais pequenos e manejáveis.
  6. Como selecionar as tarefas a executar e começar o dia da melhor forma.
  7. Como acompanhar objetivos e hábitos com a ajuda das listas de tarefas.

O Blogue The Daily Habit é Referenciado no Jornal Expresso

Esta semana o blogue The Daily Habit foi referenciado no jornal expresso na newsletter matinal com o resumo do livro A Grande Estratégia de John Lewis Gaddis.

Trata-se de um livro que aborda a estratégia geral dos grandes líderes da história, desde a antiga Grécia e China até tempos mais recentes com a construção dos Estados Unidos da América.

Selecionei as passagens de Gaddis que considerava de maior relevo, e reconstrui o livro com os tópicos que conduziam o leitor na narrativa do autor.

É uma grande satisfação ver o meu trabalho mencionado num jornal de referência nacional como o Expresso, principalmente depois de dedicar longas horas a escrever neste blogue sem a espectativa de qualquer retorno financeiro ou outro, apenas partilhando na escrita a minha paixão pela expressão individual.

Generalista ou Especialista: Qual o Melhor?

Iniciei este blogue com o objetivo geral de escrever sobre produtividade geral, tendo publicado artigos sobre a gestão do tempo, definição de objetivos, gestão do email, gestão das reuniões de trabalho, saber quando dizer não e outras técnicas para conseguir aproveitar melhor o tempo e conseguir fazer mais do que é importante.

Depois alarguei os temas para a liderança e comunicação, sendo também outro campo bastante abrangente. Foquei-me nas relações interpessoais, dinâmicas do poder, estratégia e de como podemos ter uma maior influência.

Neste momento sinto que estou um pouco disperso. Na semana passada tive a oportunidade de ver um curto vídeo de Tim Ferriss, autor do livro 4 Horas por Semana,  em que abordava o tema se deveríamos nos especializar ou ser generalistas.

A resposta de Ferriss foi que deveríamos ser especialistas generalistas. Depois explicou que o que quis dizer com isto, é que podemos combinar várias áreas distintas para formar um novo ângulo sobre algo em podemos ter uma vantagem competitiva.

Dá o exemplo do lendário investidor Warren Buffet que o combinou o seu talento nas finanças com a capacidade de falar em público para atrair investidores e fazer negócios nos mercados financeiros.

Como é que posso, por exemplo, aplicar este conhecimento ao blogging?

1 – Saber quais as minhas principais áreas de competência

Engenharia, gestão de projeto, bolsa de valores, gestão do tempo, escrever, falar em público, desenvolvimento de sites e escrever em inglês.

2 – Saber quais das áreas anteriores tenho uma maior paixão para desenvolver a tempo parcial (pontuação de 1 a 5)

Engenharia (1), gestão de projeto (2), bolsa de valores (4), gestão do tempo (4), escrever em português (5), falar em público (2), desenvolvimento de sites (4) e escrever em inglês (4).

3 - Combinar duas ou mais áreas com 4 ou 5 valores para uma vantagem competitiva

Bolsa de valores (4) escrever em português (5) e desenvolvimento de sites (4): Já criei um blogue no wordpress.org com alojamento próprio onde partilho a minha estratégia de investimento e as minhas negociações na bolsa.

Gestão do tempo (5) e escrever em inglês (4): De certa forma é o que estou a fazer parcialmente no The Daily Habit em português, embora os temas vão muito mais para além da gestão do tempo como escrevi no início do artigo.

4 - Desenvolver um plano de ação

Blogue de finanças pessoais: já foi lançado há vários meses, com publicações diárias a documentar o meu caminho até à independência financeira, pelo que neste momento o plano está em marcha.

Blogue de gestão do tempo: Vou criar um novo blogue de gestão do tempo na língua inglesa focado num nicho da produtividade pessoal, por exemplo sobre i) definição de objetivos ou ii) gestão do email. (Paralelamente vou continuar com o The Daily Habit mais generalista em formato de diário.

5 - Aspetos práticos

Entre o trabalho, blogues e outras atividades importa criar algum equilíbrio para evitar o esgotamento. As intenções são boas, mas a saúde vem em primeiro lugar, pelo que as publicações do novo blogue de gestão do tempo terão de ser pausadas para conseguir apreciar o processo.

O novo blogue será criado numa plataforma gratuita como o Blogger ou Medium. Não pretendo rentabilizar o blogue pelo que não fará sentido gastar dinheiro. Este foi um dos vários erros que cometi em projetos anteriores, comprando domínios e alojamento online desnecessário.

Conclusão

Uma vantagem competitiva no mercado não se obtém com a generalização nem com o especialização, mas sim com uma combinação dos dois. O especialista generalista combina várias áreas eficazmente para oferecer uma nova perspetiva com maiores probabilidades de sucesso. Aqui foi apresentado o caso prático do blogging, mas o mesmo processo poderia ser aplicado a outro tema. É claro que existem exceções à regra, mas a menos que seja o próximo Einstein ou Ronaldo, deverá procurar um nicho comercial de várias áreas onde consiga prosperar.

A Síndrome do Professor

Normalmente no que me envolvo gosto de aprofundar ao máximo, estudando e analisando a matéria de uma forma intensiva.

Foi assim com o método de yoga que pratico há mais de cinco anos, com as técnicas de terapia cognitivo comportamental (TCC) para a depressão e ansiedade, com o sistema de gestão do tempo e criação de listas de tarefas para elevar a produtividade, e mais recentemente com o desenvolvimento de uma estratégia de trading para obter a independência financeira no mercado de acões.

Ao mesmo tempo que estudava e investigava estas temáticas, com a exceção da terapia TCC por não estar apto profissionalmente nem ser psicólogo, criei um forte desejo por ensinar estas matérias a outros. Chamo a isto a síndrome do professor.

Esta síndrome não é prejudicial na sua essência, até porque é conhecido que a melhor forma de aprendermos algo é ensinando aos outros (ler os artigos O melhor jeito de aprender é ensinar e Você devia ensinar o que sabe (mesmo não sendo um especialista). Só se torna problemático quando reduz a produtividade pessoal, que defini no artigo anterior como a "Execução de todas as atividades inerentes, incluindo a gestão do tempo, que levam o indivíduo a trabalhar ou fazer para alcançar os seus objetivos."

De acordo com esta definição, se as minhas atividades não estiverem ligadas aos objetivos, existe uma desconexão com a realidade, e, portanto, uma quebra da produtividade pessoal.

Definição de Produtividade Pessoal

A produtividade pessoal é um conceito vago, mas gostaria de avançar com uma definição para efeitos de clarificação.

Definição de produtividade pessoal segundo The Daily Habit:

"Execução de todas as atividades inerentes, incluindo a gestão do tempo, que levam o indivíduo a trabalhar ou fazer para alcançar os seus objetivos."

Desta definição depreende-se que a atividade da gestão do tempo é fundamental para a produtividade, mas não é única. Todas as atividades que possam contribuir para os nossos objetivos contribuem para aumentar a produtividade pessoal, e vice-versa no caso contrário.

Por exemplo, se um dos meus objetivos for encontrar um novo emprego ou ser promovido, todas as atividades inerentes como a atualização do curriculum vitae, networking, desenvolvimento de uma estratégia, etc. contribuem para a minha produtividade pessoal. Por outro lado, se não tiver o objetivo de encontrar um novo emprego ou ser promovido, estas atividades de nada me servem, constituindo apenas perda de tempo, e que poderia empregar noutras atividades “mais produtivas”.

Dei este exemplo porque muitos especialistas de recursos humanos dizem que devemos ter o CV sempre atualizado e o networking deve ser permanente, ou seja, uma procura passiva de novas oportunidades profissionais. Até certo ponto estes especialistas têm razão, mas do ponto de vista de produtividade pessoal isto não tem qualquer sentido.

Encontrar um novo emprego ou ser promovido, pelo menos para um cargo ou posição de relevo, como em tudo na vida, existe esforço, dedicação e persistência. É preciso trabalhar ativamente neste objetivo, e não passivamente na esperança que alguém se lembre de nós. A concorrência é feroz e competitiva, não permitindo uma posição tão “gentil” perante o mercado de trabalho.

Para termos uma maior produtividade pessoal, devemos obrigatoriamente definir os nossos objetivos, fazer uma boa gestão do tempo, executar todas as atividades inerentes e importantes, bem como livrar-nos ou dizer não a todas as outras atividades.

A Arte da Guerra de Sun Tzu, Resumo do Livro – As Minhas Notas

Sun Tzu nasceu em 544 A.C., e fontes discordam dos detalhes da sua vida e paradeiro. Sabemos que era de origem chinesa, estratega militar, escritor e filósofo.

O nome está ligado ao livro A Arte da Guerra, que influenciou fortemente a estratégia militar oriental e chinesa e a filosofia em geral.

Inicialmente tinha pensado em criar um blogue exclusivo a este livro, escrevendo um artigo por capítulo, num total de 13. Depois de iniciar o trabalho, reparei que embora algumas das lições do livro sejam intemporais, existem diversas traduções com diferentes interpretações, o que acabava por ser mais um trabalho de estudo literário do que as lições práticas que reteria do livro.

Assim, resolvi escrever num artigo único um resumo geral do livro, com a essência de cada capítulo.

Poderá também ler resumos de outros autores nos sites Culturagenial, Familialong ou Docsity. A blogue Artblog descreve o contexto histórico do livro. Os sites PsicanáliseCliníca e ManualdoHomemModerno apresentam as frases mais conhecidas do livro. Já o BlogdeEscala vai por outro caminho, e aplica as lições da Arte da Guerra ao montanhismo, para se ter uma ideia da versatilidade e áreas de aplicação do livro.

Introdução

Para Sun Tzu, a guerra é um grande esforço para empreender e não deve ser iniciada sem consideração detalhada. Para isso deve-se começar sempre por reunir toda a informação disponível.

1. Avaliação e planeamento

A principal mensagem deste capítulo é que uma análise e preparação fracas levarão ao fracasso. Sun Tzu descreve os cinco fatores fundamentais da avaliação e planeamento, tais como:

- Missão.
- Clima.
- Terreno.
- Comando.
- Métodos.

2. Custo da guerra

Este capítulo centra-se nos custos da guerra, sendo um conceito crítico de A Arte da Guerra. Sun Tzu sublinha que o conflito é caro e vencer o oponente sem conflito é sempre a melhor resolução. No entanto, se tiver de travar uma guerra, faça-o com determinação e o mais rápido possível.

3. Ataque Estratégico

Destruir o inimigo não é a maior forma de realização de guerra, mas sim capturá-lo e subjugá-lo sem lutar. Sun Tzu considera as seguintes as melhores estratégias de guerra:

- Perturbar os planos do inimigo
- Impedir o inimigo de unir forças
- Atacar no campo

E a pior estratégia de todas é cercar cidades muradas.

4. Posicionamento

Antes mesmo de se mover, deve pensar em evitar perdas. Um exército deve defender as posições existentes até estar pronto e capaz de avançar em segurança. Não se mexa sem rumo, mas aprenda a ver a abertura que o seu inimigo lhe dá. Quando lhe consegue detetar um erro, pode ganhar com pouco custo e força.

5. Forças

A criatividade é importante para ganhar guerras, mas se for desenfreada pode ser perigosa. A criatividade deve ser ligada à realidade e utilizada em conjunto com métodos de trabalho comprovados.

6. Pontos Fracos e Pontos Fortes

A ideia deste capítulo é atacar quando e onde o seu inimigo está menos preparado e capaz de defender. Faça o inimigo apressar-se a lutar contra si, e ele vai chegar cansado. Aparece onde o inimigo não espera, e vai apanhá-lo de surpresa. Mantenha posições que não podem ser atacadas e ataque posições que não sejam defendidas ou difíceis de defender.

7. Manobras

Este capítulo centra-se na logística da guerra. O conflito direto é perigoso e dispendioso, mas às vezes é necessário, só devendo ser usado no caso de ser inevitável.

8. Adaptação

Cada situação é única, mas pode reconhecer elementos familiares em qualquer situação única. Embora queiramos ser criativos, também queremos aderir a métodos comprovados que funcionem.

9. Movimento

Este capítulo detalha o movimento de um exército. Pode ser mais antiquado dada a guerra moderna, mas alguns elementos ainda são válidos na infantaria. São apresentadas algumas regras gerais, tais como:

- Acampe em terreno alto.
- Não suba terreno alto para lutar.
- Afaste-se do rio se o atravessar.
- Ataque quando o exército está a meio caminho de atravessar um rio

10. Seis posições de campo

Este capítulo analisa os diferentes tipos de terreno e as vantagens e desvantagens de cada um. Estes são os seis tipos de terreno:

- Terreno acessível.
- Terreno pendente.
- Terreno temporário.
- Passes estreitos.
- Alturas precipitadas
- Muito longe.

Por exemplo, o terreno acessível é fácil de deixar e voltar. O terreno pendente é fácil de deixar, mas difícil de voltar e não deve ser usado para lançar um ataque. Porque se o ataque falhar, não é fácil para si recuar para o lugar de onde veio.

11. Nove Campos de Batalha

Sun Tzu lista nove tipos de campos de batalha:

- Dispersivo (território próprio).
- Facilidade.
- Contencioso.
- Aberto.
- Interseção rodoviária.
- Sério.
- Difícil.
- Cercado.
- Desesperado

12. Ataque de fogo

As armas de hoje são bem diferentes, mas a estratégia mantém-se. Há cinco maneiras de usar o fogo na guerra, diz Sun Tzu, podendo queimar:

- Soldados no seu acampamento.
- Armazéns.
- Carruagens de mantimentos.
- Armamento.
- Lançando fogo entre as tropas inimigas.

13. Inteligência

A Arte da Guerra afirma que não existe tal coisa a realidade objetiva, mas sim interpretações diferentes da realidade. Quão perto interpretamos a realidade é um elemento importante de ganhar ou perder uma guerra. De certa forma, todas as guerras são guerras de informação.

Conclusão

A Arte da Guerra é possivelmente o livro de estratégia militar mais antigo e mais conhecido. Se bem que concetualizado num âmbito de guerra com o objetivo de um general planear e conduzir as suas tropas à vitória, hoje é usado, com as devidas adaptações. em áreas como os negócios e a política, ou qualquer função onde existam dinâmicas de poder. Substitua inimigos por concorrentes ou oponentes.

 

Reuniões à Distância de Um Clique

Quando o email apareceu, as pessoas estavam entusiasmadas com a nova tecnologia e enviavam emails a toda a hora para uma grande lista de contactos. O trabalho de enviar um email para uma, dez ou mais pessoas era praticamente o mesmo bastando adicionar os endereços no campo do destinatário.

Com a pandemia do Covid-19 e os novos hábitos de trabalho, as reuniões estão mais fáceis e à distância de um clique através do uso generalizado da videoconferência. Isto traz tanto vantagens como desvantagens, sendo uma questão de saber tirar partido das ferramentas de produtividade.

As principais vantagens incluem realizar reuniões à distância sem as limitações físicas habituais, além de prevenir o contágio no panorama atual do coronavírus.

A grande desvantagem é semelhante à verificada no email, com o abuso das reuniões online, e fazendo-se mais reuniões do que o necessário.

Já tinha escrito aqui noutro artigo que considerava as reuniões organizacionais o maior inimigo da produtividade pessoal, e isto inclui as reuniões presenciais e online.

O agendamento de uma reunião deve ter um objetivo específico. Se queremos gerir melhor o nosso tempo e ser mais produtivos temos de reduzir as reuniões ao essencial.

Como Ser Promovido: Parte 2

Na parte 1 desta série de artigos escrevi sobre a importância dos objetivos profissionais, as características comportamentais de sucesso e a necessidade de darmos o primeiro passo para obter uma promoção no trabalho.

Neste artigo vou desenvolver as características comportamentais essenciais para progredir numa organização, nomeadamente ao conhecer os temas ou padrões comuns àqueles que já conseguiram uma promoção na organização ou empresa em que trabalhamos.

Utilização de um caso prático

Irei utilizar um caso prático da minha organização identificando as características daqueles que obtiveram sucesso na nomeação para um cargo superior. Muito possivelmente, noutras organizações ou empresas,  todas ou grande parte destas características também se aplicam..

1. Competência

Para obter uma promoção é essencial ser tecnicamente competente naquilo que faz. Não é preciso ser nenhum Einstein, mas é preciso ter algum domínio e conhecimentos profissionais, e dar resposta às solicitações em tempo útil.

2. Comunicação

Saber comunicar e manter uma postura positiva independentemente do que aconteça é fundamental. Quando as coisas não correm como esperado ou pareçe que o mundo está a acabar, é uma boa altura para testar este ponto, respondendo de uma forma ponderada e mantendo uma tranquilidade aparente.

3. Presença

Os elementos decisores têm de saber que “estamos vivos”, sendo extremamente importante encontrar formas criativas de ser notado. O contacto pessoal é fundamental para criar uma relação de confiança.

4. Estratégia

Os lugares de topo têm concorrência. Os colegas querem-nos passar a perna e os chefes fazem de tudo para manter os seus lugares. É aqui que entra uma boa estratégia com a definição de táticas que nos possam levar ao objetivo da promoção.

Ao conhecermos os padrões comuns daqueles que foram promovidos dentro das nossas organizações ou empresas, já sabemos o que temos de fazer para subir na escada corporativa. Entre as características comportamentais mais importantes encontram-se a competência, comunicação, presença e estratégia.

Na parte 3 deste artigo irei desenvolver o atributo da presença, e de como podemos ser notados para termos a hipótese de um elemento decisor nos nomear para um cargo acima na hierarquia.

Como Ser Promovido: Parte 1

Tenho a felicidade de ter um emprego com qualidade de vida: perto de casa, horário decente, na minha área profissional, uma grande organização e com os desafios necessários para me sentir motivado. Tem de existir um senão, que é o salário estagnado à longos anos, sem grandes perspetivas de melhoria.

Em relação aos rendimentos profissionais, decidi dedicar-me arduamente ao investimento ativo nos mercados financeiros, na expetativa de poder obter um o melhor retorno possível das minhas poupanças.

A importância dos objetivos profissionais

Embora sendo extremamente difícil subir na escada corporativa dentro da minha organização, é importante manter objetivos, já que decido manter-me no posto de trabalho atual. Um dos objetivos passa por conseguir um aumento do vencimento, por mais pouco que seja, e isto passar obrigatoriamente por uma evolução na carreira.

De qualquer forma, para uma evolução significativa em qualquer área, seja financeira ou profissional, é preciso um forte desejo de mudança, uma boa estratégia, muita dedicação e um pouco de sorte. Caso contrário, arranjamos mil e uma desculpas e ficamos acomodados, porque o sucesso requer esforço, salvo raras exceções.

Características comportamentais de sucesso

Coloquei-me a pesquisar o que era necessário para ser ser promovido, e dentro das principais recomendações que consultei encontram-se (1) tomar atenção aos colegas que  são promovidos observando os seus padrões e comportamentos e (2) ser noticiado pelos principais elementos decisores (ver os artigos da Forbes e TopResume).

  1. Existem temas ou padrões comuns a todos aqueles que conseguem uma promoção, como traços de personalidade, hábitos ou conquistas, e que nos podem dar pistas do que precisamos fazer.
  2. Quanto a ser noticiado, cada organização tem a sua melhor forma de isto acontecer, sendo mais uma arte do que uma ciência.

Depende de darmos o primeiro passo

No final, é quem decide que aponta os colaboradores a serem promovidos , mas compete a cada um demonstrar primeiro o seu interesse.

Na segunda parte deste artigo irei descrever um caso prático de como descobrir e desenvolver os padrões comuns daqueles que conseguem uma promoção dentro da organização ou empresa.

Continuar a Desenvolver os Objetivos de 2020: Porque o Ano não Parou

Esta é uma semana dedicada ao blogging, escrevendo sobre pensamentos de produtividade pessoal relacionados com os meus objetivos para 2020.

Organizar uma conferência virtual

No próximo mês vou organizar uma conferência virtual da Toastmasters com a presença de muitos membros a nível nacional. Já tinha desistido deste projeto, por causa da tarefa herculana que é preparar um evento desta natureza.O evento estava previsto ser realizado presencialmente, e tratar do espaço era a maior dor de cabeça. Com o Covid-19 uma ameaça transformou-se em oportunidade. Com a conferência a ser realizada virtualmente, a barreira física desapareceu, com a tecnologia de videoconferência a dar uma grande ajuda.

A nova realidade do teletrabalho

Trabalho numa grande organização, estando como muitos outros portugueses em teletrabalho em casa. A vantagem é que existe uma maior conciliação entre a vida pessoal e profissional estando completamente ambientado à nova realidade. A desvantagem é que estou mais isolado, tendo de me defender de “alguns ataques” de superiores. Com o estudo em profundidade das leis do poder e influência tenho conseguido proteger-me e até prosperar neste novo ambiente.

Investir na bolsa de valores

Um dos grandes objetivos de 2020 é continuar a desenvolver a estratégia de investimento na bolsa de valores, que já tinha iniciado em 2019. Todos os dias dedico tempo a esta atividade e estou completamente envolvido nos mercados financeiros, estudando e praticando a negociação nos mercados financeiros. Tenho um estilo de trading muito ativo, abrindo e fechando posições de ações no mesmo dia. É uma atividade de elevado risco com oportunidades ilimitadas, destinada a quem quer levar a rentabilização do seu dinheiro ao extremo.

Criar listas de tarefas

Tenho uma paixão por criar listas de tarefas, sendo que já uso as mesmas à vários anos. A listas de tarefas foi a ferramenta que me permitiu aumentar exponencialmente a minha produtividade tendo inclusive permitido concluir com sucesso uma tese de mestrado e manter todas as outras atividades em equilíbrio. Possivelmente irei criar um blogue prático dedicado exclusivamente à técnica e métodos para a execução destas listas de tarefas, demonstrando como alguém interessado poderá obter a mesma produtividade pessoal que eu.

O ano de 2020 está a ser diferente do habitual, mas nem por isso menos produtivo. Tenho a sorte de manter o meu emprego e estar numa área em que a produção de trabalho continua. Tenho vários objetivos que estou a desenvolver em 2020, sendo que no artigo de amanhã irei abordar os objetivos de carreira, especificando metas realizáveis.