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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Diário de produtividade pessoal

Persona

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Esta semana entrei numa loja FNAC para consultar a seção dos livros, um dos meus passatempos favoritos. Infelizmente em Portugal a edição de novos livros é diminuta, e salvo algumas excepções, vejo-me a rever os mesmos livros de sempre.

Abri e desfolhei Marketing de Conteúdo - A Moeda do Século XXI de Rafael Rez. A gestão de conteúdos é de extrema importância para quem tem um blogue e quer ser encontrado nos principais motores de busca.

A premissa deste tipo de marketing é simples: criar conteúdos que os potenciais leitores possam estar interessados com o objetivo de desenvolver artigos, imagens e vídeos que vão de encontro às suas necessidades.

Um dos temas centrais antes da publicação de qualquer material é o desenvolvimento de um persona, que é definido como o leitor ideal para o qual o blogger escreve. Todo o material publicado deverá ser dirigido a esta persona, para a consistência do blogue.

Fiquei a pensar qual será a persona ou leitor ideal a que o blogue The Daily Habit se dirige, mesmo não tendo fins lucrativos, como é o caso. Tratando-se de um diário de produtividade pessoal, naturalmente o persona principal sou eu próprio, mas todos os leitores em situação idêntica podem beneficiar.

No espírito do que muitos consideram o pai da economia moderna,Adam Smith, afirma que ao pensarmos no nosso interesse próprio, acabamos por beneficiar a sociedade e consequentemente a economia.

Aqui fica a descrição da persona ou leitor ideal a que este blogue é dirigido, servindo de base à seleção e publicação de todos os conteúdos.

  • Trabalha ou exerce funções numa organização ou empresa.
  • Ainda não atingiu o pico na carreira.
  • Sabe que o sucesso numa organização vai muito mais para além de competências ou conhecimentos técnicos.
  • Pretende dominar as técnicas de influência e relações interpessoais.
  • Quer desenvolver técnicas de gestão do tempo para ser mais eficaz.
  • Quer poupar e aprender a investir as suas pequenas poupanças de uma forma ativa.
  • Tem muita atividade precisando de encontrar e cultivar momentos de lazer e pausa que promovam a recuperação de energia e melhor saúde.

Efeito Férias

Porque será que a generalidade das pessoas trabalha mais do que o habitual nas últimas semanas antes de ir de férias?

Eu incluo-me neste grupo de pessoas, sendo que em termos de produtividade pessoal estimo que trabalho o dobro de uma semana normal. Penso que no meu caso e de muitas outras pessoas, este efeito tem origem no sentido de responsabilidade no trabalho ao pretender não deixar pendentes antes de entrar de férias.

Esta responsabilidade é boa por um lado, mas por outro lado pode levar a uma ansiedade excessiva e nociva para a saúde. Às vezes é bom não levar o trabalho tão a sério, fazer o que for possível mantendo a sanidade mental, e regressar de férias com energias renovadas. Como o ditado popular diz “o trabalho não foge”.

As férias são também uma boa altura para refletir na forma como se lida com o trabalho, e no que queremos melhorar e modificar no regresso.

Quanto a mim, já tenho algumas medidas que quero introduzir a seguir às férias: o desenvolvimento das leis do poder n.º 4 “diga o menos possível” e n.º 7 “obtenha o crédito pelo trabalho dos outros”.

Considero a lei n.º 4 uma das mais importantes para ganhar o respeito e subir numa organização. A lei n.º 7 está relacionada com a capacidade de delegação a dependentes e a terceiros. É importante colocar os outros a trabalhar para nós, para libertar o nosso tempo e energia para outras atividades mais eficazes como a promoção pessoal, aprender a investir o dinheiro e fazermos aquilo de que mais gostamos.

Se for de férias, lembre-se que o trabalho vai estar à sua espera e aproveite o descanso para ter umas ideias luminosas para aplicar no regresso.

Mindfulness

Mindfulness é um conceito com origem na tradição budista, mas que tem sido aplicado num ambiente secular. A sua tradução para o português é referida em muitas publicações como atenção plena.

Sbcoaching define mindfulness como o focar no presente e ficar atento às manifestações do seu corpo e da sua mente perante a situações apresentadas.

As situações apresentadas podem ser positivas ou negativas. Por exemplo, uma ida à praia produz sensações agradáveis e de relaxamento. O calor do sol, o contacto com a areia, o cheiro da brisa marítima, um banho refrescante são tudo sensações que produzem bem estar.

Por outro lado, um projeto desafiante no trabalho com colegas muitos competitivos pode conduzir a dores de cabeça, músculos tensos, preocupações crónicas e outras males de uma vida stressante.

Se estivermos atentos às nossas sensações físicas e mentais nos dois exemplos que dei já estamos a praticar mindfulness ou atenção plena.

Mas o mindfulness também pode ser praticado de uma forma mais dedicada. Exemplo disso é a meditação sentada e o yoga. Ao estarmos atentos ao que sentimos e pensamos quando estamos sentados no chão ou fazemos uma postura de yoga, podemos verificar que cada momento é uma experiência única.

Esta experiência é um conceito lato, mas que pode ser entendida como um espectador a visualizar um filme. Durante a sessão o espectador é sujeito ao drama e emoções que o filme produz, mas que sabe que assim o filme termina a sua vida regressa ao normal sem qualquer trauma.

Muito tem sido escrito sobre mindfulness, e talvez por uma boa razão, com todos os benefícios que traz à saúde física e mental.

Aplicar as Leis do Poder: Planear até ao Fim

As 48 Leis do Poder de Robert Greene trazem importantes lições para a vida para os que não tiveram a hipótese de ter uma boa educação num mundo em que vencem os “espertos”, e não necessariamente os mais competentes ou mais capazes.

Neste artigo quero escrever sobre a importância do planeamento na vida profissional, transposto a lei n.º 29 “planeie até ao fim”. Greene refere na sua obra que muitas das leis têm exceções, mas quanto à necessidade de planear, é perentório a dizer que não existem exceções à lei.

Em retrospetiva, penso que um dos grandes impedimentos à minha evolução profissional, e também a de muitas outras pessoas é:

1) Não ter um objetivo claro a atingir e;
2) Planear até ao fim para concretizar o objetivo.

Um objetivo sem um plano é como um sonho. O plano é o que materializa o objetivo, com a descrição da estratégia e táticas a empregar.

Uma das dificuldades em criar um plano no início de qualquer empreendimento, é que se está na posse de todos os dados. Um plano é, pois, algo que está em atualização regular à medida que vamos avançando e ganhando experiência e novos conhecimentos.

O mais difícil é começar, e o primeiro plano será possivelmente diferente, senão totalmente diferente do plano final que nos levará à vitória e concretização dos nossos objetivos.

Devemos acima de tudo fazer um esforço no início para “planear até ao fim”, desenhando um mapa de onde estamos até onde pretendemos chegar. Quem sabe o que nos reserva?

Burnout

Esta semana atingi o pico de trabalho, que aliado às altas temperaturas do verão me levou perto do burnout.

De acordo com a clínica da mente, o chamado síndrome de burnout é uma perturbação psicológica causada pelo stress excessivo devido a uma sobrecarga ou excesso de trabalho. A palavra Burnout vem do inglês e significa “queimar até ao fim”.

Primeiro, no meu trabalho acompanho projetos de grande dimensão com a gestão de equipas multidisciplinares dentro e fora da minha organização. Embora considere que tenha uma vasta experiência, faço a gestão de projetos sem ter um título de direção, o que nos momentos mais difíceis causa um maior esforço para estabelecer a autoridade, e consequentemente cansaço.

Segundo, organizei recentemente uma conferência online com dezenas de participantes fora do âmbito do meu trabalho principal, o que levou meses a preparar. Tive a meu cargo o comité da organização com toda a logística do evento incluindo a criação do programa e a seleção e contacto dos oradores convidados. As últimas semanas que antecederam o evento foram intensas com todos os preparativos inerentes.

Terceiro, à mais de um ano que dedico o meu tempo livre aoinvestimento nos mercados financeiros. Tudo começou com a procura por alternativas aos depósitos a prazo com taxas de juro insignificantes, em que o dinheiro no banco é inferior à taxa de inflação. O investimento evoluiu para a negociação de ações a curto prazo e depois para day trading, comprando e vendendo títulos no mesmo dia. Isto é uma atividade muito aliciante para aqueles que estão inclinados pata tal, mas também desgastante.

Estes três pontos conduziram-me a uma grande exaustão, e deixaram-me as portas do burnout. Como já tenho uma personalidade predisposta para este tipo de problemas é preciso ter cuidado. Ser produtivo também é saber quando parar, dizer não e reduzir de velocidade.

Aplicar as Leis do Poder - Iteração com a Chefia

Na última revisão dos meus objetivos anuais ficou definido que iria escrever e publicar um artigo semanalmente aplicando um caso prático baseado nas 48 leis do poder de Robert Greene.

Pois bem, hoje é o dia em que inicio este hábito semanal, descrevendo uma iteração recente que tive com o meu superior.

A iteração com o superior

Esta manhã o meu chefe ligou-me a questionar um email que tinha enviado no dia anterior. Uma vez que considerava injusta a acusação, respondi nervosamente transmitindo o meu ponto de vista, quebrando a lei n.º 9 “Não discuta. Demonstre”. No meio da conversa comecei a falar que tinha muitas habilitações para a função quebrando a lei n.º 30 “Pareça com seja fácil e não se gabe”.

A perspetiva dos colegas

Mais tarde acabei por conversar com uns colegas próximos sobre este episódio. Um dos colegas transmitiu-me de que o meu superior poderia estar a utilizar um dos meus pontos fracos, com a provocação para me destabilizar, utilizando deste modo ele próprio a lei n.º 33 “Utilize a fraqueza dos outros”.

Outro colega disse-me que como profissionalmente era difícil apontar-me alguma coisa, pelo que o meu chefe poderia estar a arranjar um motivo qualquer para apontar. Talvez com a minha performance e produtividade crie alguma inveja e mau estar superior. Isto quebra a leis n.º 46 “Não provoque a inveja” e n.º 1 “Não se sobreponha ao mestre”.

Nesta iteração estão incluídas 5 leis do poder, 4 das quais quebrei, e outra que o meu superior possivelmente usou contra mim aproveitando-se das minhas fraquezas.

A dificuldade em aplicar as leis no momento

Torna-se muito difícil estar atendo e usar todas estas leis, especialmente no momento em que se quer uma reação rápida. No entanto estar atento a este facto é o primeiro passo. O segundo passo é desenvolver o mindfulness da comunicação que é outro dos meus objetivos, e que está relacionado com o mindfulness da respiração. Ao concentrar-me na respiração quando comunico irei provavelmente ouvir melhor e criar uma maior contenção no que digo, além de evitar reações emocionais desproporcionadas.

Checklist de hábitos diários

É tempo de conectar com a checklist de hábitos diários.

Cheklist hábitos diários

 

 

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 3)

Não basta traçar os objetivos anuais no início do ano e depois esperar pelo melhor. Possivelmente o que irá acontecer será a desistência ou esquecimento dos mesmos pelo caminho. É importante manter os objetivos relevantes e atuais através de uma revisão periódica.

Esta é a terceira e última parte da revisão trimestral dos meus objetivos para 2020, dando um exemplo pessoal, e demonstrando que é um trabalho que exige reflexão e tempo. Não seria de esperar outra coisa para almejar uma performance acima da média.

Um processo de três passos

Recomendo executar esta tarefa no final de cada trimestre, consistindo em três passos:

  1. Criação de um mapa mental ou lista com as ideias ou tópicos a desenvolver para o ano divido por áreas. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 1).
  2. Validação dos objetivos perguntando qual a razão por detrás de cada um (porquê) e escrever os mesmos de acordo com a fórmula SMART. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 2).
  3. Criar um plano de ação através de projetos, tarefas e hábitos de suporte aos objetivos. Este ponto é fundamental e o único que tem utilidade prática, fazendo a ligação entre a estratégia e a realidade. Neste artigo vou desenvolver este último ponto.

Um projeto é um conjunto de tarefas relacionadas com o mesmo tema, Um hábito é a mesma tarefa repetida periodicamente (diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente, etc).

De seguida é apresentado o exemplo para as áreas da saúde e trabalho dos meus objetivos pessoais. Deverá ler os artigos anteriores para ficar com o contexto geral.

Área da saúde

Ideias: relaxamento, visão, mindfulness

Hábitos:

  • Não usar aparelhos eletrónicos de leitura e fazer relaxamento da face e olhos a partir das 22h (diário).
  • Usar a técnica Pomodoro de gestão do tempo (diário).
  • Aplicar mindfulness na caminhada (diário).
  • Aplicar mindfulness na comida (diário).
  • Aplicar mindfulness na comunicação (diário).
  • Aplicar mindfulness na respiração (diário).

Ideias: alimentação, vegetariano

Hábitos

  • Cozinhar duas receitas vegetarianas à terça-feira e sábado (semanal)

Área do trabalho

Ideias: Leis do Poder, Greene

Hábitos

  • Escrever um artigo com a aplicação de um caso prático no meu trabalho inspirado da obra de Robert Greene As 48 Leis do Poder (semanal).

As áreas casa, social, pessoal, espiritual e dinheiro não precisam de um desenvolvimento como o realizado para as restantes áreas, e de modo a evitar complicar o processo de revisão dos objetivos. Os mesmos já estão engrenados nos meus hábitos, bastando recordar as ideias principais de vez em quando.

Deverá constar que neste exemplo os objetivos produziram hábitos, o que não é obrigatório. O resultado poderia ser também projetos e tarefas. No entanto os hábitos têm a vantagem de criar rotinas, que poderão tornar as coisas mais fáceis para muitas pessoas.

Usar uma checklist para os hábitos diários

Para não sobrecarregar as listas de tarefas com hábitos, vou apenas criar tarefas repetitivas na minha aplicação de apoio à gestão do tempo para os hábitos semanais. Os hábitos diários serão incluídos numa checklist para o efeito.

Termina assim esta série de três artigos dedicados à revisão trimestral dos objetivos anuais. Trata-se de uma atividade que não é fácil, mas que traz grandes recompensas àqueles que querem ter um ano mais produtivo e de sucesso. A alternativa seria mais um ano em que não se definem objetivos nem se atingem metas relevantes.

Quero também deixar claro que o processo de definição de objetivos não tem de iniciar no início do ano. Se ainda não traçou as suas metas para 2020, do que está à espera?

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 2)

Mão a escrever em caderno

No último artigo escrevi sobre a revisão dos objetivos anuais que executo trimestralmente. Para acomodar alterações das circunstâncias invitáveis da vida, alguns dos objetivos têm de ser adaptados, outros eliminados, e eventualmente alguns novos acrescentados.

Depois da execução do mapa mental com a revisão das ideias principais para os objetivos de 2020 é altura de validar os mesmos com a fórmula SMART e a razão por detrás de cada um (saber o porquê).

Os objetivos estão divididos em sete áreas: pessoal, social, trabalho, dinheiro, saúde, casa e espiritual. Algumas destas áreas estão em plena execução, pelo que que não precisam de ser validados. Por exemplo, as áreas pessoal, social, dinheiro, casa e espiritual estão em andamento, precisando apenas de continuar o bom trabalho.

Os objetivos que precisam de validação são nas áreas do trabalho e a saúde.

Área do trabalho

Ideias: Leis do Poder, Greene

Porquê: Ser respeitado no trabalho, evitar manipulações prejudiciais, e zelar pela tranquilidade laboral entre chefias e colegas.

Objetivo SMART: Ler e escrever sobre o trabalho de Robert Greene e Dale Carnegie nas temáticas do poder e influência, publicando um artigo por semana no The Daily Habit com a apresentação de um caso prático no meu trabalho.

Área da saúde

Ideias: relaxamento, visão

Porquê: Tenho uma miopia elevada e passo muitas horas a trabalhar e a ler em aparelhos eletrónicos, inclusive à noite antes de me deitar.

Objetivo SMART: Não utilizar aparelhos eletrónicos de leitura e trabalho aos sábados e à noite a partir das 22h.

Ideias: relaxamento, mindfulness

Porquê: Tenho o mau hábito de comer depressa, não ouvir os outros antes de falar e viver numa ansiedade permanente.

Objetivo SMART: Observar os sentidos corporais quando como. Observar a respiração quando comunico. Observar a rua, o movimento e o tempo quando caminho de e para o trabalho.

Ideias: alimentação, vegetariano

Porquê: Além de adorar comida vegetariana, sinto-me mais leve e mais confortável para trabalhar e na atividade física.

Objetivo SMART: Cozinhar duas receitas vegetarianas por semana à terça-feira e á quinta-feira ou sábado.

Conclusão

Neste exemplo todos os objetivos foram validados pelo porquê e fórmula SMART, com a descrição do motivo por detrás de cada objetivo ou escrevendo cada objetivo de acordo com a fórmula SMART. No caso de não ser possível validar, teriam de ser adaptados ou eliminados. Este processo é entendido como a revisão de objetivos.

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez

Mapa mental revisão objetivos 2020

Será que alguém ainda pensa nos objetivos de 2020? Será que devido ao Covid-19 as pessoas ainda traçam metas para 2020?

Menos de 1% das pessoas ainda mantêm os objetivos de 2020

Pois bem, a dura realidade, é que possivelmente 1% ou menos das pessoas ainda têm objetivos por esta altura. Muitas delas nunca os definiram e as que os definiram foram desistindo pelo caminho.

O que a maioria desconhece é que não tem de esperar pelo novo ano para definir novos objetivos. Pode retomar agora mesmo o processo, acrescentando novos objetivos, eliminando os que já não são úteis e modificando ou adaptando outros.

Uso de mapas mentais para a definição de objetivos

Partilhei em artigo anterior o uso de mapas mentais para apoio na definição e revisão de objetivos. Esta ferramenta foi desenvolvida originalmente por Tony Buzan e é muito simples. Inicia-se com uma ideia central, que pode ser uma palavra, um número ou símbolo. Depois traçam-se linhas a partir desta ideia que vão ligar a outras ideias secundárias e assim por diante.

Para facilitar o processo criativo deve-se utilizar sempre que possível, apenas uma palavra nos subtópicos, que segundo Buzan facilita a ligação entre novas ideias no cérebro.

Na imagem encontra-se um exemplo de um mapa mental com os meus objetivos para 2020 revistos. Faço este processo quatro vezes por ano no final de cada trimestre. Começo em dezembro do ano anterior, e depois em março, junho e setembro revejo os meus objetivos para os manter relevantes e atuais.

Aplicar a fórmula SMART e saber o "porquê"

O trabalho não acaba por aqui, e o que vem de seguida é muito importante. Depois do primeiro rascunho do mapa mental, é preciso escrever numa folha em separado cada objetivo de acordo com a fórmula SMART e perguntar o porquê por detrás de cada um.

Senão for possível escrever um objetivo que seja específico, mensurável, atingível, relevante e temporal bem como ter uma razão para a sua existência, o objetivo terá de ser eliminado ou adaptado. É uma espécie de prova dos nove da realidade.

Espero ter conseguido inspirar de alguma forma o leitor a leitora a retomar o processo de criação de objetivos. Se ainda não traçou quaisquer objetivos para 2020, ainda está a tempo de o fazer. Deve-se entender a definição de objetivos sempre como um processo inacabado e de melhoria contínua à medida que o futuro nos vai dando novas pistas sobre qual o próximo passo.

Perfecionismo Bom e Perfecionismo Mau

Quando se fala em perfecionismo, muitas pessoas associam esta característica pessoal a algo negativo. Frases como “não sejas tão perfecionista” ou “deixa-te de perfecionismos” fazem parte do nosso dia-a-dia.

Este tipo de pensamento é típico de uma visão do mundo com uma lente de branco ou preto. Na realidade a lente é mais da cor cinzenta, e o perfecionismo pode ser considerado tanto mau como bom. Vou dar dois exemplos.

Primeiro exemplo

Imagine que quer preparar um almoço especial para a sua família. Encontra uma receita na Internet sendo que tem todos os ingredientes em casa à exceção de dois. A receita é possível de ser feita, podendo não utilizar os ingredientes em falta ou substitui-los por outros que tenha em casa.

Decide de qualquer modo que quer cumprir a receita á risca e desloca-se ao seu supermercado habitual. Neste supermercado não encontra os ingredientes que procura e visita outro supermercado. Neste apenas encontra um dos ingredientes.

Como quer fazer uma receita perfeita, vai ainda a outro supermercado, onde para sua surpresa não encontra o ingrediente em falta. Não contente ainda visita um novo supermercado onde não existe o que quer. Acaba por desistir e voltar para casa fazendo a receita com o que tem.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Segundo exemplo

Imagine agora que tem um potencial cliente que o colocou entre os principais candidatos a trabalhar num projeto, que se conseguir ganhar poderá fazer com que a sua firma cresça significativamente no seu mercado. Informa-se sobre quem são os seus concorrentes, analisando os seus pontos fortes e fracos, e comparando com a sua organização.

Depois procura saber quem é ou são os responsáveis dentro da firma do seu potencial cliente pela decisão da contratação.Depois de saber quem são os responsáveis, procura informar-se sobre cada um deles e os contactos que tem em comum de modo a saber mais sobre os requerimentos do processo de contratação. Com esta informação procura agendar uma reunião com os elementos decisores para saber o feedback da sua proposta em relação aos seus concorrentes e de como pode melhorá-la.

Com este novo feedback refaz a sua proposta de modo a ficar rigorosa de modo a ir de encontro às verdadeiras necessidades do seu cliente.De seguida faz um acompanhamento rigoroso para garantir que a sua proposta seja a escolhida, fazendo tudo o que for necessário.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Conclusão

Se respondeu no primeiro exemplo perfecionismo mau e no segundo exemplo perfecionismo bom acertou. Como vê, o perfecionismo não deve ser visto unicamente como algo mau, nem tão pouco como algo bom. A verdade é que se situa numa área cinzenta, podendo ser mau ou bom consoante o caso a que se aplica. Na próxima vez que tiver de fazer alguma coisa, decida o que é importante, e planeie o tempo de acordo.

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