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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

The Brief – Dossier de Produtividade Pessoal #2

Máquina de escrever, agenda, café e logo The Brief

Esta é a edição número dois do dossier de produtividade pessoal "The Brief", que descreve aspetos particulares da minha experiência profissional e pessoal, na tentativa de ser uma pessoa mais produtiva e atingir melhores resultados.

Workshop de liderança

Esta semana apresentei uma workshop de desenvolvimento pessoal no dominio da liderança, e uma parte do tempo foi dedicada à sua preparação. A formação ocorreu no âmbito de um programa da Toastmasters Internacional, organismo de desenvolvimento de competências de comunicação e liderança do qual sou membro.

Apresentei o tema da liderança num contexto prático, em que no início da formação os participantes preencheram um questionário a avaliar a sua liderança em cinco níveis essencias:

  • Autoconsciência.
  • Consciência externa.
  • Resiliência.
  • Alinhamento.
  • Comportamento.

Estes níveis foram adaptados do Innovative Leadership Institute, e o questionário pode ser feito online para os interessados.

Depois do questionário, e da cada participante saber como estava em cada nível, foi partilhado a pontuação entre todos para se ter uma noção dos nossos pontos fortes e dos pontos que necessitam de melhoria. De seguida foi realizada uma breve explicação da cada nível, e lançada uma discussão moderada de como poderíamos melhorar  as nossas capacidades de liderança em cada uma das etapas.

Progressão profissional

A minha empresas esta semana concluiu o processo de promoções internas, com restruturação de algumas das unidades operacinoais. Infelizmente não fui considerado para nenhum dos novos cargos de direção.  Devo confesar que fique um pouco abalado, porque reconheço que tenho melhores competências que algumas das pessoas nomeadas. No entanto, trata-se de politica interna de escritório, e neste aspeto as coisas geralmente não são justas.

Há que seguir em frente, com resiliência, e praticar a capacidade de relacionamento humano e de influência. Espero deste modo ser considerado para uma futura promoção interna ou mesmo externa noutra organização.

Blocos do tempo

Sou apologista dos blocos de tempo na produtividade pessoal, o qual já falei anteriormente aqui neste blogue. Com os acontecimentos da semana, os objetivos ficaram aquém do esperado, com alguns blocos de tempo sem cumprimento.

Neste sentido, uma revisão semanal é crucial, para aprender o que falhou e o que pode ser melhorado. Reconheço que fui demasiado otimista com o que podia realizar na semana tendo em conta o compromisso adicional com a preparação da workshop. Por outro lado, participei em mais reuniões do que o habitual, roubando a minha disponibilidade para os blocos de tempo.

Grande parte das reuniões podem ser evitadas, e terei de encontrar formas criativas de libertar-me das mesmas. Os blocos de tempo também têm de ser restruturados, para refletir os meus objetivos e metas.

É fundamental perceber que o planeamento dos blocos de tempo não é perfeito, e muito dificilmente se irão cumprir sempre os objetivos da semana utilisando esta técnica. O essencial é providenciarem uma direção, e criarem uma consciência do que é importante produzir para atingir os objetivos.

Aplicações de produtividade

Atualmente a utilização da tecnologia certa é fundamental para melhorarmos a nossa produtividade pessoal. Esta semana introduzi algumas modificações na gestão de tarefas.. 

A aplicação que atualmente utilizo é o Nirvana baseada na metodologia de gestão do tempo GTD. Tenho nesta aplicação todas as minhas tarefas e projetos organizados, que estão disponíveis em todos os meus dispositivos. A subscrição anual do software está a terminar, sendo que existem alguns aspetos da aplicação que poderiam ser melhores.

Neste momento estou a testar outra aplicação de gestão de tarefas, o Tick Tick. As tarefas relacionadas com a vida profissional continuam no Nirvana e a vida pessoal está a ser transferida para o Tick Tick. O objetivo é migrar todas as minhas tarefas e projetos para uma aplicação mais adaptada ao meu fluxo de trabalho, e caso seja superior à que já utilizo atualmente.

Termina assim a edição número dois do meu dossier de produtividade semanal.

A Matriz de Eisenhover na Gestão do Tempo

Agenda e calendário com lista de tarefas

A matriz de Eisenhower foi desenvolvida a partir de uma citação creditada ao Presidente norte americano Dwight D. Eisenhover (1953 a 1961) quando disse: "Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante: O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente".

Distinguir entre o urgente e importante

Esta distinção entre o urgente e a importante levou mais tarde a que Stephen Covey no seu livro "Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes" desenvolve-se a técnica de gestão do tempo por quadro quadrantes.

Matriz de Eisenhover

A matriz de Eisenhower é visualizada como uma combinação de quatro quadrantes e permite planear o tempo de acordo com o que é mais importante.

Quadrante I: Importante e Urgente
Quadrante II: Importante e Não Urgente
Quadrante III: Não importante e Urgente
Quadrante IV: Não importante e Urgente

Provavelmente está atualmente a dedicar pouco tempo às atividades que são importantes a longo prazo

As tarefas urgentes requerem atenção imediata e as importantes contribuem para os nossos objetivos e valores. De acordo com Covey, devemos focar as nossas energias nas atividades que são importantes e não urgentes, ou seja, o Quadrante II, que inclui a construção e desenvolvimento de relações, reconhecer novas oportunidades, planeamento e atividades estratégicas.

O Quadrante I é preenchido fundamentalmente com crises, e devemos fazer os possíveis para ter o mínimo de tarefas neste quadrante.

O Quadrante III inclui interrupções sem importância com é o exemplo da maioria dos telefonemas que recebemos, estar constantemente a ver os emails e intermissão de outras pessoas.

O Quadrante IV é preenchido por atividades pouco relevantes como reuniões desnecessárias e tempo em tarefas que não acrescentem valor.

Como lidar com as tarefas de cada quadrante

Quadrante I - Necessidade (Fazer agora)

Como já tinha sido referido anteriormente, deve-se evitar este quadrante ao máximo, pois os ambientes de crise são desgastantes diminuindo a produtividade pessoal. A melhor forma de diminuir o tempo no Quadrante I é através do planeamento, uma atividade do quadrante II.

Quadrante II - Produtividade Máxima (Agendar)

Este é o quadrante que devemos dedicar mais tempo, trabalhando em tarefas estratégicas e de maior impacto. É portanto necessário agendar estas atividades no calendário, caso contrário, serão substituídas por outras atividades menos produtivas.

Quadrante III - Distração (Delegar/Organizar)

Estas são as tarefas que habitualmente nos mantêm ocupados, mas que não têm valor, criando a falsa sensação de que estamos a ser produtivos. Caso seja possível, delegar a terceiros este tipo de atividades. Caso não seja possível delegar, melhorar a organização pessoal como o caso ler e responder aos emails uma ou duas vezes por dia, em vez de receber um aviso automático sempre que chegue um novo email.

Quadrante IV - Desperdício (Eliminar/Mais tarde)

As tarefas neste quadrante devem ser evitadas em primeiro lugar, ou então reconsiderar as mesmas mais tarde. Essencialmente devemos perder o mínimo tempo possível aqui.

O principal ensinamento da matriz de Eisenhower é possibilitar uma visão mais abrangente de maneira a analisar a diferença entre 1) o que devemos estar a fazer e 2) o que estamos a fazer. Depois é criar um plano para dedicarmos o nosso tempo e energia às atividades que realmente contam e são duradouras, em detrimentos das atividades com resultados imediatos mas sem valor.

Referências:

Run for Important: Billion-Worth Time Management Matri - ActTime
A decades-old time-management strategy can help you become more productive and less stressed at work - Business Insider
Time Management - Wikipedia
Implementing the Eisenhower Matrix in Evernote - FIlterize UG

 

24 Livros de Produtividade Pessoal e Gestão do Tempo em Português

Existem atualmente no mercado muitos livros direcionados à produtividade pessoal e à gestão do tempo. Se a abundância de recursos é extensa na língua inglesa, os livros originais ou traduzidos para o português são em menor número. Neste artigo apresento 24 livros disponíveis nas livrarias portuguesas na língua de Camões para quem quer aprofundar o estudo.

A ordem dos livros apresentada representa em termos gerais a sua popularidade. No entanto o grau de importância de cada livro é relativo, podendo as técnicas descritas adaptarem-se em função da situação particular de cada pessoa e as suas preferências de organização. O texto foi adaptado das respetivas editoras.

GTD - Fazer bem as coisas

1. GTD - Fazer Bem as Coisas

Em GTD – Fazer Bem as Coisas, David Allen pretende contribuir para que as pessoas eliminem o stress e a ansiedade do trabalho e das vidas pessoais para poderem dedicar mais momentos do seu dia-a-dia àquilo que gostariam de realizar. O sistema proposto pelo autor permite o desenvolvimento do hábito de capturar e registar todos os compromissos e obrigações, para não ter de lembrar-se de tudo. De igual modo, demonstra-se a importância da criação de um local central e de confiança, onde seja possível guardar todos os dados e solicitações para o respetivo acesso no momento certo.

Os-7-Habitos-das-Peoas-Altamente-Eficazes

2. Os 7 Hábitos  das  Pessoas  Altamente  Eficazes

Stephen R. Covey no seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, acredita que vencer ou fracassar é o resultado de sete hábitos principais. São estes hábitos que distinguem as pessoas felizes, saudáveis e bem-sucedidas das menos bem-sucedidas e daquelas que sacrificam o equilíbrio interior e a felicidade para alcançar o êxito. Neste livro estão contidos os princípios fundamentais da eficácia - sete hábitos básicos e primordiais que representam a interiorização dos princípios nos quais se baseiam o sucesso e a felicidade duradoura.

O Projeto da  Produtividade

3. O Projeto da  Produtividade

Em O Projeto da Produtividade, Chris Bailey oferece-lhe um universo de descobertas eficazes e mais de vinte e cinco boas práticas que o ajudarão a produzir mais e com maior eficácia, nomeadamente: abrandar para trabalhar mais conscienciosamente; diminuir ou eliminar o que não é importante; aplicar a regra dos três; programar menos tempo para tarefas importantes; instaurar a regra dos vinte segundos para se distrair das distrações inevitáveis; tomar consciência do conceito de procrastinação produtiva; trabalhar nas tarefas mais difíceis e recompensadoras na altura do dia em que a energia está no pico; concentrar-se numa tarefa de cada vez, consultar o e-mail e as redes sociais apenas em alturas específicas do dia.

Os Seis Hábitos  da  Alta  Performance

4. Os Seis Hábitos  da  Alta  Performance

Brendon Burchard, em Os Seis Hábitos da Alta Performance, e a partir de um estudo feito com as pessoas que têm um sucesso acima da média, identificou seis hábitos de sucesso. Três são da esfera pessoal: procurar clareza, produzir energia e promover a necessidade; os outros três são competências sociais: aumentar a produtividade, desenvolver influência e demonstrar coragem. Cada um dos capítulos dedicados aos seis hábitos inclui fundamentos científicos, exercícios e um caminho para os implementar em termos práticos. O resultado pode refletir-se nas diferentes áreas da sua vida.

Essencialismo

5. Essencialismo

Desenvolvido por Greg McKeown, especialista em liderança e estratégia, o livro Essencialismo é a solução para controlar todas as suas escolhas, identificar as tarefas verdadeiramente importantes na sua vida e fazer menos, mas melhor. O  autor usa a experiência que obteve e as ideias que criou a partir da colaboração com os líderes de algumas das empresas mais inovadoras no mundo (Facebook, Google, Apple, Twitter, LinkedIn) para mostrar como é possível fazer sempre, e apenas, as coisas certas, tornando-se mais produtivo e bem-sucedido no trabalho, e ganhando tempo para a sua vida pessoal.

Seguindo os conselhos deste livro conseguirá simplificar a sua vida, o seu pensamento e os seus objetivos, aprendendo a rejeitar as tarefas que são supérfluas e apenas o distraem do essencial.

Deep Work

6. Deep Work

A concentração máxima é a capacidade de nos focarmos, sem distrações, numa tarefa cognitivamente exigente, para obtermos melhores resultados em menos tempo. Em Deep Work, Cal Newport debruça-se sobre estes novos tempos em que todos somos obrigados a estar ligados e permanentemente disponíveis, mergulhados em múltiplas intromissões. Dividindo este livro em duas partes, o autor demonstra na primeira parte do livro que em quase todas as profissões, cultivar uma ética baseada na concentração máxima, produzirá grandes benefícios e, para esse efeito, combina uma crítica cultural com uma série de exemplos práticos. Na segunda parte do livro é elaborado um plano de ação, baseado em quatro "regras" que irão transformar a sua mente e os seus hábitos de modo a aperfeiçoar a capacidade de concentração, em vias de se extinguir no mundo caótico em que vivemos.

SCRUM - A arted e fazer o dobro em metade do tempo

7. SCRUM - A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho em Metade do Tempo

Em SCRUM – A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho em Metade do Tempo,  Jeff Sutherland explica como aplicar o método universalmente. Qualquer empresa, da mais pequena start-up à maior multinacional, pode adotar o SCRUM. Este método baseia-se no modo real como as pessoas trabalham – e não em como elas pensam que trabalham. Em vez de organizar as tarefas linearmente, o que cria atrasos, o SCRUM cria micro-equipas e define objetivos de curto prazo; isso permite que haja uma constante reavaliação do projeto, torna o processo infinitamente mais rápido, ágil e eficiente. Como o método é ajustável à realidade, os problemas são solucionados com maior rapidez; e como não é linear, não há equipas à espera do trabalho da equipa anterior. O que se traduz num aumento do ritmo e da qualidade de trabalho.

Quando

8. Quando - Os Segredos Cientificamente Comprovados do Timing Perfeito

Todos sabemos que o timing é essencial e que tudo tem o seu momento certo. Passamos as nossas vidas a decidir quando: quando começar um negócio, quando fazer uma aula, quando levar uma relação mais a sério. Mas essas decisões são normalmente baseadas em mera intuição, ou em fatores aleatórios. Com base em investigações de fundo nas áreas da Psicologia, da Biologia e da Economia, Daniel Pink revela  em Quando – Os Segredos Cientificamente Comprovados do Timing Perfeito como encontrar o melhor momento para fazer tudo aquilo de que precisa, na sua vida pessoal e profissional. Como podemos usar os padrões ocultos da estrutura do dia para criar o horário ideal? Porque é as pausas no momento certo melhoram drasticamente a performance? Porque é que nunca devemos ir ao hospital de tarde? Porque é que cantar num coro faz tão bem como exercício físico? As respostas são surpreendentes e poderão transformar a sua vida.

4 Horas por semana

9. Quatro Horas por Semana

Tim Ferriss, para escrever 4 Horas Por Semana, passou mais de cinco anos a aprender os segredos dos "novos ricos", uma subcultura em rápida expansão que abandonou o "plano de vida-protelada", ou seja, trabalhar que nem um escravo, poupar e reformar-se. Tornou-se mestre na utilização das novas moedas - tempo e mobilidade - para criar estilos de vida luxuosos no aqui e agora. Esqueça o velho conceito de reforma e a vida eternamente protelada - não existe necessidade de esperar e há todas as razões para não o fazer. Quer o seu sonho seja escapar à lufa-lufa do quotidiano, viagens topo de gama pelo mundo inteiro, ganhar um rendimento mensal de cinco algarismos com gestão zero, quer apenas viver e trabalhar menos, este livro é o modelo para si.

Reload

10. Reload. Menos Stress.  Melhor  Performance

Em "Reload", o autor português José Soares aplica os conhecimentos adquiridos ao longo de vários anos no treino de atletas de alta performance ao ambiente empresarial e explica-nos o que podemos fazer para inverter esta situação, como minimizar o stress e o cansaço. Recover, refuel, rethink e reenergize, os 4 R da performance, são os pilares para sermos mais produtivos, mais saudáveis e conseguirmos um melhor equilíbrio entre as exigências profissionais e a vida pessoal e familiar.

A única coisa

11. A Única Coisa

A Única Coisa de Gary Keller e Jay Papasan é um conceito simples que defende que nos devemos concentrar no que é mais importante na nossa vida pessoal e no trabalho. Ao enfocar a sua energia numa Única Coisa de cada vez os resultados aparecem! Mais do que uma "fórmula" para viver melhor, os autores deste livro dão-lhe o segredo para viver de forma mais saudável e atingir os resultados que sempre ambicionou. Os autores revelam os passos para viver com um propósito, prioridades e produtividade e assim conseguir resultados extraordinários.

A força do hábito

12. A Força do  Hábito

Em A Força do Hábito, Charles Duhigg refere que a maioria das opções que tomamos parecem-nos resultado de decisões muito bem pensadas, mas não. São hábitos. E se cada hábito isoladamente parece pouco relevante, com o passar do tempo os alimentos que comemos, o que dizemos aos filhos, as decisões que tomamos de poupar ou gastar, a frequência com que fazemos exercício e a forma como organizamos os nossos dias, acabam por ter um impacto enorme sobre a saúde, produtividade, bem-estar económico e felicidade. Transformar um hábito não é necessariamente fácil ou rápido. Nem sequer é simples. Mas é possível. E, hoje, graças a este livro sabemos como..

+ Eficaz, + Rápido, Melhor

13. + Eficaz, + Rápido, Melhor

Na base de "Mais Eficaz, Mais Rápido, Melhor", também do autor Charles Duhigg estão oito conceitos-chave – desde a motivação e a definição de objetivos à concentração e tomada de decisão – que explicam porque razão algumas pessoas e empresas conseguem alcançar mais do que as outras. Baseado nas últimas descobertas da neurociência, psicologia e economia comportamental – bem como nas experiências de CEOs, educadores, generais, pilotos de aviação e cantores da Broadway – este livro explica que as pessoas, empresas e organizações mais produtivas não se limitam a agir de forma diferente.

O gestor 80/20

14. O Gestor 80/20

Sabia que 80% dos lucros de uma empresa resultam de 20% dos produtos e dos clientes? 80% do êxito das empresas é determinado por 20% das suas atividades? 80% dos resultados provêm de 20% das ideias? O Gestor 80/20 é a solução para uma liderança eficaz e um guia prático fundamental para empresários, empreendedores e líderes. Com base na sua experiência como empresário e investidor de sucesso, e aplicando o Princípio 80/20 à gestão empresarial, Richard Koch apresenta dez caminhos para fazer nascer um Gestore 80/20: líderes de topo, eficazes, que não perdem tempo com burocracias nem trivialidades, mas antes se focam nas questões essenciais que trazem valor acrescentado às suas empresas — os 20% que realmente importam. Em menos horas alcance resultados extraordinários. Aprenda a simplificar os processos e saiba como rentabilizar o seu tempo.

Trabalhar pouco e bem

15. Trabalhar Pouco e  Bem

 Em Trabalhar Pouco e Bem, Jurgen Wolffrgen Wolff mostra como a concentração é a chave para alcançar objetivos e revela técnicas essenciais para aplicar num ambiente cada vez mais difuso, em que estamos a receber constantes estímulos. O autor explica como aplicar algumas teorias no dia-a-dia, qual a armadilha que condena a maior parte dos objetivos ao fracasso e como evitá-la, assim como descobrir padrões de tempo que se ajustam a cada um. Este  livro ajuda a identificar o que é mais importante e como direcionar toda a energia, sem distrações, para as tarefas propulsionadoras do sucesso. É por isso um guia indispensável para todos os que pretendem fazer mais com menos esforço.

Rework

16. Rework - Mude  Para  Sempre  o  Modo  Como  Trabalha

As reuniões são uma praga. Os planos de negócio não são aproveitados. E as estratégias a longo prazo ainda menos, porque ninguém conhece o dia de amanhã. Jason Freid e David Heinemeier Hansson em Rework – Mude para Sempre o Modo Como Trabalha “pregam” estas máximas e vivem de acordo com as mesmas. Nunca se reúnem, porque não têm propriamente escritório. E defendem que se deve trabalhar entre 10 a 40 horas por semana – mais do que isso é um mau exemplo para os colegas. Os autores criaram a 37signals com uma filosofia de trabalho revolucionária, centrada na satisfação pessoal, na produtividade, na defesa de um ideal. Uma filosofia que tem espantosos resultados práticos, e usa e abusa de uma qualidade que os portugueses têm para dar e vender: a arte da improvisação.

Alta produtividade

17. Alta Produtividade

A maioria das pessoas sente-se oprimida pelas pesadas cargas de trabalho e exigências intermináveis do seu dia-a-dia. Em Alta Produtividade, Robert Pozen desenvolveu um conjunto de princípios e práticas que o ajudaram a manter um elevado nível de produtividade. Quando a revista Harvard Business Review publicou sete entrevistas com Pozen sobre o tema da produtividade, estes textos tiveram uma resposta tão fervorosa que deram origem a um artigo sobre o tema, publicado em Maio de 2011, e posteriormente resultaram neste livro, onde se explica como focar-se nos resultados e estabelece um quadro analítico para definir prioridades. Este livro irá ajuda-o a desenvolver a sua produtividade ao longo da carreira, com base numa teoria de opções de maximização do tempo.

O poder de uma hora

18. O Poder de  Uma  Hora

Em O Poder de Uma Hora, Dave Lakhani oferece um guia prático que ajuda a concretizar a mudança, tanto ao nível pessoal como profissional. A grande exigência dos negócios deixa pouco tempo para reflexões do foro pessoal. No entanto, o autor defende que o sucesso de um líder depende não só da forma como consegue melhorar a sua organização mas, tão ou mais importante, da sua capacidade de se reinventar enquanto pessoa e melhorar questões como a gestão de tempo, as relações com os colaboradores, etc.

Sentido de urgência

19. Sentido de Urgência

John Kotter mostra em Sentido de Urgência uma atitude distinta que leve as pessoas a agarrar oportunidades e a evitar ameaças, que as faça avançar mais rápido, de modo mais inteligente e faça desaparecer aquelas atividades com menor prioridade. Com histórias dinâmicas e eficazes, o autor revela um ponto de vista diferente sobre o tipo de urgência que faz falta às organizações. Ele explica a importante diferença entre a verdadeira urgência e aquele sentimento frenético muitas vezes mal interpretado como urgência. O autor fornece táticas para aumentar a urgência, assim como para estabelecer a tolerância na empresa, com capítulos por exemplo sobre comportar-se com urgência todos os dias, ou encontrar oportunidades nas crises.

Fazer mais em menos tempo

20. Fazer Mais em  Menos  Tempo

Em Fazer Mais em Menos Tempo, Brian Moran e Michael Lennington descrevem os métodos de organização pessoal para atingir eficazmente os objetivos definidos. Os  autores  referem  que  a capacidade de execução é o segredo das pessoas bem-sucedidas. Este livro inclui um método de planeamento para atingir eficazmente os seus objetivos definindo metas de curto prazo (12 semanas),  Os autores argumentam que planeando a curto prazo é possível aumentar a sua produtividade, recuperar o controlo do seu dia,  reduzir o stresse e  atingir os objetivos mais cedo.

Gestão do Tempo

21. Gestão do Tempo

Em Gestão do Tempo, Marion E. Haynes revela que tal como a gestão de outros recursos escassos, a gestão do tempo beneficia com a análise e o planeamento. Não basta apenas entender os princípios básicos da gestão do tempo - deverá saber o seu caso em particular e de que modo utiliza o tempo e quais os problemas que enfrenta. A gestão do tempo é deste modo um processo pessoal que se deve ajustar-se a cada estilo e a cada circunstância. Independentemente dos meios que utiliza, desde uma simples agenda até à mais sofisticada tecnologia, o método escolhido tem de funcionar para si. Neste livro irá aprender a estabelecer prioridades, planear eficazmente e a controlar a utilização do seu tempo.

Ainda Não Tive Tempo

22. Ainda não Tive Tempo

Em Ainda não Tive Tempo, do autor português Gonçalo Gil Mata, é descrito que no nosso dia-a-dia somos bombardeados por uma quantidade avassaladora de informação, tarefas e urgências. Vivemos com a sensação permanente de que falta fazer qualquer coisa. O  autor  mostra que muitos dos obstáculos à produtividade podem ser evitados se compreendermos melhor como funciona a mente humana. Com uma metodologia acessível, este livro vai ajudá-lo a implementar um sistema de organização pessoal eficiente que lhe permitirá recuperar a tranquilidade e que o fará sentir-se mais realizado.

Gestão do Tempo

23. Gestão do Tempo

Em Gestão do Tempo, Polly Bird mostra como pode simplificar a sua vida gerindo melhor o seu tempo. As dicas e conselhos deste livro ajudam-no a reduzir o stress, a atingir os seus objetivos, a melhorar o seu desempenho no local de trabalho e a ter mais tempo para si. A autora oferece-lhe sugestões práticas para tomar decisões, delegar, formar a sua equipa, planear o seu tempo, reduzir papelada… e aprender a dizer “não”!

Gerir o seu tempo

24. Gerir o Seu Tempo

Em Gerir o Seu Tempo participaram especialistas nas áreas da gestão empresarial, psicologia comportamental e novas tecnologias, que colaboraram para esta edição da Harvard Business Review Press. Este livro vai guiá-lo através das noções básicas de gestão do tempo. Irá aprender a avaliar a forma como gasta o seu tempo, a fixar prioridades para as suas tarefas, a planificar a melhor altura para trabalhar em cada tipo de tarefa e evitar a procrastinação e interrupções.

The Brief – Dossier de Produtividade Pessoal #1

Máquina de escrever, bloco de notas e café

Esta semana estou a iniciar uma nova rúbrica no blogue com as técnicas e métodos que utilizo para uma maior produtividade pessoal. Se por um lado escrevo sobre a teoria da produtividade e gestão do tempo, por outro lado quero manter uma componente prática, explorando as técnicas que utilizo e a experiência que obtenho das mesmas.

Escolhi o nome “The Brief” para o relatório inspirado na revista Time, que revela em parte a minha paixão pela língua inglesa como a linguagem internacional de comunicação, significando na sua tradução para o português como resumo, sumário, instruções, dossier, tarefa (site de tradução Linguee).

Blocos de tempo

Na última semana introduzi os blocos de tempo, constituindo uma divisão semanal em períodos específicos para a realização de tarefas que considero importantes. Cada bloco consiste em 1,5 hora de trabalho consecutivo. Os resultados foram os seguintes:

  • 3 blocos de tempo previstos para escrever artigos de produtividade aqui neste blogue – 3/3 blocos realizados.
  • 6 blocos de tempo previstos para escrever artigos profissionais - 4/6 blocos realizados.
  • 2 blocos de tempo previstos para tratar das finanças pessoais – 1/2 blocos realizados.

O primeiro segredo dos blocos de tempo é estabelecer objetivos. A partir dos objetivos incluem-se as atividades que contribuem para a realização dos mesmos.

O segundo segredo é disponibilizar tempo livre na agenda para imprevistos e outras atividades diversas, significando que não se deve agendar mais do que dois a três blocos num dia.

Listas de tarefas

Além dos blocos de tempo utilizo listas de tarefas divididas por área (trabalho, pessoal, blogue, etc) para não me esquecer de nada e manter-me organizado. Irei partilhar noutro artigo como organizo as minhas listas de tarefas., que são a base da minha produtividade e gestão do tempo.

Equilíbrio

Para ser produtivo é necessário equilibrar o trabalho com outros aspetos essenciais da vida.

Atividade física

A atividade física é muito importante para reduzir os níveis de ansiedade e manter a saúde. Já há alguns anos que pratico um método de yoga dinâmico cinco a seis vezes por semana. Este método tem a vantagem de proporcionar alguma atividade cardiovascular e ser meditativo ao mesmo tempo. Uma vez que já criei uma rotina não preciso de criar blocos de tempo para a prática do yoga.

Além de fazer muito bem, gosto de caminhar junto ao mar ou na natureza. Sempre que possível ao fim de semana realizo um passeio com a minha família. Esta semana foi a exceção com o aniversário dos meus sobrinhos gémeos que completaram o seu primeiro ano de vida.

Alimentação

Costumo ter algum cuidado com a alimentação, preferindo o vegetariano e vegan. No entanto não me considero extremista comendo de tudo um pouco, inclusive as pipocas doces ou salgadas do cinema que fazem tão bem à alma de vez em quando. Estou a pensar em breve realizar um curso de cozinha vegan para poder criar mais receitas saudáveis e saborosas.

Termino assim o meu primeiro dossier de produtividade pessoal, esperando regressar para a semana com a edição número dois.

4 Estratégias para Lidar Com Pessoas Desmotivadoras

Mulher desmotivada sentada junto a mesa

Todas as melhores técnicas de gestão do tempo e produtividade do mundo não funcionam senão salvaguardarmos a nossa integridade física e emocional. A nível físico é importante ter uma vida equilibrada com alimentação adequada, atividade física e dormir bem. A nível emocional é necessário equilibrar as emoções e manter a harmonia perante as adversidades da vida.

Os lados físico e emocional estão interligados, e ao desenvolver-se um irá influenciar-se positivamente ou negativamente o outro. Por exemplo, a dificuldade em dormir é muitas vezes associada a preocupações ou ansiedade excessivas. Nestes casos, se diminuirmos a ansiedade e olharmos os problemas de um prisma diferente podemos conseguir melhorar a qualidade do sono.

Se alguns dos fatores podem ser controlados por nós, como a atividade física e alimentação adequada, já outros fatores são mais desafiantes como a preservação da motivação.

A motivação interna ou auto-motivação está dependente do próprio. Já a motivação externa é mais dificil de controlar. Não é por acaso que o segredo da alta performance dos atletas está muitas vezes associado aos seus treinadores, por providenciarem a tal motivação externa e tão necessária.

Este conceito foi transferido ao mundo dos negócios e a tantas outras áreas através do coaching, pelo seu enorme sucesso no desporto.

A semelhança dos treinadores, existem pessoas que nos conseguem motivar pelas suas palavras ou ações. Devemos procurar nos associar a este tipo de pessoas que contribuem positivamente para o nosso crescimento.

Por outro lado, existem pessoas que propositadamente ou não, nos desmotivam, e para estas é preciso arranjar estratégias, caso contrário, a nossa performance irá sofrer.

1. Evitar pessoas desmotivadoras

Sempre que possível evitar este tipo de pessoas pelas razões aparentes.

2. Falar o essencial

Senão for possível evitar indivíduos desmotivadores, falar o estritamente necessário.

3. Responder educadamente

Aqui a tentação poderá ser responder de acordo com o que o outro merece. No entanto é preciso manter o controlo para não dar pretextos à outra parte para danificar a nossa imagem.

4. Manter o foco nos objetivos

A ação dos desmotivadores pode ter por base a inveja, tentando desfocar a atenção dos nossos planos. É importante manter a direção e evitar falar dos nossos objetivos com quem não nos apoia.

A motivação é um dos fatores que mais contribui para a produtividade. Deve ser gerida de acordo, procurando pessoas que nos apoiam, e encontrando estratégias para lidar com as restantes que nos desmotivam.

Photo by Min An from Pexels

4 Passos Essenciais para Planear uma Semana Produtiva com os Blocos de Tempo

Calendário com zoom

Atualizado a 18/09/2019

Gerir e equilibrar o trabalho com a vida pessoal e as restantes tarefas constitui um autêntico desafio. Se por um lado é conveniente manter alguma flexibilidade no horário para acomodar os imprevistos, por outro lado é necessário estabelecer algumas regras paras se conseguir avançar nos projetos mais importantes.

As tarefas mais importantes requerem habitualmente uma maior disponibilidade de tempo, mas na sua maioria não são consideradas urgentes. Assim, as tarefas importantes vão ficando para trás, e em detrimentos de todas as outras tarefas que vão aparecendo no imediato.

Uma forma de contornar esta situação é fazer um planeamento semanal inteligente seguindo os cinco passos descritos de seguida.

Primeiro passo – Manter o calendário livre

Reservar o calendário apenas para eventos obrigatórios, como reuniões e compromissos com terceiros. O objetivo deste passo é deixar a agenda livre para as atividades importantes e urgências, pelo que os eventos que não acrescentem valor devem ser evitados a todo o custo.

Segundo passo – Gestão da energia

Gerir a energia e entender que é difícil trabalhar por sistema dias inteiros em tarefas que exijam uma grande concentração. A consequência é que nos dias seguintes a produtividade irá reduzir substancialmente, ou pior, entramos em esgotamento. Um dia de trabalho não deve incluir mais de três a quatro horas de tarefas que envolvam concentração.

Terceiro passo – Agendar blocos de tempo

O quarto passo é dividir a semana em blocos de tempo para as tarefas mais produtivas. Os horários definidos devem ser flexíveis para permitir lidar com as surpresas de calendário. Deste modo se surgir um imprevisto ou urgência, trata-se primeiro da situação que requer atenção imediata, regressando logo que possível ao bloco de tempo.

O calendário seguinte mostra um exemplo de uma semana prevendo blocos de tempo no calendário da google.

Agenda semanal com blocos de tempo

Nesta semana as tarefas consideradas mais produtivas estão relacionadas com a publicação de conteúdos. Os objetivos para a semana dividem-se na publicação de três artigos para o blogue de produtividade (verde), publicação de três artigos profissionais divididos em pesquisa e escrita (azul) e publicação de dois artigos de finanças pessoais (cinzento).

De referir que no calendário não contam os temas dos artigos propositadamente. Quando chega ao momento da pesquisa ou redação de um artigo, é consultada a lista de tarefas e escolhido o tema do artigo na altura. Desta forma, caso determinado artigo não seja publicado, não é necessário estar a fazer alterações na agenda, passando-se ao bloco de tempo seguinte.

Quarto passo – Revisão e planeamento da semana seguinte

O último passo é criar uma rotina de planeamento. Todas as semanas deve-se reservar uma hora para rever a semana que concluiu (o que correu bem e o que pode melhor), e planear a semana seguinte. A sexta, sábado ou domingo são os dias indicados para esta tarefa. É natural que para quem está a iniciar este método demore um pouco mais no início, mas com a experiência torna-se mais fácil.

Se seguir estes quatros passos estará em condições de tomar as rédeas do seu tempo, fazendo o que é importante para si e deixando alguma folga para os imprevistos que não temos forma de controlar.

Medir o que Importa de John Doerr, Resumo do Livro – As Minhas Notas

Livro Measure What Matters de John Doerr

Em Medir o que Importa – Como a Google, Bono e Fundação Gates transformam o mundo com OKRs*, John Doerr apresenta uma metodologia de desenvolvimento de objetivos designada OKRs.  Esta metodologia é responsável pelo sucesso de muitas empresas mundiais, e pode ser utilizado por todo o tipo de organizações e indivíduos.

O livro em três sentenças:

- O desenvolvimento de objetivos é essencial ao crescimento individual e das organizações, e para ser bem-sucedido deve ser inspirador e ter meios de ser medido.

- Os objetivos de curto-prazo devem ser criados trimestralmente e estar alinhados com os objetivos anuais de longo prazo.

- O sucesso do sistema reside numa revisão e melhoria contínua (semanal), acrescentando-se, eliminando-se e redefinindo-se as componentes em função da experiência adquirida e da realidade encontrada.

O que são objetivos OKR?

De acordo com o site Atiim, os OKRs pretendem responder à seguinte questão: O que podemos fazer de mais importante e com maior impacto nos próximos três meses? Trata-se portanto de uma método para estabelecer objetivos trimestrais, não se devendo identificar mais do que três a cinco objetivos para manter o sistema manejável.

O que significa a sigla OKR?

OKR é dividido em duas etapas: Objetivos (O) e Key Results ou Métricas Principais (KR).

Objetivos (O)

  • O que se pretende fazer.
  • São significativos, concretos e orientados para a ação.
  • Providenciam direção.

Métricas Principais (KR)

  • Servem de referência e monitorizam o progresso em direção aos objetivos.
  • São sucintos, específicos e mensuráveis.
  • Tipicamente incluem números.

Começar com o porquê

Para os OKRs terem hipótese de sucesso, devemos saber em primeiro lugar porque fazemos os objetivos. Uma visão clara, inspiradora e audaciosa é requerida. Os objetivos trimestrais dos OKR’s devem nascer e estar integrados com a visão, missão e planos anuais das organizações.

Num ambiente OKR os Objetivos (O) e Resultados Principais (KR) devem estar acessíveis a todos os níveis da organização, havendo uma comunicação bilateral entre superiores e subordinados.

A necessidade de acompanhamento

O progresso dos OKRs podem ser medidos semanalmente considerando três possibilidades.

  1. Luz verde: os KR estão conforme previsto. Continuar como até então.
  2. Luz amarela: os KR estão atrasados em relação ao previsto. Identificar os obstáculos e modificar as atividades de acordo.
  3. Luz vermelha: o KR está em risco. Eliminar ou substituir o KR.

Doerr dá um exemplo de medição da performance utilizando os OKR na Google, em que o sucesso do sistema é medido quando se atinge 70% da realização dos objetivos. Objetivos concretizados a 100% significa que os mesmos não foram bem definidos, e que podia-se ter ido mais longe.

Exemplo de um objetivo OKR

De seguida descreve-se um objetivo tipo com três métricas principais adaptado de Okrexample.

Objetivo (O): Criar e implementar um programa de formação interno

Métrica 1 (KR1): Entrevistar 10 chefes de equipa nas necessidades de formação

Métrica 2 (KR2): Falar com 2 outras empresas acerca das suas práticas de formação

Métrica 3 (KR3): Definir e desenvolver conteúdos para 5 módulos  de formação

Esta técnica de objetivos pode ser implementada individualmente ou em equipa recorrendo à ajuda da tecnologia.

Estabelecer objetivos OKR não é propriamente fácil, sendo uma ferramenta que é dominada com a experiência. No entanto, trata-se de um método com provas dadas nu meio empresarial, que poderá ser útil para os mais determinados, aumentando a produtividade pessoal e das organizações.

*Tradução do título original do livro: Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs de John Doerr.

Objetivos SMART: Definição e Explicação

Artigo atualizado a 20/01/2020

Escrever objetivos é um caminho para a transformação das nossas aspirações em algo concreto e real. É também o primeiro passo para a criação de planos e desenvolvimento dos projetos necessários à concretização dos objetivos. No entanto, grande parte das pessoas apresenta dificuldades em criar objetivos.

Têm sido criadas várias metodologias para o seu desenvolvimento, incluindo-se a fórmula SMART como uma das mais populares. Trata-se de um acrónimo com cinco passos: eSpecífico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal.

eSpecífico

O objetivo é claro?

Quando se traça um objetivo deve-se ser o mais específico possível. Todos os envolvidos deverão entender facilmente o que se pretende. Um objetivo vago resulta em resultados fracos.

Mensurável

Quando se atinge o objetivo? Como medimos o sucesso?

A medição do objetivo é necessária para acompanhar o progresso em direção à sua concretização. Se tratar-se de um projeto de longa duração, é preciso ainda adicionar-se marcos ou objetivos intermédios.

Atingível

Este objetivo é realista? Tem-se o que é preciso para concretizar?

Esta parte foca-se nos recursos pessoais e externos para a realização do objetivo. Pense em como poderá concretizar o objetivo e se tem as ferramentas e capacidades necessárias. Este ponto pretende ser motivador e não desencorajador.

Relevante

Este objetivo é apropriado? Porque é que se pretende atingir o mesmo?

A relevância refere-se a fazer algo que seja importante no contexto das ambições e valores. Não vale a pena perder tempo precioso em objetivos com pouco significado. Ler o artigo R de Objetivos SMART para mais informações sobre este ponto.

Temporal

Qual a data de conclusão? Qual a periodicidade?

Costuma dizer-se que um objetivo sem uma data é um mero desejo. A utilização de datas providencia a noção de foco e urgência, clarificando quando se pretende atingir uma meta. Se tratar-se de um objetivo de longo prazo devem-se introduzir datas intermédias.

Exemplo de objetivos SMART:

- Concluir e enviar o relatório X para o meu chefe até 20 de fevereiro.
- Organizar um jantar com os meus amigos X, Y e Z no próximo sábado em minha casa.
- Iniciar para a semana às terças e quintas um programa de exercício físico no ginásio X (este objetivo é também um hábito.

Seja qual for a técnica que utilizar para definir os seus objetivos, não deve descurar este aspeto, pois é o que poderá fazer a diferença entre um maior ou menor impacto nos seus projetos profissionais e pessoais.

7 Passos para Conseguir Limpar de vez a sua Caixa de Email

Pessoa a segurar telemóvel

O email é uma das ferramentas mais utilizadas e importantes na comunicação empresarial e pessoal. A sua correta utilização traduz-se na melhoria da produtividade.

Uma das dificuldades na utilização do correio eletrónico é manter uma caixa de correio limpa. Num estudo realizado verificou-se que mais de 70% das pessoas tem emails por ler na sua caixa de entrada.

Neste artigo irei escrever os sete passos fundamentais para processar mais rapidamente o seu email e manter uma caixa de correio a zero.

Passo 1: Manter apenas uma caixa de entrada

Alguns serviços de email, como o gmail, utilizam por predefinição várias caixas de entrada ou abas (exemplo da principal, social e promoções no gmail). Navegar por várias pastas ou abas é pouco produtivo e contribui para a desorganização do email. O primeiro passo é portanto desativar as abas adicionais e ter apenas uma única caixa de entrada. Se utiliza o gmail siga as instruções para desativar as abas. Se entertanto precisar de encontrar algum email pode sempre utilizar a ferramenta de pesquisa.

Passo 2: Anular a subscrição de newsletters irrelevantes

O segundo passo é identificar através do assunto os emails que são provenientes de subscrições de newsletters. Nas newsletters que tornaram-se irrelevantes, abra o email correspondente, e cancele a subscrição: Normalmente vem um link do final da newsletter para sair da lista e não receber futuras publicações. Caso não exista esta ligação categorize como spam. Se tiver muitos emails atrasados por processar, concentre-se apenas na correspondência das últimas semanas.

Passo 3: Apagar emails

O terceiro passo é ler os assuntos dos emails no geral e apagar os que sabe à partida que não tem interesse. Como no passo anterior, concentre-se apenas nas últimas semanas se tiver muitos emails por processar.

Passo 4: Ler emails

Depois de remover a subscrições das newsletters e apagar os emails que não tem interesse, pode passar para o quarto passo de leitura propriamente dito. Como anteriormente, deve concentra-se apenas nas últimas semanas se a sua caixa de entrada tiver muitos emails por serem processados. Leia cada email, apagando-o de seguida se já não precisar para futura referência. Caso contrário mantenha-o na caixa de correio e passe ao passo seguinte.

Passo 5: Dar seguimento aos emails

Se algum email necessitar de seguimento ou resposta tem duas opções.

Se forem necessários menos de cinco minutos, então deve agir imediatamente e dar a resposta ou seguimento pretendido. Não existe necessidade de acumular emails que podem ser rapidamente despachados.

Se levar mais de cinco minutos, deverá introduzir uma ação na sua lista de tarefas para seguimento posterior (senão utiliza lista de tarefas, deverá pensar em o fazer, pois é uma das ferramentas essenciais na gestão do tempo e aumento de produtividade).

Passo 6: Apagar ou marcar como lidas todas as mensagens

Todas as restantes mensagens mais antigas não lidas deverão ser 1) apagadas ou 2) marcadas como lidas se achar que possa conter alguma informação importante que precise no futuro. Se utiliza o gmail, aceda a todos os seus emails não lidos escrevendo in:unread na barra de pesquisa, podendo apagar ou marcar como lidos numa única operação.

Passo 7: Utilizar os tempos mortos

O sétimo e último passo é utilizar os tempos mortos. Está fora do escritório a aguardar uma reunião ou consulta? Está a viajar de comboio ou outro transporte público? Está a tomar café sozinho? Algum compromisso foi cancelado em cima da hora? Com os telemóveis, todas estas são boas oportunidades para verificar o seu email e limpar a sua caixa de correio.

Para um maior sucesso no processamento do correio eletrónico, recomendo que siga estas indicações pelo menos uma vez por semana. Com um pouco de organização e criatividade é possível manter uma caixa de correio eletrónica organizada e limpa, contribuindo para uma maior organização e produtividade pessoal.

Photo by Adrianna Calvo from Pexels

 

 

Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, Stephen Covey, Resumo do Livro – As Minhas Notas

Livro os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes de Stephen R. Covey

Em os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, Stephen Covey descreve como se pode ser mais feliz e produtivo, apresentando um modelo para o sucesso. O livro resultou de um estudo prolongado do autor sobre os princípios da eficácia.

As três principais ideias do livro:

  • A verdadeira e profunda mudança começa dentro de nós.
  • A maior qualidade de um indivíduo é aprender a comunicar e a lidar com os outros.
  • Nunca devemos parar de aprender, melhorar e crescer.

Parte I: Paradigma e Princípios

Covey refere que a transformação tem por base uma mudança de paradigma e uma nova forma de olhar o mundo.

Os primeiros três hábitos (1, 2 e 3) iniciam dentro do próprio, movendo-nos da dependência exterior para a independência de criarmos o nosso próprio mundo.

Os três hábitos seguintes (4, 5 e 6) são sobre o relacionamento interpessoal e a comunicação, movendo-se-nos da independência para o que o autor chama de interdependência.

Por fim, o último hábito (7), foca-se na necessidade de cuidarmos de nós próprios, para permitir que o crescimento possa acontecer.

Parte II: Vitória particular

Hábito 1: Ser proactivo

De acordo com Covey, ser proactivo significa exercer o nosso poder de escolha entre os estímulos exteriores e a resposta que damos aos mesmos. É introduzido o conceito de "círculo de influência" e de exercer o poder sobre o que podemos controlar. Lidar com o que fica fora do "círculo de influência" é uma perda de tempo, pois está fora do nosso raio de alcance.

Hábito 2: Começar com o objetivo em mente

Existem duas formas de criação: a mental e a física. A criação física procede a criação mental que é a primeira a ocorrer. Covey refere que senão tivermos uma ideia mental de onde queremos estar, ficamos à mercê do acaso e das outras pessoas. Para alinharmos os nossos objetivos e princípios é recomendado escrever uma missão pessoal descrevendo os nossos valores e o que queremos atingir.

Hábito 3: Dar prioridade ao que é mais importante

Este hábito é sobre estabelecer prioridades, sendo introduzido o popular quadrante do tempo de Covey, que inclui quatro tipos de tarefas:

  1. Tarefas importantes e urgentes.
  2. Tarefas importantes e não urgentes.
  3. Tarefas não importantes e urgentes.
  4. Tarefas não importantes e não urgentes.

Para gerir eficazmente o tempo, devemos nos concentrar no quadrante 2 das tarefas importantes não urgentes.

Parte II: Vitória pública

Hábito 4: Pensar vencer/vencer

Covey menciona que quando se aborda a vida com uma mentalidade vencer/vencer, tratando bem as pessoas e com assertividade, faz-se um depósito numa “conta emocional” que mais tarde quando precisarmos poderá ser útil. Uma mentalidade vencer/vencer é diferente de mentalidade vencer/perder ou perder/vencer em que só ganha uma das partes.

Hábito 5: Primeiro compreender e só depois ser compreendido

Covey diz que a comunicação é a característica mais importante de um indivíduo, e que a maior dificuldade das pessoas é saber ouvir os outros.

A capacidade de escutar empaticamente, é assim, o fator mais importante na compreensão dos que nos rodeiam. É desenvolvida através de colocar-se no lugar do outro e entender genuinamente as suas emoções e problemas.

Hábito 6: Criar sinergias

A ideia da sinergia é que uma equipa funciona melhor no seu todo do que a soma das suas partes. Segundo o autor, a chave do sucesso na sinergia de grupo, é valorizar as diferenças dos seus membros, tornando as suas diferenças num ponto forte através da partilha de várias experiências.

Parte IV: Renovação

Hábito 7: Saber cuidar de si

Os melhores hábitos do mundo não são sustentáveis se as pessoas não se preservarem, não se cuidarem ou não melhorarem.

Covey recomenda o foco em quatro dimensões:

  1. Físico: exercício, nutrição e descanso.
  2. Social/Emocional: conceções de valor e positivas com outras pessoas.
  3. Mental: aprender, visualizar e adquirir novos conhecimentos.
  4. Espiritual: arte, meditação, música, natureza, serviço, etc.

Termina assim o resumo e as minhas notas do livro os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes de Stephen Covey. Se gostou do artigo subscreva a newsletter para ficar a par dos últimos resumos.

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