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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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4 Passos Essenciais para Planear uma Semana Produtiva com os Blocos de Tempo

Calendário com zoom

Atualizado a 18/09/2019

Gerir e equilibrar o trabalho com a vida pessoal e as restantes tarefas constitui um autêntico desafio. Se por um lado é conveniente manter alguma flexibilidade no horário para acomodar os imprevistos, por outro lado é necessário estabelecer algumas regras paras se conseguir avançar nos projetos mais importantes.

As tarefas mais importantes requerem habitualmente uma maior disponibilidade de tempo, mas na sua maioria não são consideradas urgentes. Assim, as tarefas importantes vão ficando para trás, e em detrimentos de todas as outras tarefas que vão aparecendo no imediato.

Uma forma de contornar esta situação é fazer um planeamento semanal inteligente seguindo os cinco passos descritos de seguida.

Primeiro passo – Manter o calendário livre

Reservar o calendário apenas para eventos obrigatórios, como reuniões e compromissos com terceiros. O objetivo deste passo é deixar a agenda livre para as atividades importantes e urgências, pelo que os eventos que não acrescentem valor devem ser evitados a todo o custo.

Segundo passo – Gestão da energia

Gerir a energia e entender que é difícil trabalhar por sistema dias inteiros em tarefas que exijam uma grande concentração. A consequência é que nos dias seguintes a produtividade irá reduzir substancialmente, ou pior, entramos em esgotamento. Um dia de trabalho não deve incluir mais de três a quatro horas de tarefas que envolvam concentração.

Terceiro passo – Agendar blocos de tempo

O quarto passo é dividir a semana em blocos de tempo para as tarefas mais produtivas. Os horários definidos devem ser flexíveis para permitir lidar com as surpresas de calendário. Deste modo se surgir um imprevisto ou urgência, trata-se primeiro da situação que requer atenção imediata, regressando logo que possível ao bloco de tempo.

O calendário seguinte mostra um exemplo de uma semana prevendo blocos de tempo no calendário da google.

Agenda semanal com blocos de tempo

Nesta semana as tarefas consideradas mais produtivas estão relacionadas com a publicação de conteúdos. Os objetivos para a semana dividem-se na publicação de três artigos para o blogue de produtividade (verde), publicação de três artigos profissionais divididos em pesquisa e escrita (azul) e publicação de dois artigos de finanças pessoais (cinzento).

De referir que no calendário não contam os temas dos artigos propositadamente. Quando chega ao momento da pesquisa ou redação de um artigo, é consultada a lista de tarefas e escolhido o tema do artigo na altura. Desta forma, caso determinado artigo não seja publicado, não é necessário estar a fazer alterações na agenda, passando-se ao bloco de tempo seguinte.

Quarto passo – Revisão e planeamento da semana seguinte

O último passo é criar uma rotina de planeamento. Todas as semanas deve-se reservar uma hora para rever a semana que concluiu (o que correu bem e o que pode melhor), e planear a semana seguinte. A sexta, sábado ou domingo são os dias indicados para esta tarefa. É natural que para quem está a iniciar este método demore um pouco mais no início, mas com a experiência torna-se mais fácil.

Se seguir estes quatros passos estará em condições de tomar as rédeas do seu tempo, fazendo o que é importante para si e deixando alguma folga para os imprevistos que não temos forma de controlar.

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