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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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7 Passos para Conseguir Limpar de vez a sua Caixa de Email

Pessoa a segurar telemóvel

O email é uma das ferramentas mais utilizadas e importantes na comunicação empresarial e pessoal. A sua correta utilização traduz-se na melhoria da produtividade.

Uma das dificuldades na utilização do correio eletrónico é manter uma caixa de correio limpa. Num estudo realizado verificou-se que mais de 70% das pessoas tem emails por ler na sua caixa de entrada.

Neste artigo irei escrever os sete passos fundamentais para processar mais rapidamente o seu email e manter uma caixa de correio a zero.

Passo 1: Manter apenas uma caixa de entrada

Alguns serviços de email, como o gmail, utilizam por predefinição várias caixas de entrada ou abas (exemplo da principal, social e promoções no gmail). Navegar por várias pastas ou abas é pouco produtivo e contribui para a desorganização do email. O primeiro passo é portanto desativar as abas adicionais e ter apenas uma única caixa de entrada. Se utiliza o gmail siga as instruções para desativar as abas. Se entertanto precisar de encontrar algum email pode sempre utilizar a ferramenta de pesquisa.

Passo 2: Anular a subscrição de newsletters irrelevantes

O segundo passo é identificar através do assunto os emails que são provenientes de subscrições de newsletters. Nas newsletters que tornaram-se irrelevantes, abra o email correspondente, e cancele a subscrição: Normalmente vem um link do final da newsletter para sair da lista e não receber futuras publicações. Caso não exista esta ligação categorize como spam. Se tiver muitos emails atrasados por processar, concentre-se apenas na correspondência das últimas semanas.

Passo 3: Apagar emails

O terceiro passo é ler os assuntos dos emails no geral e apagar os que sabe à partida que não tem interesse. Como no passo anterior, concentre-se apenas nas últimas semanas se tiver muitos emails por processar.

Passo 4: Ler emails

Depois de remover a subscrições das newsletters e apagar os emails que não tem interesse, pode passar para o quarto passo de leitura propriamente dito. Como anteriormente, deve concentra-se apenas nas últimas semanas se a sua caixa de entrada tiver muitos emails por serem processados. Leia cada email, apagando-o de seguida se já não precisar para futura referência. Caso contrário mantenha-o na caixa de correio e passe ao passo seguinte.

Passo 5: Dar seguimento aos emails

Se algum email necessitar de seguimento ou resposta tem duas opções.

Se forem necessários menos de cinco minutos, então deve agir imediatamente e dar a resposta ou seguimento pretendido. Não existe necessidade de acumular emails que podem ser rapidamente despachados.

Se levar mais de cinco minutos, deverá introduzir uma ação na sua lista de tarefas para seguimento posterior (senão utiliza lista de tarefas, deverá pensar em o fazer, pois é uma das ferramentas essenciais na gestão do tempo e aumento de produtividade).

Passo 6: Apagar ou marcar como lidas todas as mensagens

Todas as restantes mensagens mais antigas não lidas deverão ser 1) apagadas ou 2) marcadas como lidas se achar que possa conter alguma informação importante que precise no futuro. Se utiliza o gmail, aceda a todos os seus emails não lidos escrevendo in:unread na barra de pesquisa, podendo apagar ou marcar como lidos numa única operação.

Passo 7: Utilizar os tempos mortos

O sétimo e último passo é utilizar os tempos mortos. Está fora do escritório a aguardar uma reunião ou consulta? Está a viajar de comboio ou outro transporte público? Está a tomar café sozinho? Algum compromisso foi cancelado em cima da hora? Com os telemóveis, todas estas são boas oportunidades para verificar o seu email e limpar a sua caixa de correio.

Para um maior sucesso no processamento do correio eletrónico, recomendo que siga estas indicações pelo menos uma vez por semana. Com um pouco de organização e criatividade é possível manter uma caixa de correio eletrónica organizada e limpa, contribuindo para uma maior organização e produtividade pessoal.

Photo by Adrianna Calvo from Pexels

 

 

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