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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Efeito Férias

Porque será que a generalidade das pessoas trabalha mais do que o habitual nas últimas semanas antes de ir de férias?

Eu incluo-me neste grupo de pessoas, sendo que em termos de produtividade pessoal estimo que trabalho o dobro de uma semana normal. Penso que no meu caso e de muitas outras pessoas, este efeito tem origem no sentido de responsabilidade no trabalho ao pretender não deixar pendentes antes de entrar de férias.

Esta responsabilidade é boa por um lado, mas por outro lado pode levar a uma ansiedade excessiva e nociva para a saúde. Às vezes é bom não levar o trabalho tão a sério, fazer o que for possível mantendo a sanidade mental, e regressar de férias com energias renovadas. Como o ditado popular diz “o trabalho não foge”.

As férias são também uma boa altura para refletir na forma como se lida com o trabalho, e no que queremos melhorar e modificar no regresso.

Quanto a mim, já tenho algumas medidas que quero introduzir a seguir às férias: o desenvolvimento das leis do poder n.º 4 “diga o menos possível” e n.º 7 “obtenha o crédito pelo trabalho dos outros”.

Considero a lei n.º 4 uma das mais importantes para ganhar o respeito e subir numa organização. A lei n.º 7 está relacionada com a capacidade de delegação a dependentes e a terceiros. É importante colocar os outros a trabalhar para nós, para libertar o nosso tempo e energia para outras atividades mais eficazes como a promoção pessoal, aprender a investir o dinheiro e fazermos aquilo de que mais gostamos.

Se for de férias, lembre-se que o trabalho vai estar à sua espera e aproveite o descanso para ter umas ideias luminosas para aplicar no regresso.

Mindfulness

Mindfulness é um conceito com origem na tradição budista, mas que tem sido aplicado num ambiente secular. A sua tradução para o português é referida em muitas publicações como atenção plena.

Sbcoaching define mindfulness como o focar no presente e ficar atento às manifestações do seu corpo e da sua mente perante a situações apresentadas.

As situações apresentadas podem ser positivas ou negativas. Por exemplo, uma ida à praia produz sensações agradáveis e de relaxamento. O calor do sol, o contacto com a areia, o cheiro da brisa marítima, um banho refrescante são tudo sensações que produzem bem estar.

Por outro lado, um projeto desafiante no trabalho com colegas muitos competitivos pode conduzir a dores de cabeça, músculos tensos, preocupações crónicas e outras males de uma vida stressante.

Se estivermos atentos às nossas sensações físicas e mentais nos dois exemplos que dei já estamos a praticar mindfulness ou atenção plena.

Mas o mindfulness também pode ser praticado de uma forma mais dedicada. Exemplo disso é a meditação sentada e o yoga. Ao estarmos atentos ao que sentimos e pensamos quando estamos sentados no chão ou fazemos uma postura de yoga, podemos verificar que cada momento é uma experiência única.

Esta experiência é um conceito lato, mas que pode ser entendida como um espectador a visualizar um filme. Durante a sessão o espectador é sujeito ao drama e emoções que o filme produz, mas que sabe que assim o filme termina a sua vida regressa ao normal sem qualquer trauma.

Muito tem sido escrito sobre mindfulness, e talvez por uma boa razão, com todos os benefícios que traz à saúde física e mental.

Burnout

Esta semana atingi o pico de trabalho, que aliado às altas temperaturas do verão me levou perto do burnout.

De acordo com a clínica da mente, o chamado síndrome de burnout é uma perturbação psicológica causada pelo stress excessivo devido a uma sobrecarga ou excesso de trabalho. A palavra Burnout vem do inglês e significa “queimar até ao fim”.

Primeiro, no meu trabalho acompanho projetos de grande dimensão com a gestão de equipas multidisciplinares dentro e fora da minha organização. Embora considere que tenha uma vasta experiência, faço a gestão de projetos sem ter um título de direção, o que nos momentos mais difíceis causa um maior esforço para estabelecer a autoridade, e consequentemente cansaço.

Segundo, organizei recentemente uma conferência online com dezenas de participantes fora do âmbito do meu trabalho principal, o que levou meses a preparar. Tive a meu cargo o comité da organização com toda a logística do evento incluindo a criação do programa e a seleção e contacto dos oradores convidados. As últimas semanas que antecederam o evento foram intensas com todos os preparativos inerentes.

Terceiro, à mais de um ano que dedico o meu tempo livre aoinvestimento nos mercados financeiros. Tudo começou com a procura por alternativas aos depósitos a prazo com taxas de juro insignificantes, em que o dinheiro no banco é inferior à taxa de inflação. O investimento evoluiu para a negociação de ações a curto prazo e depois para day trading, comprando e vendendo títulos no mesmo dia. Isto é uma atividade muito aliciante para aqueles que estão inclinados pata tal, mas também desgastante.

Estes três pontos conduziram-me a uma grande exaustão, e deixaram-me as portas do burnout. Como já tenho uma personalidade predisposta para este tipo de problemas é preciso ter cuidado. Ser produtivo também é saber quando parar, dizer não e reduzir de velocidade.

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 3)

Não basta traçar os objetivos anuais no início do ano e depois esperar pelo melhor. Possivelmente o que irá acontecer será a desistência ou esquecimento dos mesmos pelo caminho. É importante manter os objetivos relevantes e atuais através de uma revisão periódica.

Esta é a terceira e última parte da revisão trimestral dos meus objetivos para 2020, dando um exemplo pessoal, e demonstrando que é um trabalho que exige reflexão e tempo. Não seria de esperar outra coisa para almejar uma performance acima da média.

Um processo de três passos

Recomendo executar esta tarefa no final de cada trimestre, consistindo em três passos:

  1. Criação de um mapa mental ou lista com as ideias ou tópicos a desenvolver para o ano divido por áreas. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 1).
  2. Validação dos objetivos perguntando qual a razão por detrás de cada um (porquê) e escrever os mesmos de acordo com a fórmula SMART. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 2).
  3. Criar um plano de ação através de projetos, tarefas e hábitos de suporte aos objetivos. Este ponto é fundamental e o único que tem utilidade prática, fazendo a ligação entre a estratégia e a realidade. Neste artigo vou desenvolver este último ponto.

Um projeto é um conjunto de tarefas relacionadas com o mesmo tema, Um hábito é a mesma tarefa repetida periodicamente (diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente, etc).

De seguida é apresentado o exemplo para as áreas da saúde e trabalho dos meus objetivos pessoais. Deverá ler os artigos anteriores para ficar com o contexto geral.

Área da saúde

Ideias: relaxamento, visão, mindfulness

Hábitos:

  • Não usar aparelhos eletrónicos de leitura e fazer relaxamento da face e olhos a partir das 22h (diário).
  • Usar a técnica Pomodoro de gestão do tempo (diário).
  • Aplicar mindfulness na caminhada (diário).
  • Aplicar mindfulness na comida (diário).
  • Aplicar mindfulness na comunicação (diário).
  • Aplicar mindfulness na respiração (diário).

Ideias: alimentação, vegetariano

Hábitos

  • Cozinhar duas receitas vegetarianas à terça-feira e sábado (semanal)

Área do trabalho

Ideias: Leis do Poder, Greene

Hábitos

  • Escrever um artigo com a aplicação de um caso prático no meu trabalho inspirado da obra de Robert Greene As 48 Leis do Poder (semanal).

As áreas casa, social, pessoal, espiritual e dinheiro não precisam de um desenvolvimento como o realizado para as restantes áreas, e de modo a evitar complicar o processo de revisão dos objetivos. Os mesmos já estão engrenados nos meus hábitos, bastando recordar as ideias principais de vez em quando.

Deverá constar que neste exemplo os objetivos produziram hábitos, o que não é obrigatório. O resultado poderia ser também projetos e tarefas. No entanto os hábitos têm a vantagem de criar rotinas, que poderão tornar as coisas mais fáceis para muitas pessoas.

Usar uma checklist para os hábitos diários

Para não sobrecarregar as listas de tarefas com hábitos, vou apenas criar tarefas repetitivas na minha aplicação de apoio à gestão do tempo para os hábitos semanais. Os hábitos diários serão incluídos numa checklist para o efeito.

Termina assim esta série de três artigos dedicados à revisão trimestral dos objetivos anuais. Trata-se de uma atividade que não é fácil, mas que traz grandes recompensas àqueles que querem ter um ano mais produtivo e de sucesso. A alternativa seria mais um ano em que não se definem objetivos nem se atingem metas relevantes.

Quero também deixar claro que o processo de definição de objetivos não tem de iniciar no início do ano. Se ainda não traçou as suas metas para 2020, do que está à espera?

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 2)

Mão a escrever em caderno

No último artigo escrevi sobre a revisão dos objetivos anuais que executo trimestralmente. Para acomodar alterações das circunstâncias invitáveis da vida, alguns dos objetivos têm de ser adaptados, outros eliminados, e eventualmente alguns novos acrescentados.

Depois da execução do mapa mental com a revisão das ideias principais para os objetivos de 2020 é altura de validar os mesmos com a fórmula SMART e a razão por detrás de cada um (saber o porquê).

Os objetivos estão divididos em sete áreas: pessoal, social, trabalho, dinheiro, saúde, casa e espiritual. Algumas destas áreas estão em plena execução, pelo que que não precisam de ser validados. Por exemplo, as áreas pessoal, social, dinheiro, casa e espiritual estão em andamento, precisando apenas de continuar o bom trabalho.

Os objetivos que precisam de validação são nas áreas do trabalho e a saúde.

Área do trabalho

Ideias: Leis do Poder, Greene

Porquê: Ser respeitado no trabalho, evitar manipulações prejudiciais, e zelar pela tranquilidade laboral entre chefias e colegas.

Objetivo SMART: Ler e escrever sobre o trabalho de Robert Greene e Dale Carnegie nas temáticas do poder e influência, publicando um artigo por semana no The Daily Habit com a apresentação de um caso prático no meu trabalho.

Área da saúde

Ideias: relaxamento, visão

Porquê: Tenho uma miopia elevada e passo muitas horas a trabalhar e a ler em aparelhos eletrónicos, inclusive à noite antes de me deitar.

Objetivo SMART: Não utilizar aparelhos eletrónicos de leitura e trabalho aos sábados e à noite a partir das 22h.

Ideias: relaxamento, mindfulness

Porquê: Tenho o mau hábito de comer depressa, não ouvir os outros antes de falar e viver numa ansiedade permanente.

Objetivo SMART: Observar os sentidos corporais quando como. Observar a respiração quando comunico. Observar a rua, o movimento e o tempo quando caminho de e para o trabalho.

Ideias: alimentação, vegetariano

Porquê: Além de adorar comida vegetariana, sinto-me mais leve e mais confortável para trabalhar e na atividade física.

Objetivo SMART: Cozinhar duas receitas vegetarianas por semana à terça-feira e á quinta-feira ou sábado.

Conclusão

Neste exemplo todos os objetivos foram validados pelo porquê e fórmula SMART, com a descrição do motivo por detrás de cada objetivo ou escrevendo cada objetivo de acordo com a fórmula SMART. No caso de não ser possível validar, teriam de ser adaptados ou eliminados. Este processo é entendido como a revisão de objetivos.

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez

Mapa mental revisão objetivos 2020

Será que alguém ainda pensa nos objetivos de 2020? Será que devido ao Covid-19 as pessoas ainda traçam metas para 2020?

Menos de 1% das pessoas ainda mantêm os objetivos de 2020

Pois bem, a dura realidade, é que possivelmente 1% ou menos das pessoas ainda têm objetivos por esta altura. Muitas delas nunca os definiram e as que os definiram foram desistindo pelo caminho.

O que a maioria desconhece é que não tem de esperar pelo novo ano para definir novos objetivos. Pode retomar agora mesmo o processo, acrescentando novos objetivos, eliminando os que já não são úteis e modificando ou adaptando outros.

Uso de mapas mentais para a definição de objetivos

Partilhei em artigo anterior o uso de mapas mentais para apoio na definição e revisão de objetivos. Esta ferramenta foi desenvolvida originalmente por Tony Buzan e é muito simples. Inicia-se com uma ideia central, que pode ser uma palavra, um número ou símbolo. Depois traçam-se linhas a partir desta ideia que vão ligar a outras ideias secundárias e assim por diante.

Para facilitar o processo criativo deve-se utilizar sempre que possível, apenas uma palavra nos subtópicos, que segundo Buzan facilita a ligação entre novas ideias no cérebro.

Na imagem encontra-se um exemplo de um mapa mental com os meus objetivos para 2020 revistos. Faço este processo quatro vezes por ano no final de cada trimestre. Começo em dezembro do ano anterior, e depois em março, junho e setembro revejo os meus objetivos para os manter relevantes e atuais.

Aplicar a fórmula SMART e saber o "porquê"

O trabalho não acaba por aqui, e o que vem de seguida é muito importante. Depois do primeiro rascunho do mapa mental, é preciso escrever numa folha em separado cada objetivo de acordo com a fórmula SMART e perguntar o porquê por detrás de cada um.

Senão for possível escrever um objetivo que seja específico, mensurável, atingível, relevante e temporal bem como ter uma razão para a sua existência, o objetivo terá de ser eliminado ou adaptado. É uma espécie de prova dos nove da realidade.

Espero ter conseguido inspirar de alguma forma o leitor a leitora a retomar o processo de criação de objetivos. Se ainda não traçou quaisquer objetivos para 2020, ainda está a tempo de o fazer. Deve-se entender a definição de objetivos sempre como um processo inacabado e de melhoria contínua à medida que o futuro nos vai dando novas pistas sobre qual o próximo passo.

Perfecionismo Bom e Perfecionismo Mau

Quando se fala em perfecionismo, muitas pessoas associam esta característica pessoal a algo negativo. Frases como “não sejas tão perfecionista” ou “deixa-te de perfecionismos” fazem parte do nosso dia-a-dia.

Este tipo de pensamento é típico de uma visão do mundo com uma lente de branco ou preto. Na realidade a lente é mais da cor cinzenta, e o perfecionismo pode ser considerado tanto mau como bom. Vou dar dois exemplos.

Primeiro exemplo

Imagine que quer preparar um almoço especial para a sua família. Encontra uma receita na Internet sendo que tem todos os ingredientes em casa à exceção de dois. A receita é possível de ser feita, podendo não utilizar os ingredientes em falta ou substitui-los por outros que tenha em casa.

Decide de qualquer modo que quer cumprir a receita á risca e desloca-se ao seu supermercado habitual. Neste supermercado não encontra os ingredientes que procura e visita outro supermercado. Neste apenas encontra um dos ingredientes.

Como quer fazer uma receita perfeita, vai ainda a outro supermercado, onde para sua surpresa não encontra o ingrediente em falta. Não contente ainda visita um novo supermercado onde não existe o que quer. Acaba por desistir e voltar para casa fazendo a receita com o que tem.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Segundo exemplo

Imagine agora que tem um potencial cliente que o colocou entre os principais candidatos a trabalhar num projeto, que se conseguir ganhar poderá fazer com que a sua firma cresça significativamente no seu mercado. Informa-se sobre quem são os seus concorrentes, analisando os seus pontos fortes e fracos, e comparando com a sua organização.

Depois procura saber quem é ou são os responsáveis dentro da firma do seu potencial cliente pela decisão da contratação.Depois de saber quem são os responsáveis, procura informar-se sobre cada um deles e os contactos que tem em comum de modo a saber mais sobre os requerimentos do processo de contratação. Com esta informação procura agendar uma reunião com os elementos decisores para saber o feedback da sua proposta em relação aos seus concorrentes e de como pode melhorá-la.

Com este novo feedback refaz a sua proposta de modo a ficar rigorosa de modo a ir de encontro às verdadeiras necessidades do seu cliente.De seguida faz um acompanhamento rigoroso para garantir que a sua proposta seja a escolhida, fazendo tudo o que for necessário.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Conclusão

Se respondeu no primeiro exemplo perfecionismo mau e no segundo exemplo perfecionismo bom acertou. Como vê, o perfecionismo não deve ser visto unicamente como algo mau, nem tão pouco como algo bom. A verdade é que se situa numa área cinzenta, podendo ser mau ou bom consoante o caso a que se aplica. Na próxima vez que tiver de fazer alguma coisa, decida o que é importante, e planeie o tempo de acordo.

Microsoft To-Do: Introdução e Descrição da Interface da Aplicação

Micorsoft To-Do - Interface principal de aplicação

O Microsoft To-Do é uma aplicação gratuita de gestão de tarefas que prima pela sua simplicidade e funcionalidade, sendo atualmente uma alternativa viável para aqueles que pretendam gerir melhor o tempo e aumentar a produtividade pessoal.

Neste artigo vou fazer uma introdução e descrição da interface da aplicação.

Interface principal

O meu dia (número 1) – aqui são apresentadas as tarefas selecionadas para o dia. Se clicar no símbolo da lâmpada (número 2) é mostrada uma sugestão de tarefas para executar, normalmente as tarefas com datas de conclusão para o dia ou tarefas atrasadas.

Importante (número 3)  – todas as tarefas assinaladas com estrela aparecem nesta lista.

Planeado (número 4)  – todas as tarefas com datas de conclusão encontram-se nesta lista.

Tarefas (número 5)  – todas as tarefas que não têm listas atribuídas são inseridas aqui.

Nova lista (número 6)  – clicar aqui para criar uma nova lista. Uma lista é um conjunto de tarefas, e pode atribui o nome que pretender.

Novo grupo (número 7)  – pode criar um novo grupo de listas de tarefas clicando aqui.

Adicionar uma tarefa (número 8)  – aqui são adicionadas novas tarefas às listas ativas.

Microsot To-Do: Interface das definições da aplicação

 

Interface das definições

Ao clicar no seu perfil tem acesso às definições da aplicação onde pode configurar a apresentação da mesma

Tema (número 9)  – pode escolher entre o tema claro, escuro ou do Windows.

Listas inteligentes (número 10)  – na interface principal tenho ativas duas listas inteligentes: importante e planeado, Pode selecionar outras listas como concluídas, tudo ou atribuídas a si se trabalhar em colaboração com outros no Microsoft To-Do.

Termina assim o artigo de Introdução e descrição da interface da aplicação.

Artigos relacionados

  1. A app que veio substituir o wunderlist (este artigo).
  2. Introdução e descrição da interface da aplicação.
  3. Como criar listas de tarefas que funcionem.
  4. Como atribuir datas às tarefas da forma correta.
  5. Como dividir tarefas maiores em passos mais pequenos e manejáveis.
  6. Como selecionar as tarefas a executar e começar o dia da melhor forma.
  7. Como acompanhar objetivos e hábitos com a ajuda das listas de tarefas.

Se achar este artigo útil para a sua gestão do tempo faça um comentário. Se houver interesse suficiente, continuarei esta serie de artigos dedicado à criação e gestão de listas de tarefas no Microsoft To-Do.

 

Um Mês de Junho Repleto de Atividades

Este mês está a revelar-se especialmente atarefado, com muitos compromissos e atividades assumidos, mas também existem boas notícias.

Regressei esta semana ao escritório depois de mais de dois meses em teletrabalho. Alguns projetos que tinham ficado em "banho maria" acabaram por ser retomados, ficando atualmente em mãos com o acumulado do serviço. Como nota positiva, é que um colega irá “agarrar” e continuar um grande projeto em que estava a trabalhar, libertando a minha energia para outras atividades.

Tenho também uma conferência online agendada com mais de uma dezena de palestrantes que preciso preparar durante o mês. Entre videoconferências para a gestão dos palestrantes e a preparação técnica das salas no Zoom (as reuniões online vieram para ficar e o zoom está na moda!), o trabalho está a ficar intenso. Felizmente as minhas experiência na gestão de projeto permitiu ter mais de metade dos palestrantes confirmados e a conferência está no bom caminho, o que não invalida o trabalho a realizar.

Nas finanças pessoais, e depois de 18 meses a trabalhar afincadamente numa estratégia de trading, começaram finalmente a aparecer resultados consistentes. Esta área é para continuar a desenvolver e otimizar.

Finalmente, e porque a vida não é só trabalho e dinheiro, o verão está à porta, para aproveitar a praia, retemperando energias e vitalidade. Costumo dizer que para viver num pais de sol e praias como Portugal ou outro país com bom clima, tem de se pagar esta regalia sobre a forma de ordenados baixos. É uma espécie de imposto natural sobre o bom tempo coletado na fonte.

(In)decisões e Ansiedade

A ansiedade é conhecida como o síndrome do pensamento acelerado por um bom motivo. Para alguém que tem uma perturbação ansiosa ou já sofreu desta condição, sabe que a atenção dispersa-se por assuntos sem fim, como a assistir a um filme cheio de ação sem fim.

Se os pensamentos forem negativos, como preocupações, problemas, conflitos e outros, a mente do ansioso entra num espiral descendente e de sofrimento.

Por outro lado, se os pensamento forem positivos, como concretizações pessoais, um bom negócio que se realizou e outros, a mente do ansioso entra num espiral ascendente de excitação consumindo muita energia.

A pessoa ansiosa tem dificuldades em estar num estado neutro de atenção, e portanto, é difícil descontrair. Este estado revela-se também na dificuldade em tomar decisões, e se for um estado prolongado e persistente pode levar à exaustão ou mesmo esgotamento.

Por incrível que pareça, existem pontos fortes no ansioso, que são as capacidades criativas e analistas e a dedicação perante uma causa. O pensamento acelerado permite explorar mais ideias e desenvolver uma maior intensidade no trabalho. Uma desvantagem é compensada numa vantagem.

O ansioso vê o mundo numa lente de incerteza e de (in)decisões, mas que pode ser canalizado de uma forma positiva para mais atividades produtivas.

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