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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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A Matriz de Eisenhover na Gestão do Tempo

Agenda e calendário com lista de tarefas

A matriz de Eisenhower foi desenvolvida a partir de uma citação creditada ao Presidente norte americano Dwight D. Eisenhover (1953 a 1961) quando disse: "Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante: O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente".

Distinguir entre o urgente e importante

Esta distinção entre o urgente e a importante levou mais tarde a que Stephen Covey no seu livro "Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes" desenvolve-se a técnica de gestão do tempo por quadro quadrantes.

Matriz de Eisenhover

A matriz de Eisenhower é visualizada como uma combinação de quatro quadrantes e permite planear o tempo de acordo com o que é mais importante.

Quadrante I: Importante e Urgente
Quadrante II: Importante e Não Urgente
Quadrante III: Não importante e Urgente
Quadrante IV: Não importante e Urgente

Provavelmente está atualmente a dedicar pouco tempo às atividades que são importantes a longo prazo

As tarefas urgentes requerem atenção imediata e as importantes contribuem para os nossos objetivos e valores. De acordo com Covey, devemos focar as nossas energias nas atividades que são importantes e não urgentes, ou seja, o Quadrante II, que inclui a construção e desenvolvimento de relações, reconhecer novas oportunidades, planeamento e atividades estratégicas.

O Quadrante I é preenchido fundamentalmente com crises, e devemos fazer os possíveis para ter o mínimo de tarefas neste quadrante.

O Quadrante III inclui interrupções sem importância com é o exemplo da maioria dos telefonemas que recebemos, estar constantemente a ver os emails e intermissão de outras pessoas.

O Quadrante IV é preenchido por atividades pouco relevantes como reuniões desnecessárias e tempo em tarefas que não acrescentem valor.

Como lidar com as tarefas de cada quadrante

Quadrante I - Necessidade (Fazer agora)

Como já tinha sido referido anteriormente, deve-se evitar este quadrante ao máximo, pois os ambientes de crise são desgastantes diminuindo a produtividade pessoal. A melhor forma de diminuir o tempo no Quadrante I é através do planeamento, uma atividade do quadrante II.

Quadrante II - Produtividade Máxima (Agendar)

Este é o quadrante que devemos dedicar mais tempo, trabalhando em tarefas estratégicas e de maior impacto. É portanto necessário agendar estas atividades no calendário, caso contrário, serão substituídas por outras atividades menos produtivas.

Quadrante III - Distração (Delegar/Organizar)

Estas são as tarefas que habitualmente nos mantêm ocupados, mas que não têm valor, criando a falsa sensação de que estamos a ser produtivos. Caso seja possível, delegar a terceiros este tipo de atividades. Caso não seja possível delegar, melhorar a organização pessoal como o caso ler e responder aos emails uma ou duas vezes por dia, em vez de receber um aviso automático sempre que chegue um novo email.

Quadrante IV - Desperdício (Eliminar/Mais tarde)

As tarefas neste quadrante devem ser evitadas em primeiro lugar, ou então reconsiderar as mesmas mais tarde. Essencialmente devemos perder o mínimo tempo possível aqui.

O principal ensinamento da matriz de Eisenhower é possibilitar uma visão mais abrangente de maneira a analisar a diferença entre 1) o que devemos estar a fazer e 2) o que estamos a fazer. Depois é criar um plano para dedicarmos o nosso tempo e energia às atividades que realmente contam e são duradouras, em detrimentos das atividades com resultados imediatos mas sem valor.

Referências:

Run for Important: Billion-Worth Time Management Matri - ActTime
A decades-old time-management strategy can help you become more productive and less stressed at work - Business Insider
Time Management - Wikipedia
Implementing the Eisenhower Matrix in Evernote - FIlterize UG

 

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