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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Getting Things Done de David Allen. Resumo do Livro – As Minhas Notas

Livro Getting Things Done de David Allen

Getting Things Done ou GTD é um dos sistemas de gestão do tempo mais populares para organizar e seguir tarefas e projetos. Foi desenvolvido por David Allen no seu livro com o mesmo nome Getting Things Done - The Art of Stress Free Peoductivity.

Este método consiste na sua essência na manutenção e revisão de listas.

Lista de Entrada

Nesta lista capturam-se novas ideias e tarefas à medida que surgem. Precisa de enviar um email ao seu chefe? A revisão do carro está perto e precisa de ligar à sua oficina? Anote nesta lista tudo o que tem ou gostaria de fazer.

Processamento da Lista de Entrada

Todos os items que estão na caixa de entrada precisam de ser clarificados e organizados para as listas seguintes.

Em primeiro lugar pergunte se o item é acionável?

Não. Apague o item ou arquive para futura referência se considerar que precisa no futuro.

Sim. Se levar menos de dois minutos faça-o imediatamente. Se levar mais de dois minutos pode ser registado na lista “Próximos passos” (ver mais à frente), ou encaminhar para outra pessoa ficando na lista “Aguardando” (ver mais à frente).

Lista Próximos Passos

Esta lista é subdividida em contextos. Exemplos de contexto incluem trabalho, casa, hobbies, energia, etc. Cada indivíduo deve adaptar os contextos à medida das suas necessidades, sendo que para começar convem manter-se a simplicidade. Pode-se iniciar apenas com dois contextos: pessoal e trabalho.

O que é um projeto?

De acordo com a metodologia GTD, um projeto é qualquer atividade ou item que necessite mais do que uma tarefa para ser completado.

Nas sublistas dos próximos passos encontram-se as tarefas que podem ser executadas imediatamente. Por exemplo, numa viagem de férias (projeto) é primeiro preciso escolher o destino (tarefa) e só depois reservar o avião e hotel (tarefa). Assim na sublista próximos passos com contexto pessoal irá estar a tarefa escolher destino porque é a tarefa que é acionável no momento. Logo que esta tarefa esteja concluída é substituída pela tarefa seguinte, neste caso reservar o avião e hotel.

Lista Projetos

Nesta lista deverão estar incluídos todos os projetos ativos. Por exemplo, a viagem de férias referida anteriormente deverá estar incluída na lista projetos, porque tem mais do que um itém, e irás ser útil no momento da revisão (ver mais à frente).

Lista “Aguardando”

Aqui deverão estar todos os itens em que está à espera de algo, como por exemplo delegação de tarefas, ou outra determinada tarefa que só pode ser executada posteriormente.

Lista “Algum dia”

Esta lista contém ideias ou projetos que não pensa executar de momento, mas que no futuro poderá considerar fazer.

Calendário

De acordo com o método de gestão do tempo GTD, o calendário está estritamente destinado para eventos com data fixa, como exemplo reuniões ou compromissos com outras pessoas.

Fazer as tarefas

Quando chegar o momento de fazer alguma tarefa, recorre à sulista do contexto correspondente e escolhe o itém mais apropriaddo.

Revisão Semanal

A revisão semanal é crucial para o sucesso do sistema. Todas as semanas deverá ser dedicado pelo menos 30 minutos para atualizar as listas.

  • Rever e atualizar tarefas na lista "Aguardando".
  • Eliminar tarefas concluídas e acrescentar novas tarefas.
  • Eliminar projetos concluídos e acrescentar novos projetos.
  • Verificar se cada projeto ativo tem uma próxima ação na sublista de contexto correspondente.
  • Verificar o calendário das próximas semanas para ver se é necessário fazer alguma atividade de preparação.
  • Olhar para a lista “Algum dia” e confirmar se algum item deverá passar para a lista de próximas ações e projetos.

Estes são os princípios fundamentais do método de gestão do tempo e produtividade pessoal Getting Thinss Done ou GTD de David Allen. Como algum novo hábito, a experiência irá dar a proficiência no método.

Para saber mais leia o livro Getting Things Done na versão portuguesa ou versão original em inglês.