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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Reuniões: O Inimigo Número um da Produtividade:

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As reuniões são uma realidade com que muitos têm de viver, mas será que andar ocupado neste tipo de eventos torna-nos mais produtivos? O tempo dispensado em reuniões depende do tipo de atividade de cada um, mas é importante saber otimizar o número de reuniões e o tempo dedicado às mesmas.

Segundo um estudo da Bain & Company um funcionário de uma empresa perde até 10 horas semanais em burocracia e tarefas pouco produtivas em que se incluem as reuniões.

Existem algumas técnicas que podem ser utilizadas para enfrentar o inimigo número um da produtividade, que são as reuniões.

Uma das técnicas é mesmo saber dizer não. Ainda esta semana tinha uma reunião agendada que envolvia uma grande deslocação de um dia inteiro. Em certas alturas até é positivo sair do escritório para ficar a conhecer e discutir outras realidades, mas neste momento tenho um compromisso para finalizar um trabalho de grande importância.

Por mais que me custe ter cancelado esta reunião, principalmente por estarem mais colegas envolvidos e ter informado em cima da hora, não tive outra opção se queria manter os objetivos da semana. No sentido de minimizar o cancelamento da reunião tive de ser assertivo e explicar o trabalho que tinha em mãos de forma a tentarem compreender.

Outra das técnicas para lidar com as reuniões é verificar se é mesmo essencial realizar uma reunião. Muitas vezes as pessoas pensam em fazer reuniões só para discutir determinados assuntos sem objetivos em concreto.

Nestes casos um telefonema ou uma pequena conversa pode ser o suficiente para clarificar o que se pretende da reunião. Muitas vezes neste tipo de conversas encontram-se soluções ou esclarece-se determinado assunto que pode evitar uma perda de tempo desnecessária.

É claro que algumas reuniões são mesmo necessárias, mas é importante saber distinguir quais as que são realmente indispensáveis das restantes que podem ser interessantes, mas dispensáveis. Ao saber dizer não e clarificar a necessidade de uma reunião estamos mais perto de conseguir gerir o nosso limitado tempo.