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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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The Dailies Edição #5: Momento de viragem

Secretária com máquina de escrever, agenda, caneta e café

Esta é a edição semanal da rubrica The Dailies, uma retrospetiva da semana que passou a nível da minha produtividade pessoal e o planeamento para a semana seguinte.

Confesso que ao escrever estas linhas sinto-me muito entusiasmado por ver que o trabalho árduo dos últimos meses (e anos) começa a dar frutos, e nas áreas menos esperadas.

A nível profissional, à exceção do salário, encontro-me satisfeito com o trabalho que desempenho na minha organização. Tenho a possibilidade de participar e liderar projetos de grande dimensão com um horário decente.

Infelizmente, as possibilidades de progressão internas são muito reduzidos, para não dizer anémicas, pelo que tenho tentado sempre compensar externamente esta situação.

Depois de ter tentado várias formas de produzir rendimentos extras sem sucesso, eis que surge uma janela de oportunidade, num âmbito que menos esperava, o investimento nos mercados financeiros, e através do trading (Ler o meu artigo anterior para saber mais sobre este mecanismo de investimento com a parte dois do resumo do livro como Como Fazer Crescer o Seu Dinheiro ao Longo da Vida de Pedro Barata).

Já há alguns atrás tinha tentado fazer este tipo de investimento com resultados negativos. Por isso no final do ano passado retomei esta atividade com algumas reservas, e com a função de apenas ter um retorno um pouco melhor que os atuais juros dos depósitos a prazo ou certificados de aforro.

Neste momento as minhas expetativas para o futuro na área das finanças pessoais são muito otimistas prevendo a curto prazo realizar nos mercados financeiros o valor de 30 a 40% do meu ordenado atual.

O trading envolve riscos consideráveis, podendo ganhar-se muito dinheiro como perder. Para gerir este risco é preciso dedicar tempo ao estudo dos mercados com uma boa gestão financeira e não arriscar em produtos complexos para o entendimento do próprio. A grande vantagem, e ao contrário da maioria das organizações onde trabalhamos, é que os mercados premeiam a dedicação e o mérito.

Além dos investimentos financeiros, estou envolvido em mais dois projetos pós-laborais. A consultoria externa na minha área profissional e o coaching em produtividade pessoal e gestão do tempo. Estes projetos não estão a ser monetizados, significando que não estou a obter quaisquer rendimentos dos mesmos.

Para uma melhor gestão do tempo, durante a próxima semana um destes projetos pós-laborais terá de ficar pendente, neste caso o coaching. Escolho assim prosseguir com a consultoria na minha área profissional.

A técnica dos blocos de tempo irá estar bastante facilitada durante a próxima semana. Nesta técnica é reservado tempo no calendário apenas para as atividades importantes, não se devendo sobrecarregar o calendário para dar espaço aos imprevistos.

De reparar também que nos blocos de tempo não descrimino as tarefas, e apenas menciono a área em que vou trabalhar. Quando chega o momento do bloco de tempo consulto a minha lista de tarefas e escolho o que vou fazer. Isto tem a grande vantagem se por algum motivo não conseguir trabalhar no bloco de tempo previsto, não ter de modificar os eventos do calendário. Num artigo posterior irei descrever como crio as minhas listas de tarefas.

Os blocos de tempo atribuídos para a próxima semana:

-Segunda-feira: finanças pessoais 1 a 2 horas, consultoria 2 horas.

-Terça-feira: finanças pessoais 1 a 2 horas, consultoria 2 horas.

-Quarta-feira: finanças pessoais 1 a 2 horas, consultoria 2 horas.

-Quinta-feira: finanças pessoais 1 a 2 horas, consultoria 2 horas.

-Sexta-feira: finanças pessoais 1 a 2 horas, consultoria 2 horas.

Termina assim esta edição da rubrica semanal do The Dailies, o diário da minha produtividade pessoal.

A Única Coisa de Gary Keller e Jay Papasan, Resumo do Livro - As Minhas Notas

Livro A Única Coisa de Papasan e Keller

A Única Coisa de Gary Keller e Jay Papasan é um livro de produtividade baseado na premissa de que se queremos ser mais produtivos, ter maiores rendimentos, ter maior satisfação e ter mais tempo, então precisamos de nos concentrar em fazer pouco de cada vez em vez de espalhar as nossas energias por várias tarefas ao mesmo tempo.

As três principais ideias do livro:

  • Não é possível fazer muita coisa bem ao mesmo tempo, tem de se priorizar.
  • Um dos grandes segredos da produtividade é agendar tempo no calendário para três tipos de tarefas: importantes, planeamento e descanso.
  • O livro gira à volta da seguinte premissa e questão: Qual é a única coisa que poderei fazer que torne tudo o restante mais fácil ou desnecessário?

Focar numa coisa de cada vez

Keller e Papasan recomendam que nos concentremos em pouco de cada vez, focando-nos numa única coisa, em vez de muita coisa ao mesmo tempo sem concluir nenhuma nem dar a devida importância.

O dia só tem 24 horas e a nossa energia é limitada, pelo que se queremos atingir algo com significado devemos aprender a priorizar.

Os resultados extraordinários resultam de fazer uma coisa de cada vez. O sucesso é construído sequencialmente, como se tratasse de um dominó, em que uma peça derruba a seguinte e assim consecutivamente até grandes coisas acontecerem.

Priorização e o princípio 80/20

Nem todas as atividades são iguais, e existe uma certa confusão entre os significados de manter-se ocupado versus ser produtivo. O princípio de Pareto diz que obtemos 80% dos resultados de 20% das nossas ações. A priorização é focar-nos no que é importante, nos 20% ou menos das tarefas que têm um maior impacto para os nossos objetivos.

Estar envolvido em várias tarefas ao mesmo tempo é pouco produtivo. Na generalidade cada vez que muda de uma tarefa para outra, tem de adaptar-se a um novo contexto perdendo tempo. Quanto mais vezes mudar de tarefas maior o tempo desperdiçado.

A questão principal

A questão central deste livro, e que está presente na teoria de produtividade do livro, resume-se a perguntar o seguinte:

Qual é a única coisa que poderei fazer que torne tudo o restante mais fácil ou desnecessário?

Esta questão força a priorização e pode ser utilizada em vários contextos como criar uma visão e estabelecer objetivos para a nossa vida pessoal e profissional.

Exemplos de utilização das questões principais

A título de exemplo os autores recomendam algumas questões que podem ser utilizadas para ajudar a encontrar a sua única coisa.

PARA A MINHA VIDA ESPIRITUAL ...

  • Qual é a única coisa que posso fazer para ajudar os outros?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para fortalecer a minha relação com algo superior ou causa em que acredito?

PARA A MINHA SAÚDE FÍSICA ...

  • Qual é a única coisa que posso fazer para alcançar os objetivos de dieta?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para garantir que faça exercício físico?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para aliviar o stresse ?

PARA MINHA VIDA PESSOAL ...

  • Qual é a única coisa que posso fazer para melhorar as minhas capacidades de ________?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para encontrar tempo para mim?

PARA AS MINHAS PRINCIPAIS RELAÇÕES ...

  • Qual é a única coisa que posso fazer para melhorar a minha relação com o meu cônjuge / companheiro ?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para melhorar o desempenho escolar dos meus filhos?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para mostrar o apreço aos meus pais?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para que minha família se fortaleça?

PARA O MEU TRABALHO ...

  • Qual é a única coisa que posso fazer para garantir que atingo os meus objetivos ?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para melhorar as minhas competências?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para ajudar a minha equipa a ter sucesso?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para ajudar na progressão da minha carreira?

PARA O MEU NEGÓCIO ...

  • Qual é a única coisa que posso fazer para ficar mais competitivos?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para tornar o produto o melhor?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para ser mais rentável?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para melhorar a experiência do cliente?

PARA AS MINHAS FINANÇAS ...

  • Qual é a única coisa que posso fazer para aumentar o meu patrimônio?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para aumentar os meus rendimentos?
  • Qual é a única coisa que posso fazer para eliminar a minha dívida do cartão de crédito?

A ferramenta de produtividade mais importante

Os blocos de tempo reservam tempo de calendário e nada pode meter-se no caminho assim que os mesmos forem criados.

Papasan e Keller sugerem três tipos de blocos de tempo:

Tempo livre

A produtividade não significa trabalhar longas horas. Trata-se de fazer tarefas de valor acrescentado no menor tempo possível. Trabalhar longas horas até pode ser contraproducente aumentando o cansaço e diminuindo o nosso rendimento.

Os autores aconselham bloquar tempo de lazer e descanso para os fins de semana e férias, contribuindo deste modo para a redução de stress e mais produtividade quando se regressar ao trabalho.

Tempo para a única coisa

O próximo tipo de bloco de tempo é a única coisa. Senão reservarmos tempo no nosso calendário para as tarefas mais importantes, então iremos estar à merce dos outros, desperdiçando tempo no email, redes sociais, reuniões e outras atividades de baixo valor.

Tempo para planear

O último dos três blocos de tempo é reservado ao planeamento para rever os objetivos e implementar medidas de correção ou melhoria no sistema. Os autores recomendam uma hora por semana para o planeamento.

Conclusão

Os autores referem que: “Se tentar fazer tudo ao mesmo tempo, poderá acabar com nada. Se tentar fazer uma única coisa de cada vez, poderá acabar com tudo o que queria.”

É tempo de perguntar a si mesmo?

Qual é a única coisa que poderei fazer que torne tudo o restante mais fácil ou desnecessário?

Referências

https://www.meaningfulhq.com/the-one-thing.html
http://www.booksofsuccess.com/the-one-thing-summary/

 

The Brief – Dossier de Produtividade Pessoal #2

Máquina de escrever, agenda, café e logo The Brief

Esta é a edição número dois do dossier de produtividade pessoal "The Brief", que descreve aspetos particulares da minha experiência profissional e pessoal, na tentativa de ser uma pessoa mais produtiva e atingir melhores resultados.

Workshop de liderança

Esta semana apresentei uma workshop de desenvolvimento pessoal no dominio da liderança, e uma parte do tempo foi dedicada à sua preparação. A formação ocorreu no âmbito de um programa da Toastmasters Internacional, organismo de desenvolvimento de competências de comunicação e liderança do qual sou membro.

Apresentei o tema da liderança num contexto prático, em que no início da formação os participantes preencheram um questionário a avaliar a sua liderança em cinco níveis essencias:

  • Autoconsciência.
  • Consciência externa.
  • Resiliência.
  • Alinhamento.
  • Comportamento.

Estes níveis foram adaptados do Innovative Leadership Institute, e o questionário pode ser feito online para os interessados.

Depois do questionário, e da cada participante saber como estava em cada nível, foi partilhado a pontuação entre todos para se ter uma noção dos nossos pontos fortes e dos pontos que necessitam de melhoria. De seguida foi realizada uma breve explicação da cada nível, e lançada uma discussão moderada de como poderíamos melhorar  as nossas capacidades de liderança em cada uma das etapas.

Progressão profissional

A minha empresas esta semana concluiu o processo de promoções internas, com restruturação de algumas das unidades operacinoais. Infelizmente não fui considerado para nenhum dos novos cargos de direção.  Devo confesar que fique um pouco abalado, porque reconheço que tenho melhores competências que algumas das pessoas nomeadas. No entanto, trata-se de politica interna de escritório, e neste aspeto as coisas geralmente não são justas.

Há que seguir em frente, com resiliência, e praticar a capacidade de relacionamento humano e de influência. Espero deste modo ser considerado para uma futura promoção interna ou mesmo externa noutra organização.

Blocos do tempo

Sou apologista dos blocos de tempo na produtividade pessoal, o qual já falei anteriormente aqui neste blogue. Com os acontecimentos da semana, os objetivos ficaram aquém do esperado, com alguns blocos de tempo sem cumprimento.

Neste sentido, uma revisão semanal é crucial, para aprender o que falhou e o que pode ser melhorado. Reconheço que fui demasiado otimista com o que podia realizar na semana tendo em conta o compromisso adicional com a preparação da workshop. Por outro lado, participei em mais reuniões do que o habitual, roubando a minha disponibilidade para os blocos de tempo.

Grande parte das reuniões podem ser evitadas, e terei de encontrar formas criativas de libertar-me das mesmas. Os blocos de tempo também têm de ser restruturados, para refletir os meus objetivos e metas.

É fundamental perceber que o planeamento dos blocos de tempo não é perfeito, e muito dificilmente se irão cumprir sempre os objetivos da semana utilisando esta técnica. O essencial é providenciarem uma direção, e criarem uma consciência do que é importante produzir para atingir os objetivos.

Aplicações de produtividade

Atualmente a utilização da tecnologia certa é fundamental para melhorarmos a nossa produtividade pessoal. Esta semana introduzi algumas modificações na gestão de tarefas.. 

A aplicação que atualmente utilizo é o Nirvana baseada na metodologia de gestão do tempo GTD. Tenho nesta aplicação todas as minhas tarefas e projetos organizados, que estão disponíveis em todos os meus dispositivos. A subscrição anual do software está a terminar, sendo que existem alguns aspetos da aplicação que poderiam ser melhores.

Neste momento estou a testar outra aplicação de gestão de tarefas, o Tick Tick. As tarefas relacionadas com a vida profissional continuam no Nirvana e a vida pessoal está a ser transferida para o Tick Tick. O objetivo é migrar todas as minhas tarefas e projetos para uma aplicação mais adaptada ao meu fluxo de trabalho, e caso seja superior à que já utilizo atualmente.

Termina assim a edição número dois do meu dossier de produtividade semanal.

4 Passos Essenciais para Planear uma Semana Produtiva com os Blocos de Tempo

Calendário com zoom

Atualizado a 18/09/2019

Gerir e equilibrar o trabalho com a vida pessoal e as restantes tarefas constitui um autêntico desafio. Se por um lado é conveniente manter alguma flexibilidade no horário para acomodar os imprevistos, por outro lado é necessário estabelecer algumas regras paras se conseguir avançar nos projetos mais importantes.

As tarefas mais importantes requerem habitualmente uma maior disponibilidade de tempo, mas na sua maioria não são consideradas urgentes. Assim, as tarefas importantes vão ficando para trás, e em detrimentos de todas as outras tarefas que vão aparecendo no imediato.

Uma forma de contornar esta situação é fazer um planeamento semanal inteligente seguindo os cinco passos descritos de seguida.

Primeiro passo – Manter o calendário livre

Reservar o calendário apenas para eventos obrigatórios, como reuniões e compromissos com terceiros. O objetivo deste passo é deixar a agenda livre para as atividades importantes e urgências, pelo que os eventos que não acrescentem valor devem ser evitados a todo o custo.

Segundo passo – Gestão da energia

Gerir a energia e entender que é difícil trabalhar por sistema dias inteiros em tarefas que exijam uma grande concentração. A consequência é que nos dias seguintes a produtividade irá reduzir substancialmente, ou pior, entramos em esgotamento. Um dia de trabalho não deve incluir mais de três a quatro horas de tarefas que envolvam concentração.

Terceiro passo – Agendar blocos de tempo

O quarto passo é dividir a semana em blocos de tempo para as tarefas mais produtivas. Os horários definidos devem ser flexíveis para permitir lidar com as surpresas de calendário. Deste modo se surgir um imprevisto ou urgência, trata-se primeiro da situação que requer atenção imediata, regressando logo que possível ao bloco de tempo.

O calendário seguinte mostra um exemplo de uma semana prevendo blocos de tempo no calendário da google.

Agenda semanal com blocos de tempo

Nesta semana as tarefas consideradas mais produtivas estão relacionadas com a publicação de conteúdos. Os objetivos para a semana dividem-se na publicação de três artigos para o blogue de produtividade (verde), publicação de três artigos profissionais divididos em pesquisa e escrita (azul) e publicação de dois artigos de finanças pessoais (cinzento).

De referir que no calendário não contam os temas dos artigos propositadamente. Quando chega ao momento da pesquisa ou redação de um artigo, é consultada a lista de tarefas e escolhido o tema do artigo na altura. Desta forma, caso determinado artigo não seja publicado, não é necessário estar a fazer alterações na agenda, passando-se ao bloco de tempo seguinte.

Quarto passo – Revisão e planeamento da semana seguinte

O último passo é criar uma rotina de planeamento. Todas as semanas deve-se reservar uma hora para rever a semana que concluiu (o que correu bem e o que pode melhor), e planear a semana seguinte. A sexta, sábado ou domingo são os dias indicados para esta tarefa. É natural que para quem está a iniciar este método demore um pouco mais no início, mas com a experiência torna-se mais fácil.

Se seguir estes quatros passos estará em condições de tomar as rédeas do seu tempo, fazendo o que é importante para si e deixando alguma folga para os imprevistos que não temos forma de controlar.

Aumentar a Produtividade Pessoal Utilizando Blocos de Tempo

Ampulheta mais relógios sobre mesa

Estamos habitualmente envolvidos em várias atividades, constituindo um verdadeiro desafio concretizar os nossos objetivos. Chegamos muitas vezes ao final do dia com a sensação de que não fomos produtivos e que alguma coisa deveria mudar.

Uma das estratégias para a produtividade é utilizar blocos de tempo. Esta técnica constitui em reservar períodos específicos no calendário para a execução de determinadas atividades.

Tenho vindo a utilizar este método para a execução das inúmeras tarefas em que estou envolvido, que de outra forma seria impossível. Para utilizar os blocos de tempo sugiro planear a semana atempadamente, sendo que irei dar alguns exemplo para a compreensão deste método.

A consistência de publicação de novos artigos num blogue é importante, pelo que se por exemplo um blogger pretende escrever três artigos por semana, deverá reservar no seu calendário três dias por semana para a pesquisa, escrita, edição e publicação.

Para se considerar um bloco de tempo é necessário atribuir período específico. Por exemplo, para esta semana neste blogue, reservei duas horas à segunda, quarta e sexta-feira para trabalhar e publicar novos artigos.

Um dos fatores que impede o avanço das pessoas nas suas carreiras é a falta de planeamento. Diz-se que procurar um emprego é um emprego por si próprio, ou seja, é preciso dedicar tempo a esta tarefa. Quando estamos empregados, esquecemos que para progredir nas nossas carreiras também é preciso dedicar tempo como se de um novo emprego estivéssemos à procura.

Deve-se reservar blocos de tempo no calendário para delinear estratégias e contactar as pessoas que nos podem ajudar na nossa carreira. Para quem está desempregado, isto significa reservar pelo menos seis horas por dia como se de um emprego tratasse. Para quem está empregado pelo menos 30 minutos por dia.

Depois é preciso dedicar tempo ao descanso, ao lazer e á família. De uma forma natural a semana divide-se em dois grandes blocos de tempo para a maioria das pessoas: de segunda a sexta-feira no trabalho e o fim de semana para outras atividades. Ao sábado e domingo é quando geralmente se aproveita para dormir mais um pouco, dar um passeio, ir ao cinema e dedicar-se à família para quem em esta possibilidade.

A utilização de blocos de tempo para melhorar a produtividade pessoal é essencial para quem quer fazer mais do que é importante. Exige algum planeamento atempado, mas os resultados são visíveis para quem quer prosseguir com esta técnica de gestão do tempo.

Photo by Mike from Pexels

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