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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Diário de produtividade pessoal

Guerra das Palavras

Soldados em treino de guerra

Poderá parecer um pouco estranho que as palavras entrem em guerra, mas a verdade é que grande parte do que falamos não acrescenta nada da valor, pelo contrário, até nos pode prejudicar.

Estimo que na comunicação oral, o indivíduo normal fale 80% do tempo e escute 20% do restante, quando deveria ser o contrário, falar 20% do tempo e escutar 80% do restante.

Eu incluo-me no grupo dos que tem tendência para falar demasiado e resolvi cortar o mal pela raiz, entrando em guerra com as palavras.  Pretendo eliminar as palavras que não acrescentam valor e apenas usar as que podem ajudar na concretização dos meus objetivos.

Para tal, vou introduzir medidas extremas de controlo laboral para reduzir o número de palavras em reuniões de trabalho e outras iterações profissionais importantes:

  • Meditar 10 minutos de manhã antes do trabalho e a seguir ao almoço com o temporizador da aplicação Insight Timer.
  • Criar um lembrete horário durante o dia do trabalho com a aplicação Loop - Acompanhador de Hábitos, para ter consciência em falar menos.
  • Antes de uma reunião profissional, programar o telemóvel para vibrar de 5 em 5 minutos como lembrete para falar menos com a aplicação Interval Timer.
  • Registar antes e depois de uma reunião profissional o nível de ansiedade e percentagem do tempo de escuta com uma folha de cálculo simples (no meu caso a necessidade de falar demais está relacionada em grande parte com a ansiedade).
  • Criar uma nova tarefa repetida diariamente na minha aplicação de gestão do tempo Nirvana como recordação para fazer todas estas atividades.

Efetivamente são muitas medidas, mas em estado de guerra, todos os meios são válidos para atingir os fins. Espero progredir nos próximos dias, para poder aliviar algumas destas atividades.

O Leão Como Símbolo da Assertividade

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Esta semana tive uma formação na minha organização. Quem acompanha o blogue, sabe que considero grande parte das formações inoportunas, principalmente se considerarmos no prisma da gestão do tempo, em que poderíamos estar a fazer outras atividades mais produtivas.

Como a formação era apenas de meio dia, sobre o tema da motivação no trabalho, e este ano anda não tinha tido nenhuma workshop, resolvi participar para demonstrar boa vontade nos recursos humanos.

A formadora, especialista no comportamento organizacional, revelou-se muito profissional. O ponto alto desta pequena workshop aconteceu com a projeção de um dispositivo, mostrando uma imagem de um leão com a palavra "assertividade", à semelhança da imagem do artigo.

O leão simboliza força, confiança, tranquilidade e respeito. Todas estas características são essenciais à comunicação assertiva. Não é por acaso que o leão é conhecido como o rei da selva.

O leão comunica com tranquilidade e confiança. Por ser forte, todos o respeitam e o temem ao mesmo tempo, porque sabem que serão atacados sem piedade e dó se o provocarem.

Na próxima vez que estiver em apuros ou com algum problema interpessoal mais sério no trabalho, vou pensar como o leão e a sua elegância em resolver eficazmente cada situação.

 

O Poder das Pausas na Comunicação Impulsiva

Homem de blazer zangado

Na minha tentativa de falar menos que a outra pessoa e ser um melhor ouvinte num contexto profissional tenho falhado redondamente.

Tentei usar o mantra “ouvir o dobro do que falo”, repetindo regularmente o mesmo na espetativa de melhorar, mas pouco efeito surtiu. Foi uma espécie de adaptação do tenho dois ouvidos e uma boca por alguma razão, para ouvir mais do que falo.

Esta semana pesquisei vários artigos na expectativa de encontrar alguma nova técnica ou método que me ajudasse. O blogue A Conscious Rethink tem um artigo muito interessante com dicas para parar de falar tanto.

Conhecer as razões por detrás do falar muito

É apresentado no ínicio do artigo que devemos conhecer primeiro as razões por detrás de falar tanto se queremos ter sucesso em deixar este mau hábito.

Aparecem dez razões para alguém falar muito: comportamento impulsivo, massagem ao ego, ser apreciado, dar opiniões, estar certo, apreciar drama e conflitos, pensar alto, nervosismo, silêncio e finalmente perturbação mental.

Dicas para o comportamento impulsivo

Cada pessoa pode rever-se em uma ou mais razões para falar muito. As soluções apresentadas para o controlo do comportamento impulsivo que é mais o meu caso, são as seguintes:

  • Fazer uma pausa conscenciosa antes de abrir a boca cada vez que falar, quer esteja a agir ou não por impulso.
  • Não interromper o outro até este parar de falar e fazer-se um silêncio. Até ao silêncio acontecer focar no que o outro está a dizer.
  • Pensar antes de falar.

Aplicação prática

Estás três soluções apresentam pausas e silêncios como forma de controlar a necessidade de falar muito por impulso. Como aplicação prática destas dicas, vou ler as mesmas no início do dia com o planeamento diário de tarefas a executar.

Comunicação 80/20

Homem com boca tapada

Um dos meus meus objetivos de 2020 para o trabalho é fazer uma comunicação 80/20, escutando 80% do tempo enquanto falo 20% do tempo. Este número é inspirado no Princípio de Pareto em que 80% dos resultados advêm de 20% do esforço. Esta lei pode ser aplicada a quase tudo, sendo uma medida contemporânea usada em muitos sistemas para a melhoria da produtividade pessoal.

Falar menos pode parecer contraproducente à primeira vista como ponto de melhoria na eficácia no trabalho, mas é essencial para quem quer ser respeitado e ganhar mais influência dentro de uma organização.

Nos livros as 48 Leis do Poder de Robert Greene “Diga sempre menos que o necessário” é a lei 4, e em Como Fazer Amigos e Influenciar se Pessoas de Dale Carnegie “Deixe a outra pessoa fazer grande parte da conversa” é o princípio 15.

Estes grandes dois livros de poder e influência enfatizam o valor menores como característica essencial. Ao falarmos muito, além de revelarmos aos outros as nossas intenções, acabamos por ser corriqueiros ou banais não estando atentos ao próximo, e não ouvimos informações que nos podem ser úteis.

A comunicação 80/20 não tem de seguir exatamente a proporção 80% a ouvir e 20% a falar. Pode ser adaptada consoante a situação para 70/30 ou 60/40, o importante é ter em atenção para deixar o outro ou outra fazer grande parte da conversa.

Aplicar as Leis do Poder - Iteração com a Chefia

Na última revisão dos meus objetivos anuais ficou definido que iria escrever e publicar um artigo semanalmente aplicando um caso prático baseado nas 48 leis do poder de Robert Greene.

Pois bem, hoje é o dia em que inicio este hábito semanal, descrevendo uma iteração recente que tive com o meu superior.

A iteração com o superior

Esta manhã o meu chefe ligou-me a questionar um email que tinha enviado no dia anterior. Uma vez que considerava injusta a acusação, respondi nervosamente transmitindo o meu ponto de vista, quebrando a lei n.º 9 “Não discuta. Demonstre”. No meio da conversa comecei a falar que tinha muitas habilitações para a função quebrando a lei n.º 30 “Pareça com seja fácil e não se gabe”.

A perspetiva dos colegas

Mais tarde acabei por conversar com uns colegas próximos sobre este episódio. Um dos colegas transmitiu-me de que o meu superior poderia estar a utilizar um dos meus pontos fracos, com a provocação para me destabilizar, utilizando deste modo ele próprio a lei n.º 33 “Utilize a fraqueza dos outros”.

Outro colega disse-me que como profissionalmente era difícil apontar-me alguma coisa, pelo que o meu chefe poderia estar a arranjar um motivo qualquer para apontar. Talvez com a minha performance e produtividade crie alguma inveja e mau estar superior. Isto quebra a leis n.º 46 “Não provoque a inveja” e n.º 1 “Não se sobreponha ao mestre”.

Nesta iteração estão incluídas 5 leis do poder, 4 das quais quebrei, e outra que o meu superior possivelmente usou contra mim aproveitando-se das minhas fraquezas.

A dificuldade em aplicar as leis no momento

Torna-se muito difícil estar atendo e usar todas estas leis, especialmente no momento em que se quer uma reação rápida. No entanto estar atento a este facto é o primeiro passo. O segundo passo é desenvolver o mindfulness da comunicação que é outro dos meus objetivos, e que está relacionado com o mindfulness da respiração. Ao concentrar-me na respiração quando comunico irei provavelmente ouvir melhor e criar uma maior contenção no que digo, além de evitar reações emocionais desproporcionadas.

Checklist de hábitos diários

É tempo de conectar com a checklist de hábitos diários.

Cheklist hábitos diários

 

 

5 Formas de Aplicar o Mindfulness na Comunicação

Se já ouviu falar ou experimentou alguma forma de meditação mindfulness, está ciente dos inúmeros benefícios que pode trazer ao praticante.

O mindfulness é conhecido como a atenção plena, e tem inúmeros benefícios incluindo uma melhor concentração, maior consciência, maior paciência e estado de tranquilidade entre outros. Estes tipos de benefícios são considerados internos e pessoais, mas alguns aspetos importantes da prática também podem afetar positivamente a nossa experiência externa, como a comunicação.

De seguida descrevo os cinco passos que pode seguir para trazer mais mindfulness ou atenção plena à sua vida comunicativa, combinando as suas palavras com o significado que deseja transmitir.

1. Ter um compromisso claro

Quando comunicamos com os outros é importante manter um compromisso claro para centrar a sua atenção na conversa. Isto é especialmente crítico quando existem diferenças de opinião ou certas vulnerabilidades.

2. Escolher as palavras com cuidado

É fácil ser apanhado no desejo de sermos ouvidos, que perdemos a vista do que realmente queremos dizer. Quando estiver claro da sua mensagem, use um grande cuidado na escolha das palavras. Mahatma Gandhi dizia "Fale apenas se for melhor que o silêncio".

3. Ouça com muita atenção

Por mais eloquentes que sejamos, a capacidade de comunicar é tão boa quanto a capacidade de ouvir. Deixe a sua atenção repousar completamente nas palavras do outro. Sempre que os pensamentos ameacem distrai-lo, volte gentilmente ao ato de ouvir e centre a sua consciência novamente no que o outro diz.

4. A conexão é o seu guia

A comunicação é muito mais do que as palavras trocadas entre duas ou mais pessoas; inclui linguagem corporal, tom vocal, ritmo e outros. Ao envolver-se no ato da comunicação, pratique a sintonia com a outra pessoa. Elimine as distrações e permita conectar-se completamente.

5. Não se esqueça de respirar

Na prática do mindfulness, a respiração é uma das ferramentas mais importantes. Ajuda a libertar os nossos pensamentos e a entrar na experiência da vida, movendo-nos da impulsividade para a intencionalidade. Quando comunica com outras pessoas, lembre-se de se conectar com a respiração e use-a como uma maneira de ajudá-lo a realizar as quatro etapas anteriores.

A comunicação eficaz é uma competência valiosa que exige esforço, intenção e muita prática. Ao expandir o mindfulness ou atenção plena da meditação interna para as conversas diárias com os outros, tornará-se um melhor comunicador e enriquecerá os seus relacionamentos pelo caminho.

Artigo adaptado de Five Simple Ways to Start Communicating More Mindfully, Psychology Today

3 Aplicações Para se Recordar dos Aniversários de Familiares e Amigos Mais Próximos

Lembrar do aniversário dos nossos familiares e amigos mais próximos é um ato agradável e de atenção, tanto para aqueles que são recordados, como para nós próprios, pois acabamos por sair no nosso umbigo e focar-nos no outro, nem que seja por um instante.

No Facebook, a única notificação que tenho ativada via email, é a mensagem com o aniversário dos amigos. Acontece que nem todos os meus familiares e amigos mais próximos têm o seu aniversário na rede social. Alguns, inclusive, já não têm conta sequer.

Isto levanta um problema, de que não consigo recordar-me por iniciativa própria de todas as datas. Já há alguns anos que coloquei os aniversários dos contactos mais importantes na agenda do Android juntamente com os números de telefone. Todos os contactos sincronizam automaticamente entre os dispositivos, mas por predefinição o Android não notifica as datas do aniversário, e até recentemente não me tinha lembrado de pesquisar uma aplicação para estes lembretes.

Basicamente existem aplicações para tudo e alguma coisa. No Android tem por exemplo as aplicações Aniversários, Lembretes de aniversários e Contacts' Birthdays, mas existem outras mais, sendo uma questão de escola pessoal. Além da vantagem de ser automaticamente notificado, pode configurar ainda o lembrete para uma hora específica.

Assim, já não tem desculpa para não se lembrar dos seus. Quando um familiar ou amigo mais chegado fizer o aniversário, tem uma notificação conveniente no seu telefone, podendo fazer a tal chamada para dar um pouco de atenção ao próximo.

Chegou a Altura de Reduzir a Minha Atividade na Toastmasters

As circunstâncias atualmente mudaram e nos próximos meses vou reduzir a minha atividade na Toastmasters. Esta organização providencia um local para treinar o discurso público através de sessões semanais onde não existem formadores. Os membros aprendem "fazendo" avaliando-se mutuamente de acordo com padrões pré-definidos como a organização do discurso ou a variedade vocal.

O principal motivo que me levou a aderir a um clube Toastmasters foi poder treinar a minha oratória, pois não tinha a coragem para enfrentar uma audiência. Cheguei a um ponto em que consegui falar para uma plateia de mais de 100 pessoas, o que era inimaginável até então.

Este ano tinha previsto organizar um grande evento a nível nacional dentro desta organização, para cumprir determinados objetivos e chegar ao patamar máximo de reconhecimento. Acontece que atualmente os meus objetivos pessoais não estão alinhados com os da Toastmasters, pelo que deixo cair este projeto, pelo menos neste momento.

Vou começar a ir menos às sessões do meu clube, o mínimo para manter o contacto com outros membros, muitos dos quais formei uma amizade.

Não vou desistir da Toastmasters, apenas reestruturar a gestão do tempo em função das minhas prioridades atuais. A qualquer momento, e se o justificar, regresso mais ativamente às suas atividades.

Os 4 Estilos de Comunicação segundo a Toastmasters e Sua Importância

Existe um exercício na Toastmasters que consiste numa autoavaliação dos estilos de comunicação nas nossas relações interpessoais.

Este exercício tem dois objetivos: 1) conhecer os estilos de comunicação que naturalmente mais utilizamos e 2) adaptarmos aos estilos das outras pessoas de acordo com as suas preferências de comunicação.

Estilos de comunicação

A Toastmasters identifica quatro estilos de comunicação (direto, diplomata, solidário e analítico), não existindo um estilo melhor que os outros, devendo ser utilizados em função de cada situação.

Comunicadores Diretos

Os comunicadores diretos preferem que se chegue ao ponto fulcral de maneira rápida e sucinta. Ao lidar com comunicadores deste tipo, seja específico e evite dar explicações excessivas ou ser repetitivo. Concentre-se nas soluções e só forneça detalhes quando lhe pedirem.

Comunicadores Diplomatas

Os comunicadores iniciativos valorizam a interação com outras pessoas e a partilha de histórias. Reserve algum tempo para socialização no início das reuniões e crie um ambiente amigável e não intimidativo. Dê-lhes tempo para expressar seus sentimentos e suas opiniões.

Comunicadores Solidários

Os comunicadores solidários apreciam uma abordagem tranquila e constante. Ganhe a confiança destes dando-lhes apoio e segurança. Ao pedir ideias e opiniões, encoraje-os a expressar suas preocupações e dê-lhes tempo para tomar decisões.

Comunicadores Analíticos

Os comunicadores analíticos gostam de factos e números. Apresente a estes a informação de maneira organizada e prepare-se para responder a perguntas. Seja paciente enquanto digerem e processam a nova informação.

O meu estilo de comunicação

Do auto-questionário resultou que os meus principais estilos de comunicação são o analítico e diplomático, seguido do direto. O estilo solidário é o menos utilizado. Importa com este exercício conhecer as minhas preferências de comunicação, e ter a consciência de utilizar todos os estilos de modo a adaptar-me à pessoa ou público em questão.

A Coragem de Lutar por um Cargo Melhor dentro de uma Organização

Homem a usar casaco de fato a apontar o dedo

Existem duas formas de progredir na carreira numa organização. A primeira é ser promovido para um cargo superior e a segunda é encontrar uma melhor posição noutra organização.

Existem também duas formas de abordar os elementos decisores para o reconhecimento. A primeira é a indireta em que tentamos fazer um bom trabalho e criar bons relacionamentos na expetativa que sejamos recompensados. A segunda é a direta em que nos candidatamos a determinada posição que pode estar anunciada ou não.

Esta semana resolvi fazer algo ousado na minha empresa e candidatar-me internamente para uma eventual posição de direção.

Trabalho numa grande organização há muitos anos, como técnico, e nunca fui reconhecido com um cargo superior, embora tendo um grande desempenho. Já que a abordagem indireta não tem funcionado, resolvi desta vez tentar a abordagem direta, e envie um email para as principais pessoas de gestão de topo revelando as minhas intenções.

No email constava a minha intenção, seguida de uma breve descrição das minhas competências e concretizações profissionais recentes, e finalmente um convite para uma conversa com o objetivo de explorar uma oportunidade.

Confesso que foi um ato de coragem, até porque não existe nenhuma posição superior aberta de momento, tratando-se de uma candidatura espontânea dentro da organização. De qualquer modo, penso que na generalidade as pessoas são escolhidas previamente, constituindo a fase oficial de candidatura a determinada posição apenas como validação.

Tive conhecimento que a equipa executiva encontra-se a reestruturar a empresa, e é nestes momentos que surgem as melhores oportunidades de progressão interna. Quanto melhor é o cargo, mais concorrência existe, e mais difícil se torna conquistar uma posição, pelo que a celeridade de resposta às oportunidades é essencial.

Na progressão da carreira, é importante olhar inicialmente para as perspetivas internas de novos cargos, e concorrer indiretamente ou mesmo diretamente com fiz desta vez. Teoricamente isto é mais fácil, tendo em conta que já conhecemos os elementos decisores e possa haver uma boa relação com eles.

Contudo, também poderá haver a possibilidade de não ser promovido dentro de uma organização. Nestes casos o melhor é procurar outras oportunidades noutras organizações.

A melhor solução é seguir o exemplo dos verdadeiros profissionais de gestão de carreiras, e procurar oportunidades dentro e fora da sua organização. Como alguma sorte, é possível ter várias ofertas em simultâneo, e assim negociar melhores condições para a nova posição.

Photo by Lukas from Pexels