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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 3)

Não basta traçar os objetivos anuais no início do ano e depois esperar pelo melhor. Possivelmente o que irá acontecer será a desistência ou esquecimento dos mesmos pelo caminho. É importante manter os objetivos relevantes e atuais através de uma revisão periódica.

Esta é a terceira e última parte da revisão trimestral dos meus objetivos para 2020, dando um exemplo pessoal, e demonstrando que é um trabalho que exige reflexão e tempo. Não seria de esperar outra coisa para almejar uma performance acima da média.

Um processo de três passos

Recomendo executar esta tarefa no final de cada trimestre, consistindo em três passos:

  1. Criação de um mapa mental ou lista com as ideias ou tópicos a desenvolver para o ano divido por áreas. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 1).
  2. Validação dos objetivos perguntando qual a razão por detrás de cada um (porquê) e escrever os mesmos de acordo com a fórmula SMART. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 2).
  3. Criar um plano de ação através de projetos, tarefas e hábitos de suporte aos objetivos. Este ponto é fundamental e o único que tem utilidade prática, fazendo a ligação entre a estratégia e a realidade. Neste artigo vou desenvolver este último ponto.

Um projeto é um conjunto de tarefas relacionadas com o mesmo tema, Um hábito é a mesma tarefa repetida periodicamente (diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente, etc).

De seguida é apresentado o exemplo para as áreas da saúde e trabalho dos meus objetivos pessoais. Deverá ler os artigos anteriores para ficar com o contexto geral.

Área da saúde

Ideias: relaxamento, visão, mindfulness

Hábitos:

  • Não usar aparelhos eletrónicos de leitura e fazer relaxamento da face e olhos a partir das 22h (diário).
  • Usar a técnica Pomodoro de gestão do tempo (diário).
  • Aplicar mindfulness na caminhada (diário).
  • Aplicar mindfulness na comida (diário).
  • Aplicar mindfulness na comunicação (diário).
  • Aplicar mindfulness na respiração (diário).

Ideias: alimentação, vegetariano

Hábitos

  • Cozinhar duas receitas vegetarianas à terça-feira e sábado (semanal)

Área do trabalho

Ideias: Leis do Poder, Greene

Hábitos

  • Escrever um artigo com a aplicação de um caso prático no meu trabalho inspirado da obra de Robert Greene As 48 Leis do Poder (semanal).

As áreas casa, social, pessoal, espiritual e dinheiro não precisam de um desenvolvimento como o realizado para as restantes áreas, e de modo a evitar complicar o processo de revisão dos objetivos. Os mesmos já estão engrenados nos meus hábitos, bastando recordar as ideias principais de vez em quando.

Deverá constar que neste exemplo os objetivos produziram hábitos, o que não é obrigatório. O resultado poderia ser também projetos e tarefas. No entanto os hábitos têm a vantagem de criar rotinas, que poderão tornar as coisas mais fáceis para muitas pessoas.

Usar uma checklist para os hábitos diários

Para não sobrecarregar as listas de tarefas com hábitos, vou apenas criar tarefas repetitivas na minha aplicação de apoio à gestão do tempo para os hábitos semanais. Os hábitos diários serão incluídos numa checklist para o efeito.

Termina assim esta série de três artigos dedicados à revisão trimestral dos objetivos anuais. Trata-se de uma atividade que não é fácil, mas que traz grandes recompensas àqueles que querem ter um ano mais produtivo e de sucesso. A alternativa seria mais um ano em que não se definem objetivos nem se atingem metas relevantes.

Quero também deixar claro que o processo de definição de objetivos não tem de iniciar no início do ano. Se ainda não traçou as suas metas para 2020, do que está à espera?

Perfecionismo Bom e Perfecionismo Mau

Quando se fala em perfecionismo, muitas pessoas associam esta característica pessoal a algo negativo. Frases como “não sejas tão perfecionista” ou “deixa-te de perfecionismos” fazem parte do nosso dia-a-dia.

Este tipo de pensamento é típico de uma visão do mundo com uma lente de branco ou preto. Na realidade a lente é mais da cor cinzenta, e o perfecionismo pode ser considerado tanto mau como bom. Vou dar dois exemplos.

Primeiro exemplo

Imagine que quer preparar um almoço especial para a sua família. Encontra uma receita na Internet sendo que tem todos os ingredientes em casa à exceção de dois. A receita é possível de ser feita, podendo não utilizar os ingredientes em falta ou substitui-los por outros que tenha em casa.

Decide de qualquer modo que quer cumprir a receita á risca e desloca-se ao seu supermercado habitual. Neste supermercado não encontra os ingredientes que procura e visita outro supermercado. Neste apenas encontra um dos ingredientes.

Como quer fazer uma receita perfeita, vai ainda a outro supermercado, onde para sua surpresa não encontra o ingrediente em falta. Não contente ainda visita um novo supermercado onde não existe o que quer. Acaba por desistir e voltar para casa fazendo a receita com o que tem.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Segundo exemplo

Imagine agora que tem um potencial cliente que o colocou entre os principais candidatos a trabalhar num projeto, que se conseguir ganhar poderá fazer com que a sua firma cresça significativamente no seu mercado. Informa-se sobre quem são os seus concorrentes, analisando os seus pontos fortes e fracos, e comparando com a sua organização.

Depois procura saber quem é ou são os responsáveis dentro da firma do seu potencial cliente pela decisão da contratação.Depois de saber quem são os responsáveis, procura informar-se sobre cada um deles e os contactos que tem em comum de modo a saber mais sobre os requerimentos do processo de contratação. Com esta informação procura agendar uma reunião com os elementos decisores para saber o feedback da sua proposta em relação aos seus concorrentes e de como pode melhorá-la.

Com este novo feedback refaz a sua proposta de modo a ficar rigorosa de modo a ir de encontro às verdadeiras necessidades do seu cliente.De seguida faz um acompanhamento rigoroso para garantir que a sua proposta seja a escolhida, fazendo tudo o que for necessário.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Conclusão

Se respondeu no primeiro exemplo perfecionismo mau e no segundo exemplo perfecionismo bom acertou. Como vê, o perfecionismo não deve ser visto unicamente como algo mau, nem tão pouco como algo bom. A verdade é que se situa numa área cinzenta, podendo ser mau ou bom consoante o caso a que se aplica. Na próxima vez que tiver de fazer alguma coisa, decida o que é importante, e planeie o tempo de acordo.

Microsoft To-Do: Introdução e Descrição da Interface da Aplicação

Micorsoft To-Do - Interface principal de aplicação

O Microsoft To-Do é uma aplicação gratuita de gestão de tarefas que prima pela sua simplicidade e funcionalidade, sendo atualmente uma alternativa viável para aqueles que pretendam gerir melhor o tempo e aumentar a produtividade pessoal.

Neste artigo vou fazer uma introdução e descrição da interface da aplicação.

Interface principal

O meu dia (número 1) – aqui são apresentadas as tarefas selecionadas para o dia. Se clicar no símbolo da lâmpada (número 2) é mostrada uma sugestão de tarefas para executar, normalmente as tarefas com datas de conclusão para o dia ou tarefas atrasadas.

Importante (número 3)  – todas as tarefas assinaladas com estrela aparecem nesta lista.

Planeado (número 4)  – todas as tarefas com datas de conclusão encontram-se nesta lista.

Tarefas (número 5)  – todas as tarefas que não têm listas atribuídas são inseridas aqui.

Nova lista (número 6)  – clicar aqui para criar uma nova lista. Uma lista é um conjunto de tarefas, e pode atribui o nome que pretender.

Novo grupo (número 7)  – pode criar um novo grupo de listas de tarefas clicando aqui.

Adicionar uma tarefa (número 8)  – aqui são adicionadas novas tarefas às listas ativas.

Microsot To-Do: Interface das definições da aplicação

 

Interface das definições

Ao clicar no seu perfil tem acesso às definições da aplicação onde pode configurar a apresentação da mesma

Tema (número 9)  – pode escolher entre o tema claro, escuro ou do Windows.

Listas inteligentes (número 10)  – na interface principal tenho ativas duas listas inteligentes: importante e planeado, Pode selecionar outras listas como concluídas, tudo ou atribuídas a si se trabalhar em colaboração com outros no Microsoft To-Do.

Termina assim o artigo de Introdução e descrição da interface da aplicação.

Artigos relacionados

  1. A app que veio substituir o wunderlist (este artigo).
  2. Introdução e descrição da interface da aplicação.
  3. Como criar listas de tarefas que funcionem.
  4. Como atribuir datas às tarefas da forma correta.
  5. Como dividir tarefas maiores em passos mais pequenos e manejáveis.
  6. Como selecionar as tarefas a executar e começar o dia da melhor forma.
  7. Como acompanhar objetivos e hábitos com a ajuda das listas de tarefas.

Se achar este artigo útil para a sua gestão do tempo faça um comentário. Se houver interesse suficiente, continuarei esta serie de artigos dedicado à criação e gestão de listas de tarefas no Microsoft To-Do.

 

Um Mês de Junho Repleto de Atividades

Este mês está a revelar-se especialmente atarefado, com muitos compromissos e atividades assumidos, mas também existem boas notícias.

Regressei esta semana ao escritório depois de mais de dois meses em teletrabalho. Alguns projetos que tinham ficado em "banho maria" acabaram por ser retomados, ficando atualmente em mãos com o acumulado do serviço. Como nota positiva, é que um colega irá “agarrar” e continuar um grande projeto em que estava a trabalhar, libertando a minha energia para outras atividades.

Tenho também uma conferência online agendada com mais de uma dezena de palestrantes que preciso preparar durante o mês. Entre videoconferências para a gestão dos palestrantes e a preparação técnica das salas no Zoom (as reuniões online vieram para ficar e o zoom está na moda!), o trabalho está a ficar intenso. Felizmente as minhas experiência na gestão de projeto permitiu ter mais de metade dos palestrantes confirmados e a conferência está no bom caminho, o que não invalida o trabalho a realizar.

Nas finanças pessoais, e depois de 18 meses a trabalhar afincadamente numa estratégia de trading, começaram finalmente a aparecer resultados consistentes. Esta área é para continuar a desenvolver e otimizar.

Finalmente, e porque a vida não é só trabalho e dinheiro, o verão está à porta, para aproveitar a praia, retemperando energias e vitalidade. Costumo dizer que para viver num pais de sol e praias como Portugal ou outro país com bom clima, tem de se pagar esta regalia sobre a forma de ordenados baixos. É uma espécie de imposto natural sobre o bom tempo coletado na fonte.

Microsoft To-Do: A App que Veio Substituir o Wunderlist

Microsoft To-Do: O Meu Dia

O Wunderlist, umas das aplicações mais populares de sempre para a criação de listas de tarefas, foi finalmente encerrada a 6 de maio de 2020. A empresa de produtividade pessoal baseada em Berlim na Alemanha, tinha sido comprado em 2015 pela Microsoft, tendo o gigante tecnológico americano optado por fechar e desenvolver uma nova app com a mesma equipa.

Nesta série especial de artigos dedicado à nova aplicação Microsoft To-Do, vou apresentar e demonstrar como através de uma ferramenta simples, é possível criar e gerir de listas de tarefas que permitam gerir melhor o tempo e aliviar a pressão do dia-a-dia.

A vantagem da Microsoft To-Do em relação a todas as outras aplicações que já existem no mercado é a sua simplicidade, sem deixar de ser extremamente funcional.  O facto de a aplicação ser gratuita também é um forte ponto a favor, bastando usar ou criar uma nova conta da Microsoft para usufruir da mesma.

Artigos relacionados

  1. A app que veio substituir o wunderlist (este artigo).
  2. Introdução e descrição da interface da aplicação.
  3. Como criar listas de tarefas que funcionem.
  4. Como atribuir datas às tarefas da forma correta.
  5. Como dividir tarefas maiores em passos mais pequenos e manejáveis.
  6. Como selecionar as tarefas a executar e começar o dia da melhor forma.
  7. Como acompanhar objetivos e hábitos com a ajuda das listas de tarefas.

Se achar este artigo útil para a sua gestão do tempo faça um comentário. Se houver interesse suficiente, continuarei esta serie de artigos dedicado à criação e gestão de listas de tarefas no Microsoft To-Do.

Generalista ou Especialista: Qual o Melhor?

Iniciei este blogue com o objetivo geral de escrever sobre produtividade geral, tendo publicado artigos sobre a gestão do tempo, definição de objetivos, gestão do email, gestão das reuniões de trabalho, saber quando dizer não e outras técnicas para conseguir aproveitar melhor o tempo e conseguir fazer mais do que é importante.

Depois alarguei os temas para a liderança e comunicação, sendo também outro campo bastante abrangente. Foquei-me nas relações interpessoais, dinâmicas do poder, estratégia e de como podemos ter uma maior influência.

Neste momento sinto que estou um pouco disperso. Na semana passada tive a oportunidade de ver um curto vídeo de Tim Ferriss, autor do livro 4 Horas por Semana,  em que abordava o tema se deveríamos nos especializar ou ser generalistas.

A resposta de Ferriss foi que deveríamos ser especialistas generalistas. Depois explicou que o que quis dizer com isto, é que podemos combinar várias áreas distintas para formar um novo ângulo sobre algo em podemos ter uma vantagem competitiva.

Dá o exemplo do lendário investidor Warren Buffet que o combinou o seu talento nas finanças com a capacidade de falar em público para atrair investidores e fazer negócios nos mercados financeiros.

Como é que posso, por exemplo, aplicar este conhecimento ao blogging?

1 – Saber quais as minhas principais áreas de competência

Engenharia, gestão de projeto, bolsa de valores, gestão do tempo, escrever, falar em público, desenvolvimento de sites e escrever em inglês.

2 – Saber quais das áreas anteriores tenho uma maior paixão para desenvolver a tempo parcial (pontuação de 1 a 5)

Engenharia (1), gestão de projeto (2), bolsa de valores (4), gestão do tempo (4), escrever em português (5), falar em público (2), desenvolvimento de sites (4) e escrever em inglês (4).

3 - Combinar duas ou mais áreas com 4 ou 5 valores para uma vantagem competitiva

Bolsa de valores (4) escrever em português (5) e desenvolvimento de sites (4): Já criei um blogue no wordpress.org com alojamento próprio onde partilho a minha estratégia de investimento e as minhas negociações na bolsa.

Gestão do tempo (5) e escrever em inglês (4): De certa forma é o que estou a fazer parcialmente no The Daily Habit em português, embora os temas vão muito mais para além da gestão do tempo como escrevi no início do artigo.

4 - Desenvolver um plano de ação

Blogue de finanças pessoais: já foi lançado há vários meses, com publicações diárias a documentar o meu caminho até à independência financeira, pelo que neste momento o plano está em marcha.

Blogue de gestão do tempo: Vou criar um novo blogue de gestão do tempo na língua inglesa focado num nicho da produtividade pessoal, por exemplo sobre i) definição de objetivos ou ii) gestão do email. (Paralelamente vou continuar com o The Daily Habit mais generalista em formato de diário.

5 - Aspetos práticos

Entre o trabalho, blogues e outras atividades importa criar algum equilíbrio para evitar o esgotamento. As intenções são boas, mas a saúde vem em primeiro lugar, pelo que as publicações do novo blogue de gestão do tempo terão de ser pausadas para conseguir apreciar o processo.

O novo blogue será criado numa plataforma gratuita como o Blogger ou Medium. Não pretendo rentabilizar o blogue pelo que não fará sentido gastar dinheiro. Este foi um dos vários erros que cometi em projetos anteriores, comprando domínios e alojamento online desnecessário.

Conclusão

Uma vantagem competitiva no mercado não se obtém com a generalização nem com o especialização, mas sim com uma combinação dos dois. O especialista generalista combina várias áreas eficazmente para oferecer uma nova perspetiva com maiores probabilidades de sucesso. Aqui foi apresentado o caso prático do blogging, mas o mesmo processo poderia ser aplicado a outro tema. É claro que existem exceções à regra, mas a menos que seja o próximo Einstein ou Ronaldo, deverá procurar um nicho comercial de várias áreas onde consiga prosperar.

Definição de Produtividade Pessoal

A produtividade pessoal é um conceito vago, mas gostaria de avançar com uma definição para efeitos de clarificação.

Definição de produtividade pessoal segundo The Daily Habit:

"Execução de todas as atividades inerentes, incluindo a gestão do tempo, que levam o indivíduo a trabalhar ou fazer para alcançar os seus objetivos."

Desta definição depreende-se que a atividade da gestão do tempo é fundamental para a produtividade, mas não é única. Todas as atividades que possam contribuir para os nossos objetivos contribuem para aumentar a produtividade pessoal, e vice-versa no caso contrário.

Por exemplo, se um dos meus objetivos for encontrar um novo emprego ou ser promovido, todas as atividades inerentes como a atualização do curriculum vitae, networking, desenvolvimento de uma estratégia, etc. contribuem para a minha produtividade pessoal. Por outro lado, se não tiver o objetivo de encontrar um novo emprego ou ser promovido, estas atividades de nada me servem, constituindo apenas perda de tempo, e que poderia empregar noutras atividades “mais produtivas”.

Dei este exemplo porque muitos especialistas de recursos humanos dizem que devemos ter o CV sempre atualizado e o networking deve ser permanente, ou seja, uma procura passiva de novas oportunidades profissionais. Até certo ponto estes especialistas têm razão, mas do ponto de vista de produtividade pessoal isto não tem qualquer sentido.

Encontrar um novo emprego ou ser promovido, pelo menos para um cargo ou posição de relevo, como em tudo na vida, existe esforço, dedicação e persistência. É preciso trabalhar ativamente neste objetivo, e não passivamente na esperança que alguém se lembre de nós. A concorrência é feroz e competitiva, não permitindo uma posição tão “gentil” perante o mercado de trabalho.

Para termos uma maior produtividade pessoal, devemos obrigatoriamente definir os nossos objetivos, fazer uma boa gestão do tempo, executar todas as atividades inerentes e importantes, bem como livrar-nos ou dizer não a todas as outras atividades.

Reuniões à Distância de Um Clique

Quando o email apareceu, as pessoas estavam entusiasmadas com a nova tecnologia e enviavam emails a toda a hora para uma grande lista de contactos. O trabalho de enviar um email para uma, dez ou mais pessoas era praticamente o mesmo bastando adicionar os endereços no campo do destinatário.

Com a pandemia do Covid-19 e os novos hábitos de trabalho, as reuniões estão mais fáceis e à distância de um clique através do uso generalizado da videoconferência. Isto traz tanto vantagens como desvantagens, sendo uma questão de saber tirar partido das ferramentas de produtividade.

As principais vantagens incluem realizar reuniões à distância sem as limitações físicas habituais, além de prevenir o contágio no panorama atual do coronavírus.

A grande desvantagem é semelhante à verificada no email, com o abuso das reuniões online, e fazendo-se mais reuniões do que o necessário.

Já tinha escrito aqui noutro artigo que considerava as reuniões organizacionais o maior inimigo da produtividade pessoal, e isto inclui as reuniões presenciais e online.

O agendamento de uma reunião deve ter um objetivo específico. Se queremos gerir melhor o nosso tempo e ser mais produtivos temos de reduzir as reuniões ao essencial.

Continuar a Desenvolver os Objetivos de 2020: Porque o Ano não Parou

Esta é uma semana dedicada ao blogging, escrevendo sobre pensamentos de produtividade pessoal relacionados com os meus objetivos para 2020.

Organizar uma conferência virtual

No próximo mês vou organizar uma conferência virtual da Toastmasters com a presença de muitos membros a nível nacional. Já tinha desistido deste projeto, por causa da tarefa herculana que é preparar um evento desta natureza.O evento estava previsto ser realizado presencialmente, e tratar do espaço era a maior dor de cabeça. Com o Covid-19 uma ameaça transformou-se em oportunidade. Com a conferência a ser realizada virtualmente, a barreira física desapareceu, com a tecnologia de videoconferência a dar uma grande ajuda.

A nova realidade do teletrabalho

Trabalho numa grande organização, estando como muitos outros portugueses em teletrabalho em casa. A vantagem é que existe uma maior conciliação entre a vida pessoal e profissional estando completamente ambientado à nova realidade. A desvantagem é que estou mais isolado, tendo de me defender de “alguns ataques” de superiores. Com o estudo em profundidade das leis do poder e influência tenho conseguido proteger-me e até prosperar neste novo ambiente.

Investir na bolsa de valores

Um dos grandes objetivos de 2020 é continuar a desenvolver a estratégia de investimento na bolsa de valores, que já tinha iniciado em 2019. Todos os dias dedico tempo a esta atividade e estou completamente envolvido nos mercados financeiros, estudando e praticando a negociação nos mercados financeiros. Tenho um estilo de trading muito ativo, abrindo e fechando posições de ações no mesmo dia. É uma atividade de elevado risco com oportunidades ilimitadas, destinada a quem quer levar a rentabilização do seu dinheiro ao extremo.

Criar listas de tarefas

Tenho uma paixão por criar listas de tarefas, sendo que já uso as mesmas à vários anos. A listas de tarefas foi a ferramenta que me permitiu aumentar exponencialmente a minha produtividade tendo inclusive permitido concluir com sucesso uma tese de mestrado e manter todas as outras atividades em equilíbrio. Possivelmente irei criar um blogue prático dedicado exclusivamente à técnica e métodos para a execução destas listas de tarefas, demonstrando como alguém interessado poderá obter a mesma produtividade pessoal que eu.

O ano de 2020 está a ser diferente do habitual, mas nem por isso menos produtivo. Tenho a sorte de manter o meu emprego e estar numa área em que a produção de trabalho continua. Tenho vários objetivos que estou a desenvolver em 2020, sendo que no artigo de amanhã irei abordar os objetivos de carreira, especificando metas realizáveis.

Quatro Semanas em Teletrabalho: Novos Hábitos de Produtividade

Parece incrível que já passaram quatro semanas desde que vim para casa em teletrabalho. Os primeiros dias custaram um pouco com a adaptação à nova realidade, mas neste momento já estou “a todo o vapor”.

Felizmente estou numa atividade, que embora afetada pela pandemia do Covid-19, não sofreu reduções drásticas como o turismo e lazer. Durante este tempo em teletrabalho, constatei uma melhoria da produtividade pessoal dos profissionais com que contacto.

Reuniões mais eficazes

Sempre reduzi ao mínimo as reuniões de trabalho, pois considero a maior perda de tempo nas organizações. A generalidade das pessoas agenda reuniões porque não consegue tomar decisões sozinha, ou por ter a sensação de que estar ocupado é o mesmo que ser produtivo.

Devido à necessidade das videoconferências, que são mais cansativas do que as reuniões presenciais, os profissionais tendem a realizar menos reuniões, e quando as realizam são mais objetivos.

Menos tempo ao telefone

O telefone é um meio útil para certos esclarecimentos ou urgências. Devido à desorganização de grande parte dos profissionais, que deixam tudo para a última da hora, estes usam e abusam do telefone, que é um meio intrusivo de interromper o outro.

A pandemia modificou o conceito de urgência do trabalho para a saúde. Afinal já não existe tanta coisa urgente, e consequentemente telefona-se menos.

Maior eficiência com o email

Com menos reuniões e telefonemas, o email é agora o meio predileto de comunicação, sendo o “rei da comunicação”. Os profissionais respondem mais prontamente aos emails enviados, e criam novos emails para verem as suas situações resolvidas.

Em termos pessoais, é o meu meio preferencial de comunicação, porque desligo as notificações e tenho horas determinadas para ler e responder a mensagens, constituindo assim um canal de comunicação não intrusivo.

Conclusão

A pandemia do Covid-19 veio trazer novos hábitos de produtividade aos profissionais, com a obrigatoriedade do teletrabalho para muitas pessoas e organizações. Se em termos gerais foi disruptivo, e condicionou a atividade de muitas organizações, por outro lado, trouxe mais produtividade no trabalho com a utilização dos meios tecnológicos de uma forma mais eficaz.