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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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O que David Allen nos Diz Sobre Objetivos e Metas

Making It All Work de David Allen

David Allen é um guru da gestão do tempo mundialmente conhecido pelo seu sistema Getting Things Done ou GTD.

O autor propõe organizar as listas de tarefas através de uma estrutura hierárquica:

  1. Tarefas – atividades individuais e descompostas para serem executadas (exemplo: criar um memorando no trabalho ou pagar a conta da eletricidade.
  2. Projetos – um conjunto de duas ou mais tarefas relacionadas (exemplo: escrever artigo (projeto), em que a primeira tarefa é pesquisar, a segunda tarefa é escrever e a terceira tarefa é rever e editar).
  3. Contextos – o que preciso para executar determinada tarefa (exemplo: nível de energia baixo, médio ou alto).
  4. Áreas de responsabilidade: agrupar as tarefas e listas de projetos por áreas temáticas (exemplo: pessoal, trabalho, família, hobbies, dinheiro, etc.).
  5. Objetivos ou Metas: o que pretendo alcançar nos próximos um a dois anos.

Cada um destes pontos merece um artigo dedicado, sendo que neste artigo pretendo escrever apenas sobre o último ponto da importância dos objetivos deixando aqui as principais transcrições do livro de Allen Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life.

Sobre a importância dos objetivos

“É um facto bem conhecido de que o atributo comum dos indivíduos e organizações com alta performance é ter um conjunto de objetivos claros e escritos.”

O paradoxo dos objetivos

“Se os objetivos são tão valiosos, porque é que existe tanta resistência no processo? O desafio dos objetivos é o compromisso com qualquer tipo de resultado de longo prazo, de assumir uma vontade de abandonar a familiaridade do dia-a-dia e arriscar um salto para o desconhecido. E se não conseguir atingir o que quero? E se não for a coisa certa a fazer? O que tenho de sacrificar?”

Em determinadas alturas traçar objetivos pode não fazer sentido.

“Existem momentos em que o foco num objetivo ambicioso pode não ser o curso de ação mais apropriado, já que o poderá fazer sentir-se menos no controlo, que é o oposto do pretendido. (…) Se já está a sentir-se um pouco instável a gerir a sua atual realidade, um objetivo muito alto será provavelmente contraprodutivo.”

A importância de começar nas pequenas coisas.

“Grande parte do que desenvolvi nos modelos GTD foi baseado no facto de que as pessoas não conseguem focar-se apropriadamente no quadro geral por causa da sua incapacidade para lidar com o essencial. Existem momentos da vida em que as pequenas coisas sobrecarregam tanto uma pessoa que definir objetivos poderá ser um exercício artificial e penoso.”

Só o indivíduo poderá saber se precisa ou não de ter objetivos

“É uma decisão difícil saber quando se devem traçar metas e objetivos para se atingir o foco, e quando será melhor aceitar e gerir a realidade, para que mais tarde, no devido tempo, e com maior estabilidade e claridade, finalmente caminhar em direção a novas direções e responsabilidades. Somente o próprio sabe a resposta.”

Conclusão

David Allen descreve no seu livro que embora a criação de metas e objetivos seja essencial a uma maior rentabilidade de indivíduos e organizações, quando nos sentimos desorganizados e vivemos no caos, poderá fazer mais sentido focarmo-nos nas pequenas coisas e no essencial. Neste caso, estabilizar o dia-a-dia, deverá ser a prioridade.

À medida que ganhamos controlo e confiança, mais tarde, podemos decidir se no nosso caso em particular justificará traçar objetivos, que só fará sentido se proporcionar um foco adicional.

Até porque existem muitas pessoas bem-sucedidas que nunca traçaram objetivos, embora se acredite que neste último caso estas tenham um propósito maior que serve de guia para aproveitarem as oportunidades que a vida lhes dá

Mudei as Minhas Listas de Tarefas para a Aplicação TickTick

As Minhas Listas de Tarefas no TickTick - Quadro Inicial

Depois de quase três anos a usar a aplicação de gestão de tarefas Nirvana mudei para o TickTick.

O TickTick é uma aplicação moderna que tem todas as funcionalidades necessárias a uma boa gestão do tempo. Embora funcione num modelo freemium, a versão gratuita é tudo o que preciso.

A minha configuração baseia-se no uso de cinco listas de tarefas: trabalho, pessoal, bolsa, aguardando e repetindo.

Nas listas de trabalho e pessoal tenho as atividades profissionais e pessoais . A bolsa é um grupo o qual subdividi em várias listas de tarefas para refletir as diferentes áreas de atuação nos mercados financeiros (não exibido por questões de privacidade).

A lista aguardando é muito importante porque na minha atividade profissional de gestão de projetos estou muito dependente de terceiros usando esta lista para acompanhar as tarefas.

A lista repetindo é usada para atividades de rotina, como pagar contas todos os meses, dar uma volta junto ao mar todos os fins de semana, reuniões semanais, etc.

O TickTick tem ainda incluída a funcionalidade da técnica de Pomodoro, que uso extensivamente há vários anos, permitindo-me focar em blocos de tempo.

O uso de listas de tarefas foi um fatores que mais contribuiu para o aumento exponencial da minha produtividade, e independente de se usar uma aplicação ou mesmo o papel, o importante é ter algo que funcione como um segundo cérebro que nos possa apoiar no dia-a-dia.

Como o famoso guru da gestão do tempo David Allen diz:

A sua mente é para ter ideias, não para guardá-las.

O Meu Sistema de Gestão do Tempo para 2021

Relógio de rua

Depois dos objetivos para 2021 traçados, importa rever o sistema de gestão do tempo. Nos últimos anos tenho usado o sistema clássico do calendário mais as listas de tarefas, que tem funcionado satisfatoriamente bem. Este ano introduzi o acompanhamento dos hábitos, formando a trilogia calendário + tarefas + hábitos, e que passo a explicar de seguida.

Calendário para compromissos

No calendário são colocados os compromissos assumidos com terceiros, como reuniões de trabalhos, consultas médicas, etc. A finalidade é ter a agenda o mais livre possível para executar as tarefas incluídas nas respetivas listas apresentadas de seguida.

Listas de tarefas para atividades importantes e necessárias

Tenho três listas de tarefas divididas pelas áreas do trabalho, pessoal e trading. Pretende-se que cada área reflita um contexto, para ser mais fácil rever as listas periodicamente (neste caso emanalmente). Para manter cada lista manejável, deve haver mais de 12 tarefas por lista. Se uma tarefa não for importante ou necessária, não vai para a lista.

Aplicação de hábitos

Este ano a novidade no meu sistema de gestão do tempo, está na implementação de uma aplicação de hábitos. Um hábito também poderá ser introduzido numa lista de tarefas através de uma atividade repetitiva, mas uma aplicação dedicada trás algumas vantagens. Primeiro, a lista de tarefas não é sobrecarregada com hábitos diários, e em segundo lugar uma aplicação permite visualizar estatísticas e a evolução dos hábitos ao longo do tempo.

Um bom sistema de gestão do tempo deverá ser adaptado a cada personalidade

Existem inúmeros sistemas de gestão do tempo, e dentro de cada sistema aplicam-se ainda inúmeras variações. Cada pessoa deverá encontrar o melhor sistema de acordo com a sua personalidade. Deverá ser motivante, pois todos sabemos como é fácil abandonar uma rotina, mesmo sendo boa para nós.

De seguida deixo algumas ideias de aplicações que podem ser utilizadas gratuitamente:

Calendário: GoogleOutlook.

Tarefas: TicktickTodoistMicrosoft To-Do (as primeiras duas têm modelos fremium, mas que na versão gratuita são funcionais para a necessidade da maior parte das pessoas).

Hábitos: Loop.

 

 

A Melhor Aplicação Gratuita de Hábitos

Depois dos meus objetivos delineados para 2021, consta-se que grande parte dos mesmos originam hábitos. Os hábitos consistem nas mesmas atividades repetidas ao longo do tempo, e são diferentes das tarefas, em que geralmente estas últimas são únicas.

Desta forma, os hábitos não devem ser geridos da mesma forma que uma lista de tarefas, pelo que neste artigo proponho a aplicação gratuita Loop disponível no Android para acompanhar as rotinas.

Aplicação Hábitos - Quadro Inicial

Na imagem acima encontra-se o quadro principal da aplicação com todos os hábitos que pretendo seguir. À semelhança dos objetivos, os hábitos encontram-se divididos por cores consoante a área: trabalho a vermelho, dinheiro a verde e pessoal a azul.

Aplicação hábitos - Configuração hábitos

Cada hábito tem como objetivo um número de repetições por semana, que é facilmente configurável na aplicação. No início do processo de formação de hábitos, poderá ser útil usar alertas como lembrete.

Aplicação hábitos - Estatísticas

Uma das grandes de usar uma aplicação de hábitos, è a capacidade de analisar estatísticas e relatórios. Nesta aplicação é possível visualizar os gráficos com o histórico e as melhores séries (dias consecutivos a repetir um hábito).

Guerra das Palavras

Soldados em treino de guerra

Poderá parecer um pouco estranho que as palavras entrem em guerra, mas a verdade é que grande parte do que falamos não acrescenta nada da valor, pelo contrário, até nos pode prejudicar.

Estimo que na comunicação oral, o indivíduo normal fale 80% do tempo e escute 20% do restante, quando deveria ser o contrário, falar 20% do tempo e escutar 80% do restante.

Eu incluo-me no grupo dos que tem tendência para falar demasiado e resolvi cortar o mal pela raiz, entrando em guerra com as palavras.  Pretendo eliminar as palavras que não acrescentam valor e apenas usar as que podem ajudar na concretização dos meus objetivos.

Para tal, vou introduzir medidas extremas de controlo laboral para reduzir o número de palavras em reuniões de trabalho e outras iterações profissionais importantes:

  • Meditar 10 minutos de manhã antes do trabalho e a seguir ao almoço com o temporizador da aplicação Insight Timer.
  • Criar um lembrete horário durante o dia do trabalho com a aplicação Loop - Acompanhador de Hábitos, para ter consciência em falar menos.
  • Antes de uma reunião profissional, programar o telemóvel para vibrar de 5 em 5 minutos como lembrete para falar menos com a aplicação Interval Timer.
  • Registar antes e depois de uma reunião profissional o nível de ansiedade e percentagem do tempo de escuta com uma folha de cálculo simples (no meu caso a necessidade de falar demais está relacionada em grande parte com a ansiedade).
  • Criar uma nova tarefa repetida diariamente na minha aplicação de gestão do tempo Nirvana como recordação para fazer todas estas atividades.

Efetivamente são muitas medidas, mas em estado de guerra, todos os meios são válidos para atingir os fins. Espero progredir nos próximos dias, para poder aliviar algumas destas atividades.

Porque a Semana Começa ao Domingo

Carrinha junto ao mar

Na maioria dos calendários existe uma opção que permite aos utilizadores selecionar se a semana inicia à segunda-feira ou domingo. Sempre achei esta opção um pouco estranha, porque pensei na segunda-feira como o início da semana, desde o tempo da escola e depois mais tarde no trabalho.

Agora, a minha perspetiva mudou, e ao domingo, embora não sendo um dia de trabalho regular, marca a preparação para a semana que se inicia. O domingo para mim, é um dia híbrido, preenchido com atividades pessoais misturadas com outras de planeamento e trabalho, sem nenhuma ordem em particular.

A nível de planeamento, faço a revisão semanal das minhas atividades. Uso a aplicação Nirvana para a gestão de listas de tarefas e projetos que é adaptada do método de gestão do tempo GTD.

O domingo é também o dia em que reinício a atividade física ao final da tarde com a prática do yoga. Preparo ainda a semana de trading na bolsa de valores.

Para não me esquecer de nenhuma tarefa importante, dou uma vista de olhos pelo mapa mental com os meus objetivos de 2020. Este passo é fundamental para se atingirem metas, tendo levado anos a criar este hábito. Mais vale tarde do que nunca!

Quando o tempo (atmosférico) permite, gosto ainda de dar um passeio junto ao mar. É super relaxante juntar a serenidade da natureza com o início da semana ao domingo.

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 3)

Não basta traçar os objetivos anuais no início do ano e depois esperar pelo melhor. Possivelmente o que irá acontecer será a desistência ou esquecimento dos mesmos pelo caminho. É importante manter os objetivos relevantes e atuais através de uma revisão periódica.

Esta é a terceira e última parte da revisão trimestral dos meus objetivos para 2020, dando um exemplo pessoal, e demonstrando que é um trabalho que exige reflexão e tempo. Não seria de esperar outra coisa para almejar uma performance acima da média.

Um processo de três passos

Recomendo executar esta tarefa no final de cada trimestre, consistindo em três passos:

  1. Criação de um mapa mental ou lista com as ideias ou tópicos a desenvolver para o ano divido por áreas. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 1).
  2. Validação dos objetivos perguntando qual a razão por detrás de cada um (porquê) e escrever os mesmos de acordo com a fórmula SMART. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 2).
  3. Criar um plano de ação através de projetos, tarefas e hábitos de suporte aos objetivos. Este ponto é fundamental e o único que tem utilidade prática, fazendo a ligação entre a estratégia e a realidade. Neste artigo vou desenvolver este último ponto.

Um projeto é um conjunto de tarefas relacionadas com o mesmo tema, Um hábito é a mesma tarefa repetida periodicamente (diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente, etc).

De seguida é apresentado o exemplo para as áreas da saúde e trabalho dos meus objetivos pessoais. Deverá ler os artigos anteriores para ficar com o contexto geral.

Área da saúde

Ideias: relaxamento, visão, mindfulness

Hábitos:

  • Não usar aparelhos eletrónicos de leitura e fazer relaxamento da face e olhos a partir das 22h (diário).
  • Usar a técnica Pomodoro de gestão do tempo (diário).
  • Aplicar mindfulness na caminhada (diário).
  • Aplicar mindfulness na comida (diário).
  • Aplicar mindfulness na comunicação (diário).
  • Aplicar mindfulness na respiração (diário).

Ideias: alimentação, vegetariano

Hábitos

  • Cozinhar duas receitas vegetarianas à terça-feira e sábado (semanal)

Área do trabalho

Ideias: Leis do Poder, Greene

Hábitos

  • Escrever um artigo com a aplicação de um caso prático no meu trabalho inspirado da obra de Robert Greene As 48 Leis do Poder (semanal).

As áreas casa, social, pessoal, espiritual e dinheiro não precisam de um desenvolvimento como o realizado para as restantes áreas, e de modo a evitar complicar o processo de revisão dos objetivos. Os mesmos já estão engrenados nos meus hábitos, bastando recordar as ideias principais de vez em quando.

Deverá constar que neste exemplo os objetivos produziram hábitos, o que não é obrigatório. O resultado poderia ser também projetos e tarefas. No entanto os hábitos têm a vantagem de criar rotinas, que poderão tornar as coisas mais fáceis para muitas pessoas.

Usar uma checklist para os hábitos diários

Para não sobrecarregar as listas de tarefas com hábitos, vou apenas criar tarefas repetitivas na minha aplicação de apoio à gestão do tempo para os hábitos semanais. Os hábitos diários serão incluídos numa checklist para o efeito.

Termina assim esta série de três artigos dedicados à revisão trimestral dos objetivos anuais. Trata-se de uma atividade que não é fácil, mas que traz grandes recompensas àqueles que querem ter um ano mais produtivo e de sucesso. A alternativa seria mais um ano em que não se definem objetivos nem se atingem metas relevantes.

Quero também deixar claro que o processo de definição de objetivos não tem de iniciar no início do ano. Se ainda não traçou as suas metas para 2020, do que está à espera?

Perfecionismo Bom e Perfecionismo Mau

Quando se fala em perfecionismo, muitas pessoas associam esta característica pessoal a algo negativo. Frases como “não sejas tão perfecionista” ou “deixa-te de perfecionismos” fazem parte do nosso dia-a-dia.

Este tipo de pensamento é típico de uma visão do mundo com uma lente de branco ou preto. Na realidade a lente é mais da cor cinzenta, e o perfecionismo pode ser considerado tanto mau como bom. Vou dar dois exemplos.

Primeiro exemplo

Imagine que quer preparar um almoço especial para a sua família. Encontra uma receita na Internet sendo que tem todos os ingredientes em casa à exceção de dois. A receita é possível de ser feita, podendo não utilizar os ingredientes em falta ou substitui-los por outros que tenha em casa.

Decide de qualquer modo que quer cumprir a receita á risca e desloca-se ao seu supermercado habitual. Neste supermercado não encontra os ingredientes que procura e visita outro supermercado. Neste apenas encontra um dos ingredientes.

Como quer fazer uma receita perfeita, vai ainda a outro supermercado, onde para sua surpresa não encontra o ingrediente em falta. Não contente ainda visita um novo supermercado onde não existe o que quer. Acaba por desistir e voltar para casa fazendo a receita com o que tem.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Segundo exemplo

Imagine agora que tem um potencial cliente que o colocou entre os principais candidatos a trabalhar num projeto, que se conseguir ganhar poderá fazer com que a sua firma cresça significativamente no seu mercado. Informa-se sobre quem são os seus concorrentes, analisando os seus pontos fortes e fracos, e comparando com a sua organização.

Depois procura saber quem é ou são os responsáveis dentro da firma do seu potencial cliente pela decisão da contratação.Depois de saber quem são os responsáveis, procura informar-se sobre cada um deles e os contactos que tem em comum de modo a saber mais sobre os requerimentos do processo de contratação. Com esta informação procura agendar uma reunião com os elementos decisores para saber o feedback da sua proposta em relação aos seus concorrentes e de como pode melhorá-la.

Com este novo feedback refaz a sua proposta de modo a ficar rigorosa de modo a ir de encontro às verdadeiras necessidades do seu cliente.De seguida faz um acompanhamento rigoroso para garantir que a sua proposta seja a escolhida, fazendo tudo o que for necessário.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Conclusão

Se respondeu no primeiro exemplo perfecionismo mau e no segundo exemplo perfecionismo bom acertou. Como vê, o perfecionismo não deve ser visto unicamente como algo mau, nem tão pouco como algo bom. A verdade é que se situa numa área cinzenta, podendo ser mau ou bom consoante o caso a que se aplica. Na próxima vez que tiver de fazer alguma coisa, decida o que é importante, e planeie o tempo de acordo.

Microsoft To-Do: Introdução e Descrição da Interface da Aplicação

Micorsoft To-Do - Interface principal de aplicação

O Microsoft To-Do é uma aplicação gratuita de gestão de tarefas que prima pela sua simplicidade e funcionalidade, sendo atualmente uma alternativa viável para aqueles que pretendam gerir melhor o tempo e aumentar a produtividade pessoal.

Neste artigo vou fazer uma introdução e descrição da interface da aplicação.

Interface principal

O meu dia (número 1) – aqui são apresentadas as tarefas selecionadas para o dia. Se clicar no símbolo da lâmpada (número 2) é mostrada uma sugestão de tarefas para executar, normalmente as tarefas com datas de conclusão para o dia ou tarefas atrasadas.

Importante (número 3)  – todas as tarefas assinaladas com estrela aparecem nesta lista.

Planeado (número 4)  – todas as tarefas com datas de conclusão encontram-se nesta lista.

Tarefas (número 5)  – todas as tarefas que não têm listas atribuídas são inseridas aqui.

Nova lista (número 6)  – clicar aqui para criar uma nova lista. Uma lista é um conjunto de tarefas, e pode atribui o nome que pretender.

Novo grupo (número 7)  – pode criar um novo grupo de listas de tarefas clicando aqui.

Adicionar uma tarefa (número 8)  – aqui são adicionadas novas tarefas às listas ativas.

Microsot To-Do: Interface das definições da aplicação

 

Interface das definições

Ao clicar no seu perfil tem acesso às definições da aplicação onde pode configurar a apresentação da mesma

Tema (número 9)  – pode escolher entre o tema claro, escuro ou do Windows.

Listas inteligentes (número 10)  – na interface principal tenho ativas duas listas inteligentes: importante e planeado, Pode selecionar outras listas como concluídas, tudo ou atribuídas a si se trabalhar em colaboração com outros no Microsoft To-Do.

Termina assim o artigo de Introdução e descrição da interface da aplicação.

Artigos relacionados

  1. A app que veio substituir o wunderlist (este artigo).
  2. Introdução e descrição da interface da aplicação.
  3. Como criar listas de tarefas que funcionem.
  4. Como atribuir datas às tarefas da forma correta.
  5. Como dividir tarefas maiores em passos mais pequenos e manejáveis.
  6. Como selecionar as tarefas a executar e começar o dia da melhor forma.
  7. Como acompanhar objetivos e hábitos com a ajuda das listas de tarefas.

Se achar este artigo útil para a sua gestão do tempo faça um comentário. Se houver interesse suficiente, continuarei esta serie de artigos dedicado à criação e gestão de listas de tarefas no Microsoft To-Do.

 

Um Mês de Junho Repleto de Atividades

Este mês está a revelar-se especialmente atarefado, com muitos compromissos e atividades assumidos, mas também existem boas notícias.

Regressei esta semana ao escritório depois de mais de dois meses em teletrabalho. Alguns projetos que tinham ficado em "banho maria" acabaram por ser retomados, ficando atualmente em mãos com o acumulado do serviço. Como nota positiva, é que um colega irá “agarrar” e continuar um grande projeto em que estava a trabalhar, libertando a minha energia para outras atividades.

Tenho também uma conferência online agendada com mais de uma dezena de palestrantes que preciso preparar durante o mês. Entre videoconferências para a gestão dos palestrantes e a preparação técnica das salas no Zoom (as reuniões online vieram para ficar e o zoom está na moda!), o trabalho está a ficar intenso. Felizmente as minhas experiência na gestão de projeto permitiu ter mais de metade dos palestrantes confirmados e a conferência está no bom caminho, o que não invalida o trabalho a realizar.

Nas finanças pessoais, e depois de 18 meses a trabalhar afincadamente numa estratégia de trading, começaram finalmente a aparecer resultados consistentes. Esta área é para continuar a desenvolver e otimizar.

Finalmente, e porque a vida não é só trabalho e dinheiro, o verão está à porta, para aproveitar a praia, retemperando energias e vitalidade. Costumo dizer que para viver num pais de sol e praias como Portugal ou outro país com bom clima, tem de se pagar esta regalia sobre a forma de ordenados baixos. É uma espécie de imposto natural sobre o bom tempo coletado na fonte.

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