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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Diário de produtividade pessoal

Chegou a Altura de Reduzir a Minha Atividade na Toastmasters

As circunstâncias atualmente mudaram e nos próximos meses vou reduzir a minha atividade na Toastmasters. Esta organização providencia um local para treinar o discurso público através de sessões semanais onde não existem formadores. Os membros aprendem "fazendo" avaliando-se mutuamente de acordo com padrões pré-definidos como a organização do discurso ou a variedade vocal.

O principal motivo que me levou a aderir a um clube Toastmasters foi poder treinar a minha oratória, pois não tinha a coragem para enfrentar uma audiência. Cheguei a um ponto em que consegui falar para uma plateia de mais de 100 pessoas, o que era inimaginável até então.

Este ano tinha previsto organizar um grande evento a nível nacional dentro desta organização, para cumprir determinados objetivos e chegar ao patamar máximo de reconhecimento. Acontece que atualmente os meus objetivos pessoais não estão alinhados com os da Toastmasters, pelo que deixo cair este projeto, pelo menos neste momento.

Vou começar a ir menos às sessões do meu clube, o mínimo para manter o contacto com outros membros, muitos dos quais formei uma amizade.

Não vou desistir da Toastmasters, apenas reestruturar a gestão do tempo em função das minhas prioridades atuais. A qualquer momento, e se o justificar, regresso mais ativamente às suas atividades.

Objetivos 2020

Mapa mental objetivos - Pré-visualiação

No artigo A Definição de Objetivos Anuais Segundo o Autor Graham Allcott, foi apresentada uma das metodologias clássicas para a definição de objetivos, dividindo-se estes por áreas. Neste artigo apresento os meus objetivos para 2020 com o recurso a um mapa mental.

Este mapa não é estanque, sendo revisto sempre que necessário através da modificação, eliminação ou adição de novos objetivos. A sua definição segue a fórmula SMART.

De observar que muitos destes objetivos produzem hábitos. Os hábitos diários são acompanhados na minha lista diária de verificação de hábitos. Os hábitos semanais, mensais ou trimestrais são acompanhados na minha aplicação de gestão de tarefas Nirvana. Os restantes objetivos que não produzem hábitos são transferidos para projetos também na mesma aplicação.

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A Definição de Objetivos Anuais Segundo o Autor Graham Allcott

Um dos livros que mais contribuiu para a melhoria da minha produtividade pessoal foi Productivity Ninja de Graham Allcott. Aliás, revolucionou toda a minha eficiência, por apresentar um sistema claro que permitiu organizar as minhas tarefas e projetos. A filosofia do livro é baseada em grande medida na metodologia Getting Things Done de David Allen. Mas onde Allen é mais genérico e concetual, Allcott é mais específico e prático.

No entanto em ambos os livros, a questão da definição de objetivos não é esclarecida. Ontem tive a oportunidade de ver o vídeo Productivity Ninja Tips: How to Not Suck at Your New Year's Resolutions de Allcott, onde o autor dá a sua perspetiva sobre a definição de metas anuais, e que me despertou o interesse.

Neste vídeo, a metodologia é bastante clássica, com a recomendação na definição de um ou dois objetivos anuais em cada uma das seguintes áreas:

  • Pessoal
  • Social
  • Trabalho
  • Dinheiro
  • Saúde
  • Espiritual
  • Casa

Allcott descreve que o seu processo de definição de objetivos inicia em dezembro, e durante o último mês do ano escreve as suas resoluções de ano novo com o apoio de um mapa mental. Alguns dos objetivos são mais fáceis e num dia consegue escreve-los, ao passo que outros são mais difíceis e leva alguns dias para os definir. O que pretende é ter no final do ano objetivos definidos em todas as áreas.

É possível que nem todos os objetivos sejam atingidos, recomendando uma revisão periódica dos mesmos, modificando, eliminando ou acrescentando objetivos no mapa mental.

A forma como se escreve um objetivo é uma variação da fórmula SMART, com três características em vez das habituais cinco: relevante, mensurável e realista. Allcot insiste para sermos realistas nas nossas metas, e evitar ambições desproporcionais que nos desmotivem.

Nunca é tarde para revermos as resoluções de ano novo (este processo pode levar o ano todo!), pelo que irei seguir a proposta do autor e apresentar um mapa mental com os meus objetivos de 2020 num futuro artigo.

Como as Formações Profissionais podem ser Inoportunas

Pensava que as ações de formação eram só “empurradas” aos trabalhadores no final do ano para preencher calendário, considerando a obrigatoriedade pela entidade patronal das 35 horas de formação anual.

Afinal na minha organização, os recursos humanos tomaram a resolução de ano novo em dar formação aos seus trabalhadores logo em janeiro. Não sou contra a formação, desde que sejam úteis e equilibradas com o calendário pessoal. Mas o excesso de formações, assim como o excesso de reuniões, são grandes inimigos da produtividade.

Já tinha recebido na minha caixa de correio eletrónica vários emails a convocar-me para determinada ação de formação a realizar este mês. Trata-se de uma espécie de palestra com caráter informativo e até de propaganda da organização, e não tinha manifestado interesse em participar.

Uma colega dos recursos resolveu contactar-me, já possivelmente tendo falado com outros colegas também, com o intuito de “recrutar as turmas” e assim encher as salas de aula para fazer um brilharete a quem lá sabe.

Expliquei gentilmente que o ano passado já tinha mais dos que as horas obrigatórias de formação, e que neste momento estava a concluir um projeto importante com data limite de entrega, sendo difícil frequentar a ação de formação e cumprir as minhas obrigações na organização ao mesmo tempo.

A colega resolveu insistir à semelhança de alguns maus vendedores, à espera que com o desgaste me conseguisse vergar, mas mantive a minha postura. Saber gerir o tempo é uma das minhas prioridades, e não cedo a pressões deste tipo.

Neste momento quero dedicar as horas do trabalho aos projetos da organização, só prevendo frequentar alguma ação de formação no segundo semestre do ano.

É Cotovia ou Coruja? A Importância da Gestão da Energia na Produtividade Pessoal

Mulher a praticar meditação e yoga pela manhã ao ar livre

Hoje tentei levantar-me mais cedo que o habitual para fazer yoga logo de manhã, antes de ir para o trabalho.

Devo dizer que falhei redondamente na tentativa. Novamente, porque já por várias vezes no passado tinha tentado esta rotina matinal.

Tenho uma prática regular de yoga de seis dias por semana ao final da tarde, e queria transferir a mesma para o início da manhã. Pretendia libertar mais espaço no calendário para outras tarefas ao final do dia, e lidar com os imprevistos que surgem por vezes durante o dia.

Desde sempre que me lembro de ter dificuldades em acordar cedo de manhã, nunca levantando-me ao primeiro toque do despertador. Provavelmente o meu ciclo ou ritmo cardiano, que regula o relógio biológico, não foi “desenhado” para despertar tão cedo.

Daniel Pink, no seu livro Quando, e baseado em estudos científicos, define dois extremos quanto ao relógio biológico de cada pessoa:

#1 A cotovia, que gosta de despertar cedo, e tem mais energia no início da manhã.

#2 A coruja, que gosta de acordar tarde, e tem mais energia ao final do dia.

Pink menciona que a maior parte das pessoas não são puramente cotovias ou corujas, e situam-se algures no meio.

Como é que este conhecimento o pode ajudar?

Escolhendo o tipo de atividades em função da energia ao longo do dia. As atividades que exigem uma maior atenção, devem ser executadas no período de maior energia, deixando as atividades mais leves ou que exigem menor concentração, para o período em que estamos mais cansados.

A gestão do tempo tem vindo caminhar muito neste sentido, com o foco na gestão da energia para uma maior produtividade pessoal.

Desintoxicação Digital

Esta semana fiz o primeiro dia em meses ou anos de desintoxicação digital, em que não utilizei smartphones, tablets ou computadores (tudo o que envolvesse teclar). Devo confessar que foi estranha esta privação no início, e senti falta de alguma coisa, mas os benefícios retirados da experiência foram muito positivos.

#1 Sair das rotinas habituais

Em primeiro lugar, removi-me das rotinas habituais, que consistiam em ligar os aparelhos digitais, ler publicações online e escrever novos artigos para os meus blogues.

Estas rotinas tiveram de ser substituídas por outras (em teoria mais saudáveis). Aproveitei o modo offline para estar mais presente com a família, ligar a um amigo que já não falava há alguma tempo a dar os parabéns atrasados , e a colocar em dia as leituras dos livros em formato de papel. Já me esquecia como adoro o cheiro do papel ao desfolhar um livro.

#2 Aliviar os pensamentos ruminantes

Em segundo lugar, os meus pensamentos ruminantes tiveram oportunidade de focar a sua atenção em outras atividades, ajudando a mente a aliviar da pressão do dia-a-dia para a necessidade de estar sempre a produzir alguma coisa.

Aliás, este desviar da atenção para atividades “triviais”, é a técnica utilizada pela meditação mindfulness para aliviar sintomas de stress, com vários estudos científicos comprovando a sua eficácia para a redução de situações de ansiedade.

#3 Recuperar a energia

Em terceiro lugar, é uma oportunidade de recuperar a energia. Trabalho muito, e sou muito exigente comigo próprio, andando sempre no limiar do esgotamento.

O reverso desta exigência é que isto consome muita energia, sendo preciso recuperar, sob pena de efeitos nefastos para a saúde, como o colesterol elevado e outras complicações.

Em suma, considerando os benefícios obtidos com o dia de desintoxicação digital e reconexão ao mundo offline, esta experiência é para voltar a repetir, de preferência todas as semanas.

P.S. Na sexta-feira concluí a segunda edição do desafio escrever 30 artigos em 30 dias, conseguindo publicar neste blogue um artigo por dia ao longo de 30 dias seguidos. Este artigo corresponde ao lançamento de uma nova e terceira edição do desafio.

Como gosto de introduzir uma dinãmica diferente em cada edição, as novas condições incluem dedicar menos de uma hora para escrever cada artigo, e não publicar ao sábado (dia de desintoxicação digital).

Como Criar Um Plano de Sucesso em 6 Passos

“Quando se navega sem destino, nenhum vento é favorável.” —  Séneca

Esta citação de Séneca reflete bem a necessidade implícita da criação de objetivos e de um plano, pois sem um rumo, será difícil senão mesmo impossível, criar e aproveitar novas oportunidades que conduzam a uma vida com mais significado.

Neste artigo, quero partilhar com o leitor como poderá criar um plano de sucesso simples em seis passos, para ganhar a motivaçao de que precisa.

Puzzle

Passo 1 – Definir as áreas de sucesso

As áreas de sucesso são as zonas das nossas vidas que desejamos melhorar, e devem ser genéricas.

Exemplo de áreas: carreira, finanças, pessoal.

Abacus

Passo 2 – Definir o horizonte temporal

Um plano de sucesso não deve ser para o imediato. Devemos ser ambiciosos e pensar em grande. Trata-se da visão onde queremos chegar, recomendando um espaço temporal de um a cinco anos para a concretização do plano.

Exemplo de horizonte temporal: escolho o prazo de um ano para concretizar o meu plano de sucesso nas áreas da carreira, finanças e pessoal.

Objetivo

Passo 3 – Definir os objetivos

Aqui são definidos os objetivos em função das áreas de sucesso e do horizonte temporal. Pode utilizar a fórmula SMART neste passo para ajudar na criação dos objetivos.

Ter em atenção a ambição excessiva de objetivos, porque temos uma quantidade limitada de tempo, mas também de energia. A gestão de prioridades assume especial significado neste passo.

Exemplo de objetivos:

No prazo de um ano quero atingir os seguintes objetivos nas áreas escolhidas.

Pessoal

Objetivo 1 – Ter um dia 100% livre por semana sem estar ligado a computadores ou telemóveis, dedicado inteiramente à família.

Objetivo 2 – Ter uma alimentação vegetariana em pelo menos metade das refeições.

Finanças

Objetivo 3 – Ter uma taxa de retorno anual financeira de 100%, através do investimento na bolsa de valores, com operações de curto prazo e otimização da gestão do risco.

Objetivo 4 – Testar a hipótese de monetizar o blogue Daily Habit, com a angariação de um projeto de coaching em gestão do tempo e produtividade pessoal.

Carreira

Objetivo 5 - Dominar e praticar as regras do poder, partindo do trabalho desenvolvido por Robert Greene, Sun Tzu e Nicolau Maquiavel.

Projetos e tarefas

Passo 4 – Definir projetos e tarefas

Cada objetivo deve ser decomposto em projetos e tarefas, para operacionalizar a sua concretização. De acordo com o método de gestão do tempo GTD, um projeto é um conjunto de duas ou mais tarefas. Um projeto deve conter obrigatoriamente tarefas, mas uma tarefa pode ser única não tendo de estar obrigatoriamente incluída num projeto.

Quadro de pernas

Passo 5 – Afixar o plano em local visível

O plano de sucesso deve ser impresso e colocado em local visível, para recordarmos regularmente que as tarefas diárias contribuem para o nosso plano maior de sucesso. Este plano deverá também ajudar a despertar a nossa motivação.

Cabeça a pensar

Passo 6 – Rever o plano regularmente

As prioridades mudam, a vida muda e os imprevistos acontecem. O nosso plano tem de acomodar as incertezas da vida, e por isso, recomendo a revisão trimestral do plano de sucesso.

Nesta revisão podem ser acrescentados, eliminados ou modificados os objetivos, bem como atualizadas as áreas de sucesso.

Conclusão

Espero que este artigo possa contribuir para estimular a sua criatividade, e criar o seu próprio plano de sucesso. A última finalidade, é que navegue em direção ao seu destino com vento favorável, vivendo a vida com alegria e significado.

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Energia: O Ingrediente Secreto da Gestão do Tempo

Lâmpada simples acesa e pendurada no teto

Vários autores que escrevem sobre produtividade e gestão do tempo, como Chris Baley e Graham Allcott, referem a gestão da energia como meio fundamental para se atingir a plena produtividade. Confesso que sempre tive dificuldade em compreender este conceito, até porque o conceito de energia pode ser usado de forma muito subjetiva.

No artigo anterir que publiquei sobre os três segredos da produtividade do escritor Robert Greene, este referiu que evitar a fadiga era a sua prioridade número um,  para manter o processo exigente que é escrever e publicar um livro, comparando-o a uma maratona.

Se uma pessoa tiver um trabalho mais exigente e trabalhar longas horas, é natural que se sinta cansado ao final do dia e com pouca energia para outras tarefas.

Se outra pessoa tiver um trabalho menos exigente e trabalhar menos horas, com certeza que ao final do dia conseguirá mais facilmente agarrar outras tarefas.

Mesmo num trabalho mais exigente é possível tomar medidas para tentar conservar a energia, como evitar reuniões pouco produtivas, não entrar em dramas de pessoas complicadas, não estar facilmente acessível, e outras medidas criativas.

Devemos pensar na energia como um recurso limitado, à semelhança do tempo, dedicando os nossos dias a atividades produtivas, e evitando ao máximo atividades que não acrescentem valor ou que diminuam a nossa resistência.

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Como Lidar com Assuntos Pendentes no Trabalho sem Afetar a Produtividade Pessoal

Duas pessoas sentadas em dois bancos de jardim

Um dos fatores mais desafiantes no trabalho são as relações interpessoais, seja entre colegas, chefias, clientes ou outras partes interessadas.

Todas estas interações profissionais produzem uma miríade de ações ou pendentes, seja a executar da nossa parte ou dos outros.

Criar instrumentos de acompanhamento

A não criação de mecanismos de acompanhamento de pendentes pode originar a que andemos no dia-a-dia em função das prioridades dos outros, e a não desenvolver verdadeiramente as atividades dos quais somos responsáveis.

Por outro, o trabalho em equipa é fundamental para se concretizarem objetivos, pois em última análise todos dependemos uns dos outros.

Desta forma, como é que podemos manter uma boa produtividade pessoal, ao mesmo tempo que gerimos as atividades que temos em comum outras pessoas?

Escolher um dia da semana para lidar com os pendentes

Depois de experimentar várias técnicas para lidar com esta situação, encontrei um método que tem funcionado bastante bem. Consiste em dedicar um dia da semana para lidar com assuntos pendentes, em que atribui a quinta-feira.

Isto quer dizer que todos os dias da semana, com exceção da quinta, estou dedicado às minhas atividades. Somente na quinta-feira consulto a minha lista de assuntos pendentes e que dependem de terceiros.

Desta consulta resulta normalmente um email a recordar a necessidade de resposta por parte de outra pessoa. Se for urgente faço uma chamada.

O conhecido metódo de gestão do tempo GTD refere a utilização de uma lista de pendentes, mas não especifica a utilização de nenhum dia em particular.

A escolha da quinta-feira

Escolhi a quinta-feira, por um lado, porque quem está em falta ainda tem um dia para responder, e por outro lado, arranco a semana com três dias de trabalho sem andar preocupado com o serviço dos outros. Outro dia da semana pode fazer mais sentido para outra pessoa.

É claro que existem imprevistos, ou alguma situação de trabalho em específico pode requerer alguma modificação do método. Mas o princípio permanece, de que devemos ser eficazes no acompanhamento de assuntos pendentes com terceiros, cumprindo os objetivos, e sem prejudicar a nossa produtividade pessoal.

A Praga dos Emails numa Organização e sua Solução

Multiplos emails a serem enviados de computador e telemóvel

Trabalho numa grande organização, e à semelhança de muitas outras organizações, o email é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas.

Se o email trás enormes vantagens na partilha direta de informação, infelizmente é abusada por muitas pessoas, que insistem em enviar mensagens não solicitadas e sem importância aos colegas.

Estive a pensar como poderia resolver esta situação sem ferir suscetibilidades internas e de modo a manter um bom ambiente de trabalho, mantendo a minha caixa de correio limpa, com o essencial e livre de pragas.

Existem duas soluções possíveis: uma de forma ativa e que depende inteiramente de mim, e a segunda de uma forma educativa e de influência sobre a organização.

Primeira solução: Criar uma regra no Outlook ou Gmail

A primeira solução, que depende de mim, já foi implementada. Consta da criação de uma regra no Outlook (o Gmail também tem esta opção) para que os emails com origem nos colegas que espalham a praga irem diretamente para a pasta das mensagens eliminadas.

Como de vez em quando poderá haver uma mensagem importante no meio disto tudo, consulto a pasta dos eliminados uma vez por semana (confesso que até à data ainda não encontrei nada de importante nos eliminados!). Este método tem a vantagem de não catalogar os emails dos colegas como spam, e de os mesmos não saberem das intenções do próprio o que poderia ser constrangedor.

Segunda solução: Criar uma newsletter interna

A segunda solução de reduzir os emails indesejados é mais trabalhosa, e deixo para aqueles que querem ter um papel mais educativo na organização. Uma das propostas poderá passar por sensibilizar os elementos decisores na organização para a criação de uma newsletter interna, com carácter mensal por exemplo.

Nesta newsletter seriam comunicados todos os assuntos da organização, com um editor responsável pela aglutinação de toda a informação proveniente dos departamentos. Esta solução tem a vantagem dos colaboradores em vez de receberem 50, 100 ou mais emails não solicitados por mês, apenas receberão um email resumindo toda a informação. A desvantagem, é a menos que consiga ser promovido ou tenha reconhecimento com o tempo e energia que irá disponibilizar para implementar a newsletter, mais vale a pena ficar quieto e utilizar esse tempo em outras atividades mais produtivas.

Seja qual for a solução que utilizar para gerir a sua caixa de correio, é importante fazer alguma coisa em relação aos emails não solicitados, dentro e fora da sua organização, se quer gerir melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade.

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