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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Microsoft To-Do: A App que Veio Substituir o Wunderlist

Microsoft To-Do: O Meu Dia

O Wunderlist, umas das aplicações mais populares de sempre para a criação de listas de tarefas, foi finalmente encerrada a 6 de maio de 2020. A empresa de produtividade pessoal baseada em Berlim na Alemanha, tinha sido comprado em 2015 pela Microsoft, tendo o gigante tecnológico americano optado por fechar e desenvolver uma nova app com a mesma equipa.

Nesta série especial de artigos dedicado à nova aplicação Microsoft To-Do, vou apresentar e demonstrar como através de uma ferramenta simples, é possível criar e gerir de listas de tarefas que permitam gerir melhor o tempo e aliviar a pressão do dia-a-dia.

A vantagem da Microsoft To-Do em relação a todas as outras aplicações que já existem no mercado é a sua simplicidade, sem deixar de ser extremamente funcional.  O facto de a aplicação ser gratuita também é um forte ponto a favor, bastando usar ou criar uma nova conta da Microsoft para usufruir da mesma.

Os tutoriais estão desenvolvidos pelos seguintes artigos:

  1. A app que veio substituir o wunderlist (este artigo).
  2. Introdução e explicação da interface da aplicação.
  3. Como criar listas de tarefas que funcionem.
  4. Como atribuir datas às tarefas da forma correta.
  5. Como dividir tarefas maiores em passos mais pequenos e manejáveis.
  6. Como selecionar as tarefas a executar e começar o dia da melhor forma.
  7. Como acompanhar objetivos e hábitos com a ajuda das listas de tarefas.

Generalista ou Especialista: Qual o Melhor?

Iniciei este blogue com o objetivo geral de escrever sobre produtividade geral, tendo publicado artigos sobre a gestão do tempo, definição de objetivos, gestão do email, gestão das reuniões de trabalho, saber quando dizer não e outras técnicas para conseguir aproveitar melhor o tempo e conseguir fazer mais do que é importante.

Depois alarguei os temas para a liderança e comunicação, sendo também outro campo bastante abrangente. Foquei-me nas relações interpessoais, dinâmicas do poder, estratégia e de como podemos ter uma maior influência.

Neste momento sinto que estou um pouco disperso. Na semana passada tive a oportunidade de ver um curto vídeo de Tim Ferriss, autor do livro 4 Horas por Semana,  em que abordava o tema se deveríamos nos especializar ou ser generalistas.

A resposta de Ferriss foi que deveríamos ser especialistas generalistas. Depois explicou que o que quis dizer com isto, é que podemos combinar várias áreas distintas para formar um novo ângulo sobre algo em podemos ter uma vantagem competitiva.

Dá o exemplo do lendário investidor Warren Buffet que o combinou o seu talento nas finanças com a capacidade de falar em público para atrair investidores e fazer negócios nos mercados financeiros.

Como é que posso, por exemplo, aplicar este conhecimento ao blogging?

1 – Saber quais as minhas principais áreas de competência

Engenharia, gestão de projeto, bolsa de valores, gestão do tempo, escrever, falar em público, desenvolvimento de sites e escrever em inglês.

2 – Saber quais das áreas anteriores tenho uma maior paixão para desenvolver a tempo parcial (pontuação de 1 a 5)

Engenharia (1), gestão de projeto (2), bolsa de valores (4), gestão do tempo (4), escrever em português (5), falar em público (2), desenvolvimento de sites (4) e escrever em inglês (4).

3 - Combinar duas ou mais áreas com 4 ou 5 valores para uma vantagem competitiva

Bolsa de valores (4) escrever em português (5) e desenvolvimento de sites (4): Já criei um blogue no wordpress.org com alojamento próprio onde partilho a minha estratégia de investimento e as minhas negociações na bolsa.

Gestão do tempo (5) e escrever em inglês (4): De certa forma é o que estou a fazer parcialmente no The Daily Habit em português, embora os temas vão muito mais para além da gestão do tempo como escrevi no início do artigo.

4 - Desenvolver um plano de ação

Blogue de finanças pessoais: já foi lançado há vários meses, com publicações diárias a documentar o meu caminho até à independência financeira, pelo que neste momento o plano está em marcha.

Blogue de gestão do tempo: Vou criar um novo blogue de gestão do tempo na língua inglesa focado num nicho da produtividade pessoal, por exemplo sobre i) definição de objetivos ou ii) gestão do email. (Paralelamente vou continuar com o The Daily Habit mais generalista em formato de diário.

5 - Aspetos práticos

Entre o trabalho, blogues e outras atividades importa criar algum equilíbrio para evitar o esgotamento. As intenções são boas, mas a saúde vem em primeiro lugar, pelo que as publicações do novo blogue de gestão do tempo terão de ser pausadas para conseguir apreciar o processo.

O novo blogue será criado numa plataforma gratuita como o Blogger ou Medium. Não pretendo rentabilizar o blogue pelo que não fará sentido gastar dinheiro. Este foi um dos vários erros que cometi em projetos anteriores, comprando domínios e alojamento online desnecessário.

Conclusão

Uma vantagem competitiva no mercado não se obtém com a generalização nem com o especialização, mas sim com uma combinação dos dois. O especialista generalista combina várias áreas eficazmente para oferecer uma nova perspetiva com maiores probabilidades de sucesso. Aqui foi apresentado o caso prático do blogging, mas o mesmo processo poderia ser aplicado a outro tema. É claro que existem exceções à regra, mas a menos que seja o próximo Einstein ou Ronaldo, deverá procurar um nicho comercial de várias áreas onde consiga prosperar.

Definição de Produtividade Pessoal

A produtividade pessoal é um conceito vago, mas gostaria de avançar com uma definição para efeitos de clarificação.

Definição de produtividade pessoal segundo The Daily Habit:

"Execução de todas as atividades inerentes, incluindo a gestão do tempo, que levam o indivíduo a trabalhar ou fazer para alcançar os seus objetivos."

Desta definição depreende-se que a atividade da gestão do tempo é fundamental para a produtividade, mas não é única. Todas as atividades que possam contribuir para os nossos objetivos contribuem para aumentar a produtividade pessoal, e vice-versa no caso contrário.

Por exemplo, se um dos meus objetivos for encontrar um novo emprego ou ser promovido, todas as atividades inerentes como a atualização do curriculum vitae, networking, desenvolvimento de uma estratégia, etc. contribuem para a minha produtividade pessoal. Por outro lado, se não tiver o objetivo de encontrar um novo emprego ou ser promovido, estas atividades de nada me servem, constituindo apenas perda de tempo, e que poderia empregar noutras atividades “mais produtivas”.

Dei este exemplo porque muitos especialistas de recursos humanos dizem que devemos ter o CV sempre atualizado e o networking deve ser permanente, ou seja, uma procura passiva de novas oportunidades profissionais. Até certo ponto estes especialistas têm razão, mas do ponto de vista de produtividade pessoal isto não tem qualquer sentido.

Encontrar um novo emprego ou ser promovido, pelo menos para um cargo ou posição de relevo, como em tudo na vida, existe esforço, dedicação e persistência. É preciso trabalhar ativamente neste objetivo, e não passivamente na esperança que alguém se lembre de nós. A concorrência é feroz e competitiva, não permitindo uma posição tão “gentil” perante o mercado de trabalho.

Para termos uma maior produtividade pessoal, devemos obrigatoriamente definir os nossos objetivos, fazer uma boa gestão do tempo, executar todas as atividades inerentes e importantes, bem como livrar-nos ou dizer não a todas as outras atividades.

Reuniões à Distância de Um Clique

Quando o email apareceu, as pessoas estavam entusiasmadas com a nova tecnologia e enviavam emails a toda a hora para uma grande lista de contactos. O trabalho de enviar um email para uma, dez ou mais pessoas era praticamente o mesmo bastando adicionar os endereços no campo do destinatário.

Com a pandemia do Covid-19 e os novos hábitos de trabalho, as reuniões estão mais fáceis e à distância de um clique através do uso generalizado da videoconferência. Isto traz tanto vantagens como desvantagens, sendo uma questão de saber tirar partido das ferramentas de produtividade.

As principais vantagens incluem realizar reuniões à distância sem as limitações físicas habituais, além de prevenir o contágio no panorama atual do coronavírus.

A grande desvantagem é semelhante à verificada no email, com o abuso das reuniões online, e fazendo-se mais reuniões do que o necessário.

Já tinha escrito aqui noutro artigo que considerava as reuniões organizacionais o maior inimigo da produtividade pessoal, e isto inclui as reuniões presenciais e online.

O agendamento de uma reunião deve ter um objetivo específico. Se queremos gerir melhor o nosso tempo e ser mais produtivos temos de reduzir as reuniões ao essencial.

Continuar a Desenvolver os Objetivos de 2020: Porque o Ano não Parou

Esta é uma semana dedicada ao blogging, escrevendo sobre pensamentos de produtividade pessoal relacionados com os meus objetivos para 2020.

Organizar uma conferência virtual

No próximo mês vou organizar uma conferência virtual da Toastmasters com a presença de muitos membros a nível nacional. Já tinha desistido deste projeto, por causa da tarefa herculana que é preparar um evento desta natureza.O evento estava previsto ser realizado presencialmente, e tratar do espaço era a maior dor de cabeça. Com o Covid-19 uma ameaça transformou-se em oportunidade. Com a conferência a ser realizada virtualmente, a barreira física desapareceu, com a tecnologia de videoconferência a dar uma grande ajuda.

A nova realidade do teletrabalho

Trabalho numa grande organização, estando como muitos outros portugueses em teletrabalho em casa. A vantagem é que existe uma maior conciliação entre a vida pessoal e profissional estando completamente ambientado à nova realidade. A desvantagem é que estou mais isolado, tendo de me defender de “alguns ataques” de superiores. Com o estudo em profundidade das leis do poder e influência tenho conseguido proteger-me e até prosperar neste novo ambiente.

Investir na bolsa de valores

Um dos grandes objetivos de 2020 é continuar a desenvolver a estratégia de investimento na bolsa de valores, que já tinha iniciado em 2019. Todos os dias dedico tempo a esta atividade e estou completamente envolvido nos mercados financeiros, estudando e praticando a negociação nos mercados financeiros. Tenho um estilo de trading muito ativo, abrindo e fechando posições de ações no mesmo dia. É uma atividade de elevado risco com oportunidades ilimitadas, destinada a quem quer levar a rentabilização do seu dinheiro ao extremo.

Criar listas de tarefas

Tenho uma paixão por criar listas de tarefas, sendo que já uso as mesmas à vários anos. A listas de tarefas foi a ferramenta que me permitiu aumentar exponencialmente a minha produtividade tendo inclusive permitido concluir com sucesso uma tese de mestrado e manter todas as outras atividades em equilíbrio. Possivelmente irei criar um blogue prático dedicado exclusivamente à técnica e métodos para a execução destas listas de tarefas, demonstrando como alguém interessado poderá obter a mesma produtividade pessoal que eu.

O ano de 2020 está a ser diferente do habitual, mas nem por isso menos produtivo. Tenho a sorte de manter o meu emprego e estar numa área em que a produção de trabalho continua. Tenho vários objetivos que estou a desenvolver em 2020, sendo que no artigo de amanhã irei abordar os objetivos de carreira, especificando metas realizáveis.

Quatro Semanas em Teletrabalho: Novos Hábitos de Produtividade

Parece incrível que já passaram quatro semanas desde que vim para casa em teletrabalho. Os primeiros dias custaram um pouco com a adaptação à nova realidade, mas neste momento já estou “a todo o vapor”.

Felizmente estou numa atividade, que embora afetada pela pandemia do Covid-19, não sofreu reduções drásticas como o turismo e lazer. Durante este tempo em teletrabalho, constatei uma melhoria da produtividade pessoal dos profissionais com que contacto.

Reuniões mais eficazes

Sempre reduzi ao mínimo as reuniões de trabalho, pois considero a maior perda de tempo nas organizações. A generalidade das pessoas agenda reuniões porque não consegue tomar decisões sozinha, ou por ter a sensação de que estar ocupado é o mesmo que ser produtivo.

Devido à necessidade das videoconferências, que são mais cansativas do que as reuniões presenciais, os profissionais tendem a realizar menos reuniões, e quando as realizam são mais objetivos.

Menos tempo ao telefone

O telefone é um meio útil para certos esclarecimentos ou urgências. Devido à desorganização de grande parte dos profissionais, que deixam tudo para a última da hora, estes usam e abusam do telefone, que é um meio intrusivo de interromper o outro.

A pandemia modificou o conceito de urgência do trabalho para a saúde. Afinal já não existe tanta coisa urgente, e consequentemente telefona-se menos.

Maior eficiência com o email

Com menos reuniões e telefonemas, o email é agora o meio predileto de comunicação, sendo o “rei da comunicação”. Os profissionais respondem mais prontamente aos emails enviados, e criam novos emails para verem as suas situações resolvidas.

Em termos pessoais, é o meu meio preferencial de comunicação, porque desligo as notificações e tenho horas determinadas para ler e responder a mensagens, constituindo assim um canal de comunicação não intrusivo.

Conclusão

A pandemia do Covid-19 veio trazer novos hábitos de produtividade aos profissionais, com a obrigatoriedade do teletrabalho para muitas pessoas e organizações. Se em termos gerais foi disruptivo, e condicionou a atividade de muitas organizações, por outro lado, trouxe mais produtividade no trabalho com a utilização dos meios tecnológicos de uma forma mais eficaz.

Objetivos 2020: Revisão Trimestral

Objetivos 2020: Mapa Mental Revisão Trimestral

No início de 2020 tracei os meus objetivos anuais com a ajuda de um mapa mental. Neste artigo irei fazer uma revisão do mapa: modificando, acrescentando ou mesmo eliminando alguns objetivos, de forma a ter uma atualização dos objetivos em função das prioridades atuais. O exemplo da pandemia do Covid-19 é um bom exemplo de como as circunstâncias mudam, sendo necessário adaptar-nos a realidade atual na definição dos nos nossos objetivos pessoais.

As áreas de desenvolvimento, ou categorias de objetivos: pessoal, social, trabalho, dinheiro, saúde, casa e espiritual, por outro lado, mantêm-se as mesmas.

Existem dois erros que levam a que grande parte das pessoas a não manterem as suas resoluções ou objetivos de ano novo.

1.º Erro: Não rever regularmente os objetivos

O primeiro erro que a maioria das pessoas comete é não rever os seus objetivos de uma forma regular. A solução passa por agendar no calendário vários momentos ao longo do ano para esta tarefa. Eu, por exemplo, tenho agendado fazer uma revisão e atualização dos meus objetivos trimestralmente, como estou a fazer agora. Desta forma, já sei que no final de Março, Junho, Setembro e Dezembro de 2020 tenho de dedicar tempo à tarefa de revisão dos objetivos. Utilizo a aplicação gratuita XMind para a criação de mapas mentais.

2.º Erro: Não criar listas de tarefas

O segundo erro que a maioria das pessoas comete, é depois de reverem e atualizarem os seus objetivos, não criam projetos e tarefas que permitam a organização e a concretização dos mesmos. A utilização de um programa para a gestão de listas de tarefas é uma excelente opção para evitar este erro. Uso a aplicação Nirvana para organizar as minhas listas de tarefas, que foi desenvolvida de acordo com o método de gestão do tempo GTD. Esta aplicação é paga para tirar partido de grande parte das funcionalidades, mas existem outras alternativas gratuitas ou freemium como é o caso da Microsoft To DoTick Tick ou Todoist.

Dicas para a criação de objetivos, projetos e tarefas

  • Os objetivos em cada área ou categoria, são escritos seguindo a fórmula SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e temporal), que é universalmente aceite pelos maiores especialistas em produtividade pessoal e gestão do tempo. Não vale a pena complicar mais neste aspeto.
  • Uma forma de validar um objetivo, uma espécie de “prova dos nove”, é perguntar o porquê, ou qual a razão da existência do objetivo. A resposta dará ou não o propósito de validação, a motivação por detrás de cada objetivo.
  • Um projeto é um conjunto de várias tarefas relacionadas, e a descrição do mesmo deve responder à seguinte pergunta: Como é que consigo medir o sucesso deste projeto?
  • Uma tarefa é definida por uma ação específica, não devendo haver dúvidas quanto ao que fazer.

Conclusão

Muitas pessoas estabelecem resoluções de ano novo, mas infelizmente grande parte delas desiste pelo caminho. O fracasso na prossecução dos objetivos tem origem em dois erros: não rever os objetivos regularmente e não criar listas de tarefas. Como em qualquer atividade que vale a pena na vida, a definição e revisão de objetivos exige experiência e aprender com os erros, sem nunca desistir pelo caminho.

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Estado de Emergência Dia 1: Todos Em Casa

Depois de decretado o estado de emergência nacional, os serviços não essenciais da minha organização foram todos para casa em teletrabalho. Eu já estava a trabalhar a partir de casa no regime de rotatividade, mas agora é oficial: todos estão em casa com exceção daqueles cujas funções no terreno são fundamentais, e que devemos louvar por fazer o seu trabalho nestas condições.

Na minha rotina pouco mudou, pois levanto-me à mesma hora, visto-me como se fosse para o emprego, e começo a trabalhar no meu computador como habitual. Como já evitava fazer reuniões ao máximo, por causa da diminuição de produtividade, a questão de não ter reuniões presenciais até é uma bênção (dificuldade transformada em oportunidade!). Imagino que exista muita gente em pânico, pois não sabe fazer outra coisa que não reuniões.

Em relação à necessidade de exercício físico, já há muitos anos que pratico yoga em casa, e neste aspeto não mudou rigorosamente nada. Continuo ao final da tarde a estender o tapete numa divisão da casa e começar a prática. Sabe tão bem, é como fazer uma espécie de restart ao final do dia.

Talvez a minha facilidade de adaptação a esta nova rotina prenda-se com o facto de ser um indivíduo com uma personalidade maioritariamente introvertida, que ganha energia estando concentrada nas minhas ideias, ao contrário de um extrovertido que ganha a sua energia socializando com outros.

Não sei quanto tempo o estado de emergência irá permanecer, mas não existe altura melhor para fazer uma reflexão, e aproveitar o tempo para encontrar formas de ser mais produtivo.

Chegou a Altura de Reduzir a Minha Atividade na Toastmasters

As circunstâncias atualmente mudaram e nos próximos meses vou reduzir a minha atividade na Toastmasters. Esta organização providencia um local para treinar o discurso público através de sessões semanais onde não existem formadores. Os membros aprendem "fazendo" avaliando-se mutuamente de acordo com padrões pré-definidos como a organização do discurso ou a variedade vocal.

O principal motivo que me levou a aderir a um clube Toastmasters foi poder treinar a minha oratória, pois não tinha a coragem para enfrentar uma audiência. Cheguei a um ponto em que consegui falar para uma plateia de mais de 100 pessoas, o que era inimaginável até então.

Este ano tinha previsto organizar um grande evento a nível nacional dentro desta organização, para cumprir determinados objetivos e chegar ao patamar máximo de reconhecimento. Acontece que atualmente os meus objetivos pessoais não estão alinhados com os da Toastmasters, pelo que deixo cair este projeto, pelo menos neste momento.

Vou começar a ir menos às sessões do meu clube, o mínimo para manter o contacto com outros membros, muitos dos quais formei uma amizade.

Não vou desistir da Toastmasters, apenas reestruturar a gestão do tempo em função das minhas prioridades atuais. A qualquer momento, e se o justificar, regresso mais ativamente às suas atividades.

Objetivos 2020

Mapa mental objetivos - Pré-visualiação

No artigo A Definição de Objetivos Anuais Segundo o Autor Graham Allcott, foi apresentada uma das metodologias clássicas para a definição de objetivos, dividindo-se estes por áreas. Neste artigo apresento os meus objetivos para 2020 com o recurso a um mapa mental.

Este mapa não é estanque, sendo revisto sempre que necessário através da modificação, eliminação ou adição de novos objetivos. A sua definição segue a fórmula SMART.

De observar que muitos destes objetivos produzem hábitos. Os hábitos diários são acompanhados na minha lista diária de verificação de hábitos. Os hábitos semanais, mensais ou trimestrais são acompanhados na minha aplicação de gestão de tarefas Nirvana. Os restantes objetivos que não produzem hábitos são transferidos para projetos também na mesma aplicação.

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