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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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O Meu Sistema de Gestão do Tempo para 2021

Relógio de rua

Depois dos objetivos para 2021 traçados, importa rever o sistema de gestão do tempo. Nos últimos anos tenho usado o sistema clássico do calendário mais as listas de tarefas, que tem funcionado satisfatoriamente bem. Este ano introduzi o acompanhamento dos hábitos, formando a trilogia calendário + tarefas + hábitos, e que passo a explicar de seguida.

Calendário para compromissos

No calendário são colocados os compromissos assumidos com terceiros, como reuniões de trabalhos, consultas médicas, etc. A finalidade é ter a agenda o mais livre possível para executar as tarefas incluídas nas respetivas listas apresentadas de seguida.

Listas de tarefas para atividades importantes e necessárias

Tenho três listas de tarefas divididas pelas áreas do trabalho, pessoal e trading. Pretende-se que cada área reflita um contexto, para ser mais fácil rever as listas periodicamente (neste caso emanalmente). Para manter cada lista manejável, deve haver mais de 12 tarefas por lista. Se uma tarefa não for importante ou necessária, não vai para a lista.

Aplicação de hábitos

Este ano a novidade no meu sistema de gestão do tempo, está na implementação de uma aplicação de hábitos. Um hábito também poderá ser introduzido numa lista de tarefas através de uma atividade repetitiva, mas uma aplicação dedicada trás algumas vantagens. Primeiro, a lista de tarefas não é sobrecarregada com hábitos diários, e em segundo lugar uma aplicação permite visualizar estatísticas e a evolução dos hábitos ao longo do tempo.

Um bom sistema de gestão do tempo deverá ser adaptado a cada personalidade

Existem inúmeros sistemas de gestão do tempo, e dentro de cada sistema aplicam-se ainda inúmeras variações. Cada pessoa deverá encontrar o melhor sistema de acordo com a sua personalidade. Deverá ser motivante, pois todos sabemos como é fácil abandonar uma rotina, mesmo sendo boa para nós.

De seguida deixo algumas ideias de aplicações que podem ser utilizadas gratuitamente:

Calendário: GoogleOutlook.

Tarefas: TicktickTodoistMicrosoft To-Do (as primeiras duas têm modelos fremium, mas que na versão gratuita são funcionais para a necessidade da maior parte das pessoas).

Hábitos: Loop.

 

 

A Melhor Aplicação Gratuita de Hábitos

Depois dos meus objetivos delineados para 2021, consta-se que grande parte dos mesmos originam hábitos. Os hábitos consistem nas mesmas atividades repetidas ao longo do tempo, e são diferentes das tarefas, em que geralmente estas últimas são únicas.

Desta forma, os hábitos não devem ser geridos da mesma forma que uma lista de tarefas, pelo que neste artigo proponho a aplicação gratuita Loop disponível no Android para acompanhar as rotinas.

Aplicação Hábitos - Quadro Inicial

Na imagem acima encontra-se o quadro principal da aplicação com todos os hábitos que pretendo seguir. À semelhança dos objetivos, os hábitos encontram-se divididos por cores consoante a área: trabalho a vermelho, dinheiro a verde e pessoal a azul.

Aplicação hábitos - Configuração hábitos

Cada hábito tem como objetivo um número de repetições por semana, que é facilmente configurável na aplicação. No início do processo de formação de hábitos, poderá ser útil usar alertas como lembrete.

Aplicação hábitos - Estatísticas

Uma das grandes de usar uma aplicação de hábitos, è a capacidade de analisar estatísticas e relatórios. Nesta aplicação é possível visualizar os gráficos com o histórico e as melhores séries (dias consecutivos a repetir um hábito).

Guerra das Palavras

Soldados em treino de guerra

Poderá parecer um pouco estranho que as palavras entrem em guerra, mas a verdade é que grande parte do que falamos não acrescenta nada da valor, pelo contrário, até nos pode prejudicar.

Estimo que na comunicação oral, o indivíduo normal fale 80% do tempo e escute 20% do restante, quando deveria ser o contrário, falar 20% do tempo e escutar 80% do restante.

Eu incluo-me no grupo dos que tem tendência para falar demasiado e resolvi cortar o mal pela raiz, entrando em guerra com as palavras.  Pretendo eliminar as palavras que não acrescentam valor e apenas usar as que podem ajudar na concretização dos meus objetivos.

Para tal, vou introduzir medidas extremas de controlo laboral para reduzir o número de palavras em reuniões de trabalho e outras iterações profissionais importantes:

  • Meditar 10 minutos de manhã antes do trabalho e a seguir ao almoço com o temporizador da aplicação Insight Timer.
  • Criar um lembrete horário durante o dia do trabalho com a aplicação Loop - Acompanhador de Hábitos, para ter consciência em falar menos.
  • Antes de uma reunião profissional, programar o telemóvel para vibrar de 5 em 5 minutos como lembrete para falar menos com a aplicação Interval Timer.
  • Registar antes e depois de uma reunião profissional o nível de ansiedade e percentagem do tempo de escuta com uma folha de cálculo simples (no meu caso a necessidade de falar demais está relacionada em grande parte com a ansiedade).
  • Criar uma nova tarefa repetida diariamente na minha aplicação de gestão do tempo Nirvana como recordação para fazer todas estas atividades.

Efetivamente são muitas medidas, mas em estado de guerra, todos os meios são válidos para atingir os fins. Espero progredir nos próximos dias, para poder aliviar algumas destas atividades.

Porque a Semana Começa ao Domingo

Carrinha junto ao mar

Na maioria dos calendários existe uma opção que permite aos utilizadores selecionar se a semana inicia à segunda-feira ou domingo. Sempre achei esta opção um pouco estranha, porque pensei na segunda-feira como o início da semana, desde o tempo da escola e depois mais tarde no trabalho.

Agora, a minha perspetiva mudou, e ao domingo, embora não sendo um dia de trabalho regular, marca a preparação para a semana que se inicia. O domingo para mim, é um dia híbrido, preenchido com atividades pessoais misturadas com outras de planeamento e trabalho, sem nenhuma ordem em particular.

A nível de planeamento, faço a revisão semanal das minhas atividades. Uso a aplicação Nirvana para a gestão de listas de tarefas e projetos que é adaptada do método de gestão do tempo GTD.

O domingo é também o dia em que reinício a atividade física ao final da tarde com a prática do yoga. Preparo ainda a semana de trading na bolsa de valores.

Para não me esquecer de nenhuma tarefa importante, dou uma vista de olhos pelo mapa mental com os meus objetivos de 2020. Este passo é fundamental para se atingirem metas, tendo levado anos a criar este hábito. Mais vale tarde do que nunca!

Quando o tempo (atmosférico) permite, gosto ainda de dar um passeio junto ao mar. É super relaxante juntar a serenidade da natureza com o início da semana ao domingo.

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 3)

Não basta traçar os objetivos anuais no início do ano e depois esperar pelo melhor. Possivelmente o que irá acontecer será a desistência ou esquecimento dos mesmos pelo caminho. É importante manter os objetivos relevantes e atuais através de uma revisão periódica.

Esta é a terceira e última parte da revisão trimestral dos meus objetivos para 2020, dando um exemplo pessoal, e demonstrando que é um trabalho que exige reflexão e tempo. Não seria de esperar outra coisa para almejar uma performance acima da média.

Um processo de três passos

Recomendo executar esta tarefa no final de cada trimestre, consistindo em três passos:

  1. Criação de um mapa mental ou lista com as ideias ou tópicos a desenvolver para o ano divido por áreas. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 1).
  2. Validação dos objetivos perguntando qual a razão por detrás de cada um (porquê) e escrever os mesmos de acordo com a fórmula SMART. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 2).
  3. Criar um plano de ação através de projetos, tarefas e hábitos de suporte aos objetivos. Este ponto é fundamental e o único que tem utilidade prática, fazendo a ligação entre a estratégia e a realidade. Neste artigo vou desenvolver este último ponto.

Um projeto é um conjunto de tarefas relacionadas com o mesmo tema, Um hábito é a mesma tarefa repetida periodicamente (diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente, etc).

De seguida é apresentado o exemplo para as áreas da saúde e trabalho dos meus objetivos pessoais. Deverá ler os artigos anteriores para ficar com o contexto geral.

Área da saúde

Ideias: relaxamento, visão, mindfulness

Hábitos:

  • Não usar aparelhos eletrónicos de leitura e fazer relaxamento da face e olhos a partir das 22h (diário).
  • Usar a técnica Pomodoro de gestão do tempo (diário).
  • Aplicar mindfulness na caminhada (diário).
  • Aplicar mindfulness na comida (diário).
  • Aplicar mindfulness na comunicação (diário).
  • Aplicar mindfulness na respiração (diário).

Ideias: alimentação, vegetariano

Hábitos

  • Cozinhar duas receitas vegetarianas à terça-feira e sábado (semanal)

Área do trabalho

Ideias: Leis do Poder, Greene

Hábitos

  • Escrever um artigo com a aplicação de um caso prático no meu trabalho inspirado da obra de Robert Greene As 48 Leis do Poder (semanal).

As áreas casa, social, pessoal, espiritual e dinheiro não precisam de um desenvolvimento como o realizado para as restantes áreas, e de modo a evitar complicar o processo de revisão dos objetivos. Os mesmos já estão engrenados nos meus hábitos, bastando recordar as ideias principais de vez em quando.

Deverá constar que neste exemplo os objetivos produziram hábitos, o que não é obrigatório. O resultado poderia ser também projetos e tarefas. No entanto os hábitos têm a vantagem de criar rotinas, que poderão tornar as coisas mais fáceis para muitas pessoas.

Usar uma checklist para os hábitos diários

Para não sobrecarregar as listas de tarefas com hábitos, vou apenas criar tarefas repetitivas na minha aplicação de apoio à gestão do tempo para os hábitos semanais. Os hábitos diários serão incluídos numa checklist para o efeito.

Termina assim esta série de três artigos dedicados à revisão trimestral dos objetivos anuais. Trata-se de uma atividade que não é fácil, mas que traz grandes recompensas àqueles que querem ter um ano mais produtivo e de sucesso. A alternativa seria mais um ano em que não se definem objetivos nem se atingem metas relevantes.

Quero também deixar claro que o processo de definição de objetivos não tem de iniciar no início do ano. Se ainda não traçou as suas metas para 2020, do que está à espera?

Perfecionismo Bom e Perfecionismo Mau

Quando se fala em perfecionismo, muitas pessoas associam esta característica pessoal a algo negativo. Frases como “não sejas tão perfecionista” ou “deixa-te de perfecionismos” fazem parte do nosso dia-a-dia.

Este tipo de pensamento é típico de uma visão do mundo com uma lente de branco ou preto. Na realidade a lente é mais da cor cinzenta, e o perfecionismo pode ser considerado tanto mau como bom. Vou dar dois exemplos.

Primeiro exemplo

Imagine que quer preparar um almoço especial para a sua família. Encontra uma receita na Internet sendo que tem todos os ingredientes em casa à exceção de dois. A receita é possível de ser feita, podendo não utilizar os ingredientes em falta ou substitui-los por outros que tenha em casa.

Decide de qualquer modo que quer cumprir a receita á risca e desloca-se ao seu supermercado habitual. Neste supermercado não encontra os ingredientes que procura e visita outro supermercado. Neste apenas encontra um dos ingredientes.

Como quer fazer uma receita perfeita, vai ainda a outro supermercado, onde para sua surpresa não encontra o ingrediente em falta. Não contente ainda visita um novo supermercado onde não existe o que quer. Acaba por desistir e voltar para casa fazendo a receita com o que tem.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Segundo exemplo

Imagine agora que tem um potencial cliente que o colocou entre os principais candidatos a trabalhar num projeto, que se conseguir ganhar poderá fazer com que a sua firma cresça significativamente no seu mercado. Informa-se sobre quem são os seus concorrentes, analisando os seus pontos fortes e fracos, e comparando com a sua organização.

Depois procura saber quem é ou são os responsáveis dentro da firma do seu potencial cliente pela decisão da contratação.Depois de saber quem são os responsáveis, procura informar-se sobre cada um deles e os contactos que tem em comum de modo a saber mais sobre os requerimentos do processo de contratação. Com esta informação procura agendar uma reunião com os elementos decisores para saber o feedback da sua proposta em relação aos seus concorrentes e de como pode melhorá-la.

Com este novo feedback refaz a sua proposta de modo a ficar rigorosa de modo a ir de encontro às verdadeiras necessidades do seu cliente.De seguida faz um acompanhamento rigoroso para garantir que a sua proposta seja a escolhida, fazendo tudo o que for necessário.

De que perfecionismo se trata este exemplo?

Conclusão

Se respondeu no primeiro exemplo perfecionismo mau e no segundo exemplo perfecionismo bom acertou. Como vê, o perfecionismo não deve ser visto unicamente como algo mau, nem tão pouco como algo bom. A verdade é que se situa numa área cinzenta, podendo ser mau ou bom consoante o caso a que se aplica. Na próxima vez que tiver de fazer alguma coisa, decida o que é importante, e planeie o tempo de acordo.

Microsoft To-Do: Introdução e Descrição da Interface da Aplicação

Micorsoft To-Do - Interface principal de aplicação

O Microsoft To-Do é uma aplicação gratuita de gestão de tarefas que prima pela sua simplicidade e funcionalidade, sendo atualmente uma alternativa viável para aqueles que pretendam gerir melhor o tempo e aumentar a produtividade pessoal.

Neste artigo vou fazer uma introdução e descrição da interface da aplicação.

Interface principal

O meu dia (número 1) – aqui são apresentadas as tarefas selecionadas para o dia. Se clicar no símbolo da lâmpada (número 2) é mostrada uma sugestão de tarefas para executar, normalmente as tarefas com datas de conclusão para o dia ou tarefas atrasadas.

Importante (número 3)  – todas as tarefas assinaladas com estrela aparecem nesta lista.

Planeado (número 4)  – todas as tarefas com datas de conclusão encontram-se nesta lista.

Tarefas (número 5)  – todas as tarefas que não têm listas atribuídas são inseridas aqui.

Nova lista (número 6)  – clicar aqui para criar uma nova lista. Uma lista é um conjunto de tarefas, e pode atribui o nome que pretender.

Novo grupo (número 7)  – pode criar um novo grupo de listas de tarefas clicando aqui.

Adicionar uma tarefa (número 8)  – aqui são adicionadas novas tarefas às listas ativas.

Microsot To-Do: Interface das definições da aplicação

 

Interface das definições

Ao clicar no seu perfil tem acesso às definições da aplicação onde pode configurar a apresentação da mesma

Tema (número 9)  – pode escolher entre o tema claro, escuro ou do Windows.

Listas inteligentes (número 10)  – na interface principal tenho ativas duas listas inteligentes: importante e planeado, Pode selecionar outras listas como concluídas, tudo ou atribuídas a si se trabalhar em colaboração com outros no Microsoft To-Do.

Termina assim o artigo de Introdução e descrição da interface da aplicação.

Artigos relacionados

  1. A app que veio substituir o wunderlist (este artigo).
  2. Introdução e descrição da interface da aplicação.
  3. Como criar listas de tarefas que funcionem.
  4. Como atribuir datas às tarefas da forma correta.
  5. Como dividir tarefas maiores em passos mais pequenos e manejáveis.
  6. Como selecionar as tarefas a executar e começar o dia da melhor forma.
  7. Como acompanhar objetivos e hábitos com a ajuda das listas de tarefas.

Se achar este artigo útil para a sua gestão do tempo faça um comentário. Se houver interesse suficiente, continuarei esta serie de artigos dedicado à criação e gestão de listas de tarefas no Microsoft To-Do.

 

Um Mês de Junho Repleto de Atividades

Este mês está a revelar-se especialmente atarefado, com muitos compromissos e atividades assumidos, mas também existem boas notícias.

Regressei esta semana ao escritório depois de mais de dois meses em teletrabalho. Alguns projetos que tinham ficado em "banho maria" acabaram por ser retomados, ficando atualmente em mãos com o acumulado do serviço. Como nota positiva, é que um colega irá “agarrar” e continuar um grande projeto em que estava a trabalhar, libertando a minha energia para outras atividades.

Tenho também uma conferência online agendada com mais de uma dezena de palestrantes que preciso preparar durante o mês. Entre videoconferências para a gestão dos palestrantes e a preparação técnica das salas no Zoom (as reuniões online vieram para ficar e o zoom está na moda!), o trabalho está a ficar intenso. Felizmente as minhas experiência na gestão de projeto permitiu ter mais de metade dos palestrantes confirmados e a conferência está no bom caminho, o que não invalida o trabalho a realizar.

Nas finanças pessoais, e depois de 18 meses a trabalhar afincadamente numa estratégia de trading, começaram finalmente a aparecer resultados consistentes. Esta área é para continuar a desenvolver e otimizar.

Finalmente, e porque a vida não é só trabalho e dinheiro, o verão está à porta, para aproveitar a praia, retemperando energias e vitalidade. Costumo dizer que para viver num pais de sol e praias como Portugal ou outro país com bom clima, tem de se pagar esta regalia sobre a forma de ordenados baixos. É uma espécie de imposto natural sobre o bom tempo coletado na fonte.

Microsoft To-Do: A App que Veio Substituir o Wunderlist

Microsoft To-Do: O Meu Dia

O Wunderlist, umas das aplicações mais populares de sempre para a criação de listas de tarefas, foi finalmente encerrada a 6 de maio de 2020. A empresa de produtividade pessoal baseada em Berlim na Alemanha, tinha sido comprado em 2015 pela Microsoft, tendo o gigante tecnológico americano optado por fechar e desenvolver uma nova app com a mesma equipa.

Nesta série especial de artigos dedicado à nova aplicação Microsoft To-Do, vou apresentar e demonstrar como através de uma ferramenta simples, é possível criar e gerir de listas de tarefas que permitam gerir melhor o tempo e aliviar a pressão do dia-a-dia.

A vantagem da Microsoft To-Do em relação a todas as outras aplicações que já existem no mercado é a sua simplicidade, sem deixar de ser extremamente funcional.  O facto de a aplicação ser gratuita também é um forte ponto a favor, bastando usar ou criar uma nova conta da Microsoft para usufruir da mesma.

Artigos relacionados

  1. A app que veio substituir o wunderlist (este artigo).
  2. Introdução e descrição da interface da aplicação.
  3. Como criar listas de tarefas que funcionem.
  4. Como atribuir datas às tarefas da forma correta.
  5. Como dividir tarefas maiores em passos mais pequenos e manejáveis.
  6. Como selecionar as tarefas a executar e começar o dia da melhor forma.
  7. Como acompanhar objetivos e hábitos com a ajuda das listas de tarefas.

Se achar este artigo útil para a sua gestão do tempo faça um comentário. Se houver interesse suficiente, continuarei esta serie de artigos dedicado à criação e gestão de listas de tarefas no Microsoft To-Do.

Generalista ou Especialista: Qual o Melhor?

Iniciei este blogue com o objetivo geral de escrever sobre produtividade geral, tendo publicado artigos sobre a gestão do tempo, definição de objetivos, gestão do email, gestão das reuniões de trabalho, saber quando dizer não e outras técnicas para conseguir aproveitar melhor o tempo e conseguir fazer mais do que é importante.

Depois alarguei os temas para a liderança e comunicação, sendo também outro campo bastante abrangente. Foquei-me nas relações interpessoais, dinâmicas do poder, estratégia e de como podemos ter uma maior influência.

Neste momento sinto que estou um pouco disperso. Na semana passada tive a oportunidade de ver um curto vídeo de Tim Ferriss, autor do livro 4 Horas por Semana,  em que abordava o tema se deveríamos nos especializar ou ser generalistas.

A resposta de Ferriss foi que deveríamos ser especialistas generalistas. Depois explicou que o que quis dizer com isto, é que podemos combinar várias áreas distintas para formar um novo ângulo sobre algo em podemos ter uma vantagem competitiva.

Dá o exemplo do lendário investidor Warren Buffet que o combinou o seu talento nas finanças com a capacidade de falar em público para atrair investidores e fazer negócios nos mercados financeiros.

Como é que posso, por exemplo, aplicar este conhecimento ao blogging?

1 – Saber quais as minhas principais áreas de competência

Engenharia, gestão de projeto, bolsa de valores, gestão do tempo, escrever, falar em público, desenvolvimento de sites e escrever em inglês.

2 – Saber quais das áreas anteriores tenho uma maior paixão para desenvolver a tempo parcial (pontuação de 1 a 5)

Engenharia (1), gestão de projeto (2), bolsa de valores (4), gestão do tempo (4), escrever em português (5), falar em público (2), desenvolvimento de sites (4) e escrever em inglês (4).

3 - Combinar duas ou mais áreas com 4 ou 5 valores para uma vantagem competitiva

Bolsa de valores (4) escrever em português (5) e desenvolvimento de sites (4): Já criei um blogue no wordpress.org com alojamento próprio onde partilho a minha estratégia de investimento e as minhas negociações na bolsa.

Gestão do tempo (5) e escrever em inglês (4): De certa forma é o que estou a fazer parcialmente no The Daily Habit em português, embora os temas vão muito mais para além da gestão do tempo como escrevi no início do artigo.

4 - Desenvolver um plano de ação

Blogue de finanças pessoais: já foi lançado há vários meses, com publicações diárias a documentar o meu caminho até à independência financeira, pelo que neste momento o plano está em marcha.

Blogue de gestão do tempo: Vou criar um novo blogue de gestão do tempo na língua inglesa focado num nicho da produtividade pessoal, por exemplo sobre i) definição de objetivos ou ii) gestão do email. (Paralelamente vou continuar com o The Daily Habit mais generalista em formato de diário.

5 - Aspetos práticos

Entre o trabalho, blogues e outras atividades importa criar algum equilíbrio para evitar o esgotamento. As intenções são boas, mas a saúde vem em primeiro lugar, pelo que as publicações do novo blogue de gestão do tempo terão de ser pausadas para conseguir apreciar o processo.

O novo blogue será criado numa plataforma gratuita como o Blogger ou Medium. Não pretendo rentabilizar o blogue pelo que não fará sentido gastar dinheiro. Este foi um dos vários erros que cometi em projetos anteriores, comprando domínios e alojamento online desnecessário.

Conclusão

Uma vantagem competitiva no mercado não se obtém com a generalização nem com o especialização, mas sim com uma combinação dos dois. O especialista generalista combina várias áreas eficazmente para oferecer uma nova perspetiva com maiores probabilidades de sucesso. Aqui foi apresentado o caso prático do blogging, mas o mesmo processo poderia ser aplicado a outro tema. É claro que existem exceções à regra, mas a menos que seja o próximo Einstein ou Ronaldo, deverá procurar um nicho comercial de várias áreas onde consiga prosperar.