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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Como Lidar com Assuntos Pendentes no Trabalho sem Afetar a Produtividade Pessoal

Duas pessoas sentadas em dois bancos de jardim

Um dos fatores mais desafiantes no trabalho são as relações interpessoais, seja entre colegas, chefias, clientes ou outras partes interessadas.

Todas estas interações profissionais produzem uma miríade de ações ou pendentes, seja a executar da nossa parte ou dos outros.

Criar instrumentos de acompanhamento

A não criação de mecanismos de acompanhamento de pendentes pode originar a que andemos no dia-a-dia em função das prioridades dos outros, e a não desenvolver verdadeiramente as atividades dos quais somos responsáveis.

Por outro, o trabalho em equipa é fundamental para se concretizarem objetivos, pois em última análise todos dependemos uns dos outros.

Desta forma, como é que podemos manter uma boa produtividade pessoal, ao mesmo tempo que gerimos as atividades que temos em comum outras pessoas?

Escolher um dia da semana para lidar com os pendentes

Depois de experimentar várias técnicas para lidar com esta situação, encontrei um método que tem funcionado bastante bem. Consiste em dedicar um dia da semana para lidar com assuntos pendentes, em que atribui a quinta-feira.

Isto quer dizer que todos os dias da semana, com exceção da quinta, estou dedicado às minhas atividades. Somente na quinta-feira consulto a minha lista de assuntos pendentes e que dependem de terceiros.

Desta consulta resulta normalmente um email a recordar a necessidade de resposta por parte de outra pessoa. Se for urgente faço uma chamada.

O conhecido metódo de gestão do tempo GTD refere a utilização de uma lista de pendentes, mas não especifica a utilização de nenhum dia em particular.

A escolha da quinta-feira

Escolhi a quinta-feira, por um lado, porque quem está em falta ainda tem um dia para responder, e por outro lado, arranco a semana com três dias de trabalho sem andar preocupado com o serviço dos outros. Outro dia da semana pode fazer mais sentido para outra pessoa.

É claro que existem imprevistos, ou alguma situação de trabalho em específico pode requerer alguma modificação do método. Mas o princípio permanece, de que devemos ser eficazes no acompanhamento de assuntos pendentes com terceiros, cumprindo os objetivos, e sem prejudicar a nossa produtividade pessoal.

O Processo de Revisão Semanal das Listas de Tarefas segundo o Método GTD

Marcar lista de tarefas como concluída

No domingo é quando geralmente faço a revisão semanal das minhas listas de tarefas. Digo geralmente, porque a revisão também pode ser à sexta-feira ou sábado. O importante é no final da semana encontrar um momento para atualizar a lista de tarefas e preparar a semana seguinte.

O método de gestão do tempo GTD

O meu sistema para a revisão semanal é influenciado largamente pelo método de gestão do tempo Getting Things Done, ou GTD, de David Allen. De acordo com o GTD, as listas de tarefas são divididas por contextos, sendo vital uma manutenção regular para evitar que o sistema quebre.

Utilizo três listas ou contextos: trabalho, pessoal e finanças pessoais. Em cada lista constam os projetos e tarefas em que estou a trabalhar. Um projeto é criado quando existem pelo duas ou mais tarefas com o mesmo propósito ou objetivo.

O processo de revisão semanal

A revisão semanal consta das seguintes atividades:

  • Marcar como concluídas as tarefas finalizadas e adicionar novas tarefas.
  • Marcar como concluídos os projetos finalizados e adicionar novos projetos.
  • Certificar de que existe pelo menos uma tarefa para cada projeto ativo.
  • Clarificar todas as tarefas e projetos para que não existam dúvidas sobre o que tenho de fazer.
  • Eliminar ou adicionar um novo contexto ou lista (menos frequente).
  • Responder a questões chave que possam gerar novos projetos e tarefas: Família? Saúde? Amigos? Cultura? Hábitos? Descanso? Etc.

Aplicações para organizar as listas de tarefas

A melhor forma de organizar as listas de tarefas é através de uma aplicação. Nirvana, Todoist, Tick Tick, ou Microsoft To Do são exemplos de aplicações conhecidas nesta arena.

Independentemente da metodologia de revisão semanal ou aplicações utilizadas, é importante não descurar a revisão regular das tarefas, pois facilmente as mesmas poderão escapar e assim ficar por fazer o que é mais importante.

 

A Arte da Delegação para não Chefes

Homem pensativo a olhar para o portátil

Vários métodos de gestão do tempo, como o GTD, referem a delegação como uma das táticas para se conseguir produzir mais. É compreensível que se outras pessoas ajudarem nas nossas tarefas, iremos ficar com mais tempo disponível para outras atividades.

Mas se trabalhar numa organização e não tiver ninguém a quem delegar? Como poderá mesmo assim utilizar o poder da delegação a seu favor?

A resposta a estas perguntas envolve alguma criatividade, sendo que iriei elaborar três dicas, podendo depois criar as suas próprias regras.

1. É da minha responsabilidade?

Muitas das tarefas que chegam até nós no nosso dia-a-dia são da responsabilidade de outras pessoas, que não conseguiram, ou não quiseram, dar seguimento às mesmas. Queremos ficar bem vistos com o chefe, e fazemos o que os outros não fizeram. Se o trabalho não é da nossa responsabilidade, não o devemos fazer, ponto final. Neste caso deve encaminhar o assunto para quem de direito o deve resolver.

2. Deixar o tempo passar não fazendo nada

Muitas solicitações não têm fundamento, e acabam por se resolver por elas próprias com o tempo. Por exemplo, algum colega pede-lhe ajuda porque não quer perder tempo a pensar ou a pesquisar como poderia resolver determinado situação. Se o problema não é grave, arranje uma desculpa, e deixe o seu colega encontrar a solução por ele próprio em vez de o fazer perder o seu tempo em primeiro lugar.

3. Não produzir tanto

Isto pode parecer irónico num blogue de produtividade, mas o facto de uma pessoa ser muito produtiva irá atrair ainda mais trabalho. A questão da produtividade não é tanto fazer mais trabalho de forma indiscriminada, mas ser seletivo nas tarefas que executa, com o objetivo de atingir mais rapidamente os seus objetivos. Consulte o Princípio de Pareto ou a regra 80/20 para ficar a saber mais sobre este ponto.

Espero que estas três dicas na arte da delegação para não chefes o tenham ajudado. Existem mais dicas que podem ser aplicadas. O importante é ser criativo na altura em que nos pedem para fazer alguma coisa que não contribua para os nossos objetivos, e delegar as mesmas à nossa maneira.

 

The Dailies Edição #9: O Foco nas Finanças Pessoais e a Técnica de Gestão do Tempo “Próxima Tarefa”

Máquina de escrever, folha e café

Esta é a edição do The Dailies, o diário da minha produtividade pessoal, onde partilho o que mais de importante ando a fazer e as minhas reflexões sobre como gerir melhor o tempo.

Mês de agosto focado nas finanças pessoais

O mês de agosto foi dedicado às finanças pessoais. O dinheiro, por pouco que seja, tem de ser gerido da melhor forma e há que criar bons hábitos de poupança e investimento. Como adoro desafios, tenho dedicado grande parte do meu tempo livre à compreensão e prática do investimento a curto prazo nos mercados financeiros, conhecido como trading.

Existem três tipos de investimentos mais conhecidos: imobiliário, obrigacionista e acionista. Estes podem ser escolhidos em função do capital, personalidade e aversão ao risco de cada um. Não considero os depósitos a prazo como investimento, considerando as taxas de juro praticadas pelos bancos.

A forma mais básica de investimento imobiliário é a compra de habitação própria, como alternativa ao pagamento de uma renda a um terceiro. Os investimentos obrigacionistas e acionistas são mais sofisticados exigindo uma maior compreensão dos produtos financeiros.

O trading como mecanismo de investimento

O investimento a curto prazo nos mercados financeiros, ou trading, é talvez o que produz maiores retornos, mas com um maior risco associado. Para mitigar este risco é preciso muita educação e avançar passo-a-passo à medida que os resultados vão aparecendo. Este tipo de investimento não é para qualquer um, devendo ser encarado como um segundo emprego, considerando a volatilidade e atenção permanente que os mercados exigem.

Por este último fator, da necessidade de atenção permanente aos mercados, tive de colocar a minha atividade de consultoria de engenharia em segundo plano. A conjugação do meu trabalho com o trading e a minha vida pessoal torna difícil desenvolver a consultoria na sua plenitude.

O poder da técnica “próxima tarefa” na gestão de tempo

No entanto, este projeto não irá ficar totalmente parado, graças a uma técnica de gestão do tempo que tenho utilizado nos últimos anos com bons resultados. O nome desta técnica é a utilização da “próxima tarefa” baseada no método Getting Things Done de David Allen.

De acordo com esta técnica, quando olhamos para um projeto, podem existir dezenas de tarefas, o que nos pode desmotivar. No entanto, se pensarmos somente na próxima tarefa que tem de ser executada para avançar com o projeto, torna-se mais fácil. Quando se concluir uma tarefa, avança-se para a seguinte, e assim por diante até à conclusão do projeto.

A técnica da “próxima ação” tem sido uma dos aspetos que mais tem contribuído para o aumento da minha produtividade pessoal.

É tudo por esta edição do The Dailies, regressando novamente a esta rubrica logo que exista uma atualização de relevo na minha produtividade pessoal.

The Dailies Edição #6: Humildade e foco

Secretária com máquina de escrever, agenda, caneta e café

Esta é a edição semanal da rubrica The Dailies, uma retrospetiva da semana que passou a nível da minha produtividade pessoal e o planeamento para a semana seguinte.

A importância da humildade na gestão das finanças pessoais

Depois da "euforia" da semana anterior com os ganhos nos mercados financeiros, esta última semana acumulou prejuízos na minha carteira de investimento. Ainda estou a tomar o "pulso" a este novo tipo de rentabilização das minhas poupanças, e é natural que cometa alguns ou mesmo muitos erros.

Os erros geralmente são os nossos melhores professores, e o meu sucesso inicial na bolsa deu origem a um excesso de confiança levando-me a correr maiores riscos. Maiores riscos dão a possibilidade de maiores ganhos, mas também de maiores perdas. A lição que aprendi foi a manter a humildade, e a caminhar um passo de cada vez não expondo-me a riscos desnecessários que incorram em grandes perdas, e aprendendo o máximo que conseguir pelo caminho.

A educação contínua como mecanismo de valorização profissional

Esta semana recebi também o meu certificado de conclusão de mestrado, depois de ter concluído uma tese no ano anterior. Tinha a licenciatura pré-bolonha dos cinco anos, e sempre senti uma grande injustiça de não ser equiparado aos mestrados pós-bolonha. Com a indecisão dos sucessivos governos em resolver esta situação, resolvi "arregaçar as mangas", e trabalhar na tese numa universidade de referência nacional.

Utilizei um caso profissional na tese para de alguma forma ter uma aplicação prática e obtive uma nota de relevo. Foi um ano de muita dedicação interligando os estudos com o meu trabalho, mas graças às minhas novas técnicas e prática na utilização da gestão do tempo, consegui vencer este desafio.

É preciso resistência para correr uma maratona

Todo o trabalho que tive deu-me uma confiança renovada, e acima de tudo estâmina. De acordo com o dicionário Priberam, estâmina significa energia duradoura ou capacidade de resistência.

Esta nova energia conduziu-me a estabelecer e a trabalhar em novos projetos. Se por um lado isto é bom, por outro lado leva a uma dispersão e à possibilidade de cansaço, com o limite de um esgotamento nervoso. Se algum dos leitores teve ou conhece alguém que passou por um esgotamento, sabe o prejudicial que é para a saúde e as consequências nefastas que pode ter na vida de uma pessoa.

Acredito portanto que o sucesso não pode acontecer à custa da saúde ou de descuidar outras áreas importantes como a família ou o lazer.

O planeamento da próxima semana

Quanto ao planeamento da próxima semana não vou desta vez utilizar os blocos de tempo ou áreas temáticas que utilizei anteriormente. Vou continuar a utilizar o método GTD de gestão do tempo, que já pratico com sucesso à cerca de três anos, e acrescentar um objetivo SMART à semana.

O GTD inclui as listas de tarefas em que estou a trabalhar ao nível do trabalho, pessoal, finanças pessoais e consultoria, e permite escolher a atividade a executar e que parece mais relevante no momento. Inicialmente não é uma técnica fácil requerendo prática, mas depois de alguma habituação pode ser uma grande ajuda na melhoria da produtividade pessoal.

O objetivo SMART que escolhi é a consultoria, com a pesquisa e escrita de cinco artigos na área que pretendo desenvolver profissionalmente extra-trabalho, um artigo por cada dia da semana útil.

Termina assim esta edição da rubrica semanal do The Dailies, o diário da minha produtividade pessoal, regressando para a semana escrevendo sobre um tópico que nunca tinha aqui falado no blogue, que é a prática regular do yoga e como pode contribuir para melhorar o equilíbrio emocional e a produtividade.

The Dailies, Edição #3: A Semana em Retrospetiva

Backpacker a olhar paisagem em montanha

Este artigo pretende fazer uma retrospetiva da minha semana a nível de produtividade pessoal e gestão do tempo. Do que correu bem e o que podia melhorar.

Anteriormente esta rubrica chamava-se The Brief, tendo o nome mudado para The Dailies nesta edição, para ir de encontro ao nome do blogue propriamente dito, e também inspirado pelo coach de produtividade Mark Vardy de Productivyist.

Método GTD de gestão de tarefas

O sistema que estou a utilizar para gerir as minhas tarefas é baseado no método GTD de David Allen, e que vem descrito no livro do mesmo autor GTD - Fazer Bem as Coisas. Logo no início quanto comprei este livro não consegui implementar o método. Só mais tarde, à cerca de dois anos, e após ter lido o livro the How to be a Produtivity Ninja de Graham Allcott, que exemplifica como pode ser implementado o sistema GTD, consegui introduzir o mesmo na minha gestão de tarefas.

Este método é muito bom para compartimentar as áreas da minha vida, mas não tão bom no estabelecimento de objetivos e de uma visão geral para o futuro. Ainda estou a testar um novo método que possa ajudar neste sentido com algum grau de satisfação.

Aplicação de gestão de tarefas e áreas da minha vida

No meu programa de gestão de tarefas, o Nirvana, tenho atualmente cinco áreas que estou a desenvolver: trabalho, pessoal, carreira, finanças e coaching.

A área do trabalho tem a ver com o meu emprego propriamente dito, e inclui todas as tarefas relacionadas com a organização onde estou a exercer funções profissionais atualmente.

A área pessoal é tudo o que faço a nível pessoal e familiar, incluindo saúde e tempos livres.

A área da carreira inclui o desenvolvimento profissional e a procura por novas oportunidades de trabalho.

A área das finanças pretende conhecer as possibilidades de investimento e aplicar as minhas poupanças nos melhores produtos.

Por fim, a área do coaching está relacionada com o projeto de produtividade pessoal e gestão do tempo, em que se inclui este blogue.

Equilibrar as várias áreas

Com o feriado do dia 1 de maio e as férias da Páscoa, a semana passada acabou por ficar desequilibrada, não dando a devida atenção a certas áreas. Por vezes penso que talvez tenha áreas a mais, contribuindo para uma diminuição da minha produtividade.

As áreas trabalho e pessoal são essenciais e não facultativas, porque providenciam os meus rendimentos e o bem estar emocional. Já as outras restantes três áreas (carreira, finanças e coaching) são discutíveis em função das minhas prioridades.

Nestas últimas três áreas importa saber o tempo que pretendo dedicar a cada uma. Por exemplo, escolher um depósito a prazo corrente ou um certificado de aforro não exige muito tempo. Basta escolher vários produtos existentes no mercado, fazer um comparativo e depois aderir ao mesmo, só reiniciando o processo um ano depois quanto vencerem os juros.

Por outro lado, para fazer investimentos nos mercados financeiros com a possibilidade de ter algum sucesso, é preciso dedicar bastante tempo para estudar os métodos de análise e outras particularidades deste tipo de investimento.

Dividir a semana em dias temáticos

O perigo de mudar de contexto frequentemente é que perdemos tempo na mudança do tipo de atividade. Este facto está presente num estudo referido no livro Scrum - A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho em Metade do Tempo de Jeff Sutherland.

Se considerar cada contexto como área, e de acordo com a teoria de Sutherland, será pouco produtivo trabalhar por exemplo todos os dias nas cinco áreas atrás referidas, pois a mudança constante de contextos irá fragmentar o meu tempo e reduzir o meu foco.

Como já tinha tinha sido referido atrás no artigo não posso mudar o trabalho nem a vida pessoal, mas posso gerir como dedico o meu tempo às áreas da carreira, finanças e coaching.

Assim sendo, na próxima semana irei dividir os dias por temas, também inspirado por Vardy, um dos grandes proponentes deste método de gestão do tempo. Ou seja, além das atividades diárias inerentes ao meu trabalho e vida pessoal, irei dedicar os dias da semana às seguintes atividades:

-Segunda-feira: finanças.

-Terça-feira: carreira.

-Quarta-feira: carreira.

-Quinta-feira: coaching.

-Sexta-feira: coaching.

Termino assim esta edição do The Dailies, o diário da minha produtividade pessoal com a retrospetiva da minha gestão do tempo semanal. No próximo sábado será publicada nova edição.

Getting Things Done de David Allen. Resumo do Livro – As Minhas Notas

Livro Getting Things Done de David Allen

Getting Things Done ou GTD é um dos sistemas de gestão do tempo mais populares para organizar e seguir tarefas e projetos. Foi desenvolvido por David Allen no seu livro com o mesmo nome Getting Things Done - The Art of Stress Free Peoductivity.

Este método consiste na sua essência na manutenção e revisão de listas.

Lista de Entrada

Nesta lista capturam-se novas ideias e tarefas à medida que surgem. Precisa de enviar um email ao seu chefe? A revisão do carro está perto e precisa de ligar à sua oficina? Anote nesta lista tudo o que tem ou gostaria de fazer.

Processamento da Lista de Entrada

Todos os items que estão na caixa de entrada precisam de ser clarificados e organizados para as listas seguintes.

Em primeiro lugar pergunte se o item é acionável?

Não. Apague o item ou arquive para futura referência se considerar que precisa no futuro.

Sim. Se levar menos de dois minutos faça-o imediatamente. Se levar mais de dois minutos pode ser registado na lista “Próximos passos” (ver mais à frente), ou encaminhar para outra pessoa ficando na lista “Aguardando” (ver mais à frente).

Lista Próximos Passos

Esta lista é subdividida em contextos. Exemplos de contexto incluem trabalho, casa, hobbies, energia, etc. Cada indivíduo deve adaptar os contextos à medida das suas necessidades, sendo que para começar convem manter-se a simplicidade. Pode-se iniciar apenas com dois contextos: pessoal e trabalho.

O que é um projeto?

De acordo com a metodologia GTD, um projeto é qualquer atividade ou item que necessite mais do que uma tarefa para ser completado.

Nas sublistas dos próximos passos encontram-se as tarefas que podem ser executadas imediatamente. Por exemplo, numa viagem de férias (projeto) é primeiro preciso escolher o destino (tarefa) e só depois reservar o avião e hotel (tarefa). Assim na sublista próximos passos com contexto pessoal irá estar a tarefa escolher destino porque é a tarefa que é acionável no momento. Logo que esta tarefa esteja concluída é substituída pela tarefa seguinte, neste caso reservar o avião e hotel.

Lista Projetos

Nesta lista deverão estar incluídos todos os projetos ativos. Por exemplo, a viagem de férias referida anteriormente deverá estar incluída na lista projetos, porque tem mais do que um itém, e irás ser útil no momento da revisão (ver mais à frente).

Lista “Aguardando”

Aqui deverão estar todos os itens em que está à espera de algo, como por exemplo delegação de tarefas, ou outra determinada tarefa que só pode ser executada posteriormente.

Lista “Algum dia”

Esta lista contém ideias ou projetos que não pensa executar de momento, mas que no futuro poderá considerar fazer.

Calendário

De acordo com o método de gestão do tempo GTD, o calendário está estritamente destinado para eventos com data fixa, como exemplo reuniões ou compromissos com outras pessoas.

Fazer as tarefas

Quando chegar o momento de fazer alguma tarefa, recorre à sulista do contexto correspondente e escolhe o itém mais apropriaddo.

Revisão Semanal

A revisão semanal é crucial para o sucesso do sistema. Todas as semanas deverá ser dedicado pelo menos 30 minutos para atualizar as listas.

  • Rever e atualizar tarefas na lista "Aguardando".
  • Eliminar tarefas concluídas e acrescentar novas tarefas.
  • Eliminar projetos concluídos e acrescentar novos projetos.
  • Verificar se cada projeto ativo tem uma próxima ação na sublista de contexto correspondente.
  • Verificar o calendário das próximas semanas para ver se é necessário fazer alguma atividade de preparação.
  • Olhar para a lista “Algum dia” e confirmar se algum item deverá passar para a lista de próximas ações e projetos.

Estes são os princípios fundamentais do método de gestão do tempo e produtividade pessoal Getting Thinss Done ou GTD de David Allen. Como algum novo hábito, a experiência irá dar a proficiência no método.

Para saber mais leia o livro Getting Things Done na versão portuguesa ou versão original em inglês.

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