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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Aplicação de Hábitos: Nova Tentativa

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Será que se justifica a utilização de novas tecnologias em qualquer situação?

Por exemplo, tenho atualmente as minhas de listas de tarefas na aplicação Tick Tick, e devo dizer que neste caso é bastante útil, pois faço gestão de projeto e estou continuamente a aguardar informação ou elementos de terceiros. Ter uma funcionalidade automática que me lembre das datas é bastante conveniente.

E no caso de hábitos? Será que uma aplicação irá ajudar-me no cumprimento das minhas rotinas? Anteriormente tinha experimentado a aplicação de hábitos Loop no android, mas não tive sucesso, tendo desistido logo passado poucos dias.

Será que o problema está na aplicação? O Tick Tick tem uma funcionalidade de acompanhamento de hábitos, permitindo seguir até cinco rotinas na versão gratuita.

Como um bom cientista, que testa as suas hipóteses num modelo prático, irei testar se esta nova ferramenta irá ou não ajudar.me a manter as minhas rotinas.

Para isso criei uma lista de cinco atividades que pretendo acompanhar diariamente (ver imagem).

  1. Escrever no The Daily Habit (este blogue).
  2. Comunicar 80/20 (ouvir 80% e falar 20% do tempo).
  3. Caminhar no exterior.
  4. Praticar yoga.
  5. Não ler à noite e relaxar.

Uma das modificações que fiz em relação à lista anterior, foi eliminar hábitos semanais ou erráticos, de forma a simplificar o acompanhamento. Apenas têm lugar nesta lista atividades diárias. Não quero dizer com isto que não tenha outras rotinas, apenas não as acompanharei digitalmente.

Daqui a uns dias saberei se a nova aplicação está a resultar ou não, e se a hipótese do bom cientista é verdadeira.

O Meu Sistema de Gestão do Tempo para 2021

Relógio de rua

Depois dos objetivos para 2021 traçados, importa rever o sistema de gestão do tempo. Nos últimos anos tenho usado o sistema clássico do calendário mais as listas de tarefas, que tem funcionado satisfatoriamente bem. Este ano introduzi o acompanhamento dos hábitos, formando a trilogia calendário + tarefas + hábitos, e que passo a explicar de seguida.

Calendário para compromissos

No calendário são colocados os compromissos assumidos com terceiros, como reuniões de trabalhos, consultas médicas, etc. A finalidade é ter a agenda o mais livre possível para executar as tarefas incluídas nas respetivas listas apresentadas de seguida.

Listas de tarefas para atividades importantes e necessárias

Tenho três listas de tarefas divididas pelas áreas do trabalho, pessoal e trading. Pretende-se que cada área reflita um contexto, para ser mais fácil rever as listas periodicamente (neste caso emanalmente). Para manter cada lista manejável, deve haver mais de 12 tarefas por lista. Se uma tarefa não for importante ou necessária, não vai para a lista.

Aplicação de hábitos

Este ano a novidade no meu sistema de gestão do tempo, está na implementação de uma aplicação de hábitos. Um hábito também poderá ser introduzido numa lista de tarefas através de uma atividade repetitiva, mas uma aplicação dedicada trás algumas vantagens. Primeiro, a lista de tarefas não é sobrecarregada com hábitos diários, e em segundo lugar uma aplicação permite visualizar estatísticas e a evolução dos hábitos ao longo do tempo.

Um bom sistema de gestão do tempo deverá ser adaptado a cada personalidade

Existem inúmeros sistemas de gestão do tempo, e dentro de cada sistema aplicam-se ainda inúmeras variações. Cada pessoa deverá encontrar o melhor sistema de acordo com a sua personalidade. Deverá ser motivante, pois todos sabemos como é fácil abandonar uma rotina, mesmo sendo boa para nós.

De seguida deixo algumas ideias de aplicações que podem ser utilizadas gratuitamente:

Calendário: GoogleOutlook.

Tarefas: TicktickTodoistMicrosoft To-Do (as primeiras duas têm modelos fremium, mas que na versão gratuita são funcionais para a necessidade da maior parte das pessoas).

Hábitos: Loop.

 

 

A Melhor Aplicação Gratuita de Hábitos

Depois dos meus objetivos delineados para 2021, consta-se que grande parte dos mesmos originam hábitos. Os hábitos consistem nas mesmas atividades repetidas ao longo do tempo, e são diferentes das tarefas, em que geralmente estas últimas são únicas.

Desta forma, os hábitos não devem ser geridos da mesma forma que uma lista de tarefas, pelo que neste artigo proponho a aplicação gratuita Loop disponível no Android para acompanhar as rotinas.

Aplicação Hábitos - Quadro Inicial

Na imagem acima encontra-se o quadro principal da aplicação com todos os hábitos que pretendo seguir. À semelhança dos objetivos, os hábitos encontram-se divididos por cores consoante a área: trabalho a vermelho, dinheiro a verde e pessoal a azul.

Aplicação hábitos - Configuração hábitos

Cada hábito tem como objetivo um número de repetições por semana, que é facilmente configurável na aplicação. No início do processo de formação de hábitos, poderá ser útil usar alertas como lembrete.

Aplicação hábitos - Estatísticas

Uma das grandes de usar uma aplicação de hábitos, è a capacidade de analisar estatísticas e relatórios. Nesta aplicação é possível visualizar os gráficos com o histórico e as melhores séries (dias consecutivos a repetir um hábito).

Guerra das Palavras

Soldados em treino de guerra

Poderá parecer um pouco estranho que as palavras entrem em guerra, mas a verdade é que grande parte do que falamos não acrescenta nada da valor, pelo contrário, até nos pode prejudicar.

Estimo que na comunicação oral, o indivíduo normal fale 80% do tempo e escute 20% do restante, quando deveria ser o contrário, falar 20% do tempo e escutar 80% do restante.

Eu incluo-me no grupo dos que tem tendência para falar demasiado e resolvi cortar o mal pela raiz, entrando em guerra com as palavras.  Pretendo eliminar as palavras que não acrescentam valor e apenas usar as que podem ajudar na concretização dos meus objetivos.

Para tal, vou introduzir medidas extremas de controlo laboral para reduzir o número de palavras em reuniões de trabalho e outras iterações profissionais importantes:

  • Meditar 10 minutos de manhã antes do trabalho e a seguir ao almoço com o temporizador da aplicação Insight Timer.
  • Criar um lembrete horário durante o dia do trabalho com a aplicação Loop - Acompanhador de Hábitos, para ter consciência em falar menos.
  • Antes de uma reunião profissional, programar o telemóvel para vibrar de 5 em 5 minutos como lembrete para falar menos com a aplicação Interval Timer.
  • Registar antes e depois de uma reunião profissional o nível de ansiedade e percentagem do tempo de escuta com uma folha de cálculo simples (no meu caso a necessidade de falar demais está relacionada em grande parte com a ansiedade).
  • Criar uma nova tarefa repetida diariamente na minha aplicação de gestão do tempo Nirvana como recordação para fazer todas estas atividades.

Efetivamente são muitas medidas, mas em estado de guerra, todos os meios são válidos para atingir os fins. Espero progredir nos próximos dias, para poder aliviar algumas destas atividades.

Mindfulness de Mark Williams & Danny Penman

Livro Mindfulness Atenção Plena - Williams & Penman

Nas últimas semanas a minha ansiedade disparou para níveis superiores ao normal. Um dos fatores é o pico de stress com um projeto exigente rodeado de uma equipa com agenda e interesse próprio.

Para ajudar a combater este momento, decidi retomar a prática regular do mindfulness, que no passado já tinha usado com resultados eficazes.

Existem muitos programas nesta disciplina de meditação com origem budista. O livro que estou a seguir intitula-se Mindfulness - Atenção Plena dos autores Mark Williams e Dany Penman. Este texto apresenta um programa de 8 semanas acompanhado por um CD com meditações guiadas.

Williams e Penman explicam de uma forma simples como este tipo de meditação nos pode ajudar, e dão o exemplo da música. Quando ouvimos uma música várias vezes e que gostamos, associamos os momentos agradáveis e emoções positivas do passado que nos levam numa “boa viagem”. Da mesma forma, quando temos um problema, e ficamos preocupados e com pensamentos negativos, associamos os momentos desagradáveis e emoções negativas do passado, que nos levam numa “má viagem”.

No último caso, se os pensamentos e emoções negativas persistirem, e não forem tratados, conduzem a uma espiral descendente, e que pode manifestar-se em stress grave, ansiedade, depressão e outros males fisiológicos.

O mindfulness pretende quebrar esta espiral descendente, fazendo com que se interrompam os pensamentos e emoções negativas logo no início da espiral,

O programa do livro é muito direto, sendo que vou dar início à primeira semana com as seguintes práticas:

  • Meditação principal do corpo e respiração sentada ou deitada, duas vezes por dia (esta meditação vem no CD).
  • Meditação da passa da uva, uma vez por dia.
  • Atenção plena a uma atividade rotineira diária, em que vou escolher o pequeno almoço, uma vez por dia.
  • Libertador de hábitos, em que escolhi sentar-me numa cadeira diferente à refeição, uma vez por dia.

Na próxima semana farei um ponto de situação do processo de meditação, onde serão também descritas as práticas para a semana dois.

Porque a Semana Começa ao Domingo

Carrinha junto ao mar

Na maioria dos calendários existe uma opção que permite aos utilizadores selecionar se a semana inicia à segunda-feira ou domingo. Sempre achei esta opção um pouco estranha, porque pensei na segunda-feira como o início da semana, desde o tempo da escola e depois mais tarde no trabalho.

Agora, a minha perspetiva mudou, e ao domingo, embora não sendo um dia de trabalho regular, marca a preparação para a semana que se inicia. O domingo para mim, é um dia híbrido, preenchido com atividades pessoais misturadas com outras de planeamento e trabalho, sem nenhuma ordem em particular.

A nível de planeamento, faço a revisão semanal das minhas atividades. Uso a aplicação Nirvana para a gestão de listas de tarefas e projetos que é adaptada do método de gestão do tempo GTD.

O domingo é também o dia em que reinício a atividade física ao final da tarde com a prática do yoga. Preparo ainda a semana de trading na bolsa de valores.

Para não me esquecer de nenhuma tarefa importante, dou uma vista de olhos pelo mapa mental com os meus objetivos de 2020. Este passo é fundamental para se atingirem metas, tendo levado anos a criar este hábito. Mais vale tarde do que nunca!

Quando o tempo (atmosférico) permite, gosto ainda de dar um passeio junto ao mar. É super relaxante juntar a serenidade da natureza com o início da semana ao domingo.

Objetivos 2020: Reta Final à Vista

Objetivos 2020: Revisão Trimestral n.º 4

Está na altura da revisão trimestral dos objetivos para 2020. É a última revisão do ano, e também a última oportunidade para atingir os objetivos.

Assim como a vitória de um ciclista é muitas vezes decidida na reta final, os três últimos meses do ano proporcionam o foco necessário para “pedalar” na velocidade máxima com a meta à vista.

Desenvolvo os objetivos em seis áreas: social, trabalho, dinheiro, saúde, casa e espiritual. Para uma maior eficácia, no último trimestre do ano vou tentar juntar várias áreas.

Por exemplo, como trabalho numa grande organização, posso socializar mais com os colegas e dirigentes, juntando deste modo as áreas social e trabalho. O ideal seria juntar o trabalho com o dinheiro, encontrando um emprego que providenciasse maior rendimentos. O meu emprego é mal remunerado como a maioria dos empregos em Portugal, mas tem outros benefícios indiretos, pelo que irei continuar no mesmo trabalho apostando na educação ativa na bolsa de valores.

Assim sendo, os meus objetivos para o último trimestre de 2020 são:

Trabalho: fazer uma comunicação 80/20, escutando 80% e falando 20% do tempo (H).

Dinheiro: 1) poupar 30% dos rendimentos (H) e 2) desenvolver uma estratégia lucrativa na bolsa de valores (P).

Saúde: 1) cozinhar duas refeições vegetarianas por semana (H), 2) aplicar o mindfulness na visão e yoga (H) e 2) controlar o colesterol (P).

Casa: Arrumar e reduzir o número de “coisas” para uma casa mais minimalista (H).

Natureza. Dar um passeio junto ao mar aos fins de semana (H).

O símbolo H ou P à frente de cada objetivo refere-se a hábito ou projeto. Um hábito é uma rotina executada periodicamente e um projeto é um conjunto de tarefas.

Reconectar com os Hábitos Diários

Lista de Hábitos - Agosto 2020

Está na altura de reciclar a minha lista de hábitos diários. Esta é uma ideia que encontrei inicialmente no blogue Kevin Habits, e que achei bastante interessante como uma forma de criar novas rotinas.

De referir que na lista não contam hábitos já formados, e que já estão plenamente engrenados no meu dia a dia, como é o exemplo das finanças pessoais com o hábito da poupança ou da literacia financeira.

Se no entanto algum dos hábitos descarrilar e for importante, será novamente adicionado à lista.

Os hábitos que pretendo acompanhar são:

  • Acordar ao primeiro toque: porque fico na cama mais de 20 minutos depois do despertador tocar e perco tempo valioso.
  • Comunicação 80/20: porque quero ouvir 80% do tempo e falar apenas 20% do restante. Este hábito é inspirado no Princípio de Pareto, ou regra 80/20, onde 80% dos resultados advêm de 20% do esforço. Falar pouco é também considerado um dos segredos da influência pessoal.
  • Caminhar de manhã e de tarde: porque é importante fazer uma pequena pausa no trabalho e exercitar o corpo.
  • Alimentação vegetariana: porque produz bem estar e dá energia. Embora não seja fundamentalista, o objetivo é confecionar mais refeições saudáveis.
  • Praticar yoga: porque quero dedicar mais tempo ao yoga, considerando que muitas vezes faço uma sessão reduzida que acaba por não ser tão eficaz.
  • Relaxar a visão através de exercícios dedicados: porque tenho uma miopia elevada e trabalho excessivamente ao perto.
  • Finalmente, contactar alguém ou dar uma palavra a um familiar ou colega: porque quero equilibrar a minha personalidade introvertida com o lado social.

Saber Quando Parar

Cadeiras na areia junto praia

Todas as atividades intensas requerem descanso. É impossível para o ser humano manter uma elevada produtividade sem parar por uns momentos de forma a recuperar energias.

O famoso caso do banqueiro português António Horta Osório que numa posição de topo como presidente do banco Lloyds de Inglaterra quando assumiu em público um esgotamento que o obrigou a parar, foi amplamente divulgado nos meios de comunicação social.

Como Horta Osório, existem muitas outras figuras públicas e privadas que se viram obrigadas a “encontrar tempo” para descansar e recuperar das suas vidas agitadas.

A forma mais óbvia é dedicar pelo menos um dia por semana para fugir das rotinas habituais como é o caso de um emprego ou trabalho intensos.

Pessoalmente tenho o sábado para me libertar do mundo do trabalho e principalmente dos mercados financeiros no qual invisto de forma ativa na bolsa de valores. Embora os mercados estejam fechados durante o fim de semana, tem sido hábito fazer análise de títulos de ações e ler publicações financeiras em tempo de lazer.

A vantagem do verão é que facilita o descanso, principalmente com a praia. É muito difícil estar sentado na toalha de praia a trabalhar com um portátil e mais difícil ainda mergulhar no mar com um livro ou caderno de apontamentos. Saber quando parar é uma virtude, e sempre podemos aproveitar melhor o verão para ter um repouso merecido.

Aplicar as Leis do Poder - Iteração com a Chefia

Na última revisão dos meus objetivos anuais ficou definido que iria escrever e publicar um artigo semanalmente aplicando um caso prático baseado nas 48 leis do poder de Robert Greene.

Pois bem, hoje é o dia em que inicio este hábito semanal, descrevendo uma iteração recente que tive com o meu superior.

A iteração com o superior

Esta manhã o meu chefe ligou-me a questionar um email que tinha enviado no dia anterior. Uma vez que considerava injusta a acusação, respondi nervosamente transmitindo o meu ponto de vista, quebrando a lei n.º 9 “Não discuta. Demonstre”. No meio da conversa comecei a falar que tinha muitas habilitações para a função quebrando a lei n.º 30 “Pareça com seja fácil e não se gabe”.

A perspetiva dos colegas

Mais tarde acabei por conversar com uns colegas próximos sobre este episódio. Um dos colegas transmitiu-me de que o meu superior poderia estar a utilizar um dos meus pontos fracos, com a provocação para me destabilizar, utilizando deste modo ele próprio a lei n.º 33 “Utilize a fraqueza dos outros”.

Outro colega disse-me que como profissionalmente era difícil apontar-me alguma coisa, pelo que o meu chefe poderia estar a arranjar um motivo qualquer para apontar. Talvez com a minha performance e produtividade crie alguma inveja e mau estar superior. Isto quebra a leis n.º 46 “Não provoque a inveja” e n.º 1 “Não se sobreponha ao mestre”.

Nesta iteração estão incluídas 5 leis do poder, 4 das quais quebrei, e outra que o meu superior possivelmente usou contra mim aproveitando-se das minhas fraquezas.

A dificuldade em aplicar as leis no momento

Torna-se muito difícil estar atendo e usar todas estas leis, especialmente no momento em que se quer uma reação rápida. No entanto estar atento a este facto é o primeiro passo. O segundo passo é desenvolver o mindfulness da comunicação que é outro dos meus objetivos, e que está relacionado com o mindfulness da respiração. Ao concentrar-me na respiração quando comunico irei provavelmente ouvir melhor e criar uma maior contenção no que digo, além de evitar reações emocionais desproporcionadas.

Checklist de hábitos diários

É tempo de conectar com a checklist de hábitos diários.

Cheklist hábitos diários

 

 

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