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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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Guerra das Palavras

Soldados em treino de guerra

Poderá parecer um pouco estranho que as palavras entrem em guerra, mas a verdade é que grande parte do que falamos não acrescenta nada da valor, pelo contrário, até nos pode prejudicar.

Estimo que na comunicação oral, o indivíduo normal fale 80% do tempo e escute 20% do restante, quando deveria ser o contrário, falar 20% do tempo e escutar 80% do restante.

Eu incluo-me no grupo dos que tem tendência para falar demasiado e resolvi cortar o mal pela raiz, entrando em guerra com as palavras.  Pretendo eliminar as palavras que não acrescentam valor e apenas usar as que podem ajudar na concretização dos meus objetivos.

Para tal, vou introduzir medidas extremas de controlo laboral para reduzir o número de palavras em reuniões de trabalho e outras iterações profissionais importantes:

  • Meditar 10 minutos de manhã antes do trabalho e a seguir ao almoço com o temporizador da aplicação Insight Timer.
  • Criar um lembrete horário durante o dia do trabalho com a aplicação Loop - Acompanhador de Hábitos, para ter consciência em falar menos.
  • Antes de uma reunião profissional, programar o telemóvel para vibrar de 5 em 5 minutos como lembrete para falar menos com a aplicação Interval Timer.
  • Registar antes e depois de uma reunião profissional o nível de ansiedade e percentagem do tempo de escuta com uma folha de cálculo simples (no meu caso a necessidade de falar demais está relacionada em grande parte com a ansiedade).
  • Criar uma nova tarefa repetida diariamente na minha aplicação de gestão do tempo Nirvana como recordação para fazer todas estas atividades.

Efetivamente são muitas medidas, mas em estado de guerra, todos os meios são válidos para atingir os fins. Espero progredir nos próximos dias, para poder aliviar algumas destas atividades.

Mindfulness de Mark Williams & Danny Penman

Livro Mindfulness Atenção Plena - Williams & Penman

Nas últimas semanas a minha ansiedade disparou para níveis superiores ao normal. Um dos fatores é o pico de stress com um projeto exigente rodeado de uma equipa com agenda e interesse próprio.

Para ajudar a combater este momento, decidi retomar a prática regular do mindfulness, que no passado já tinha usado com resultados eficazes.

Existem muitos programas nesta disciplina de meditação com origem budista. O livro que estou a seguir intitula-se Mindfulness - Atenção Plena dos autores Mark Williams e Dany Penman. Este texto apresenta um programa de 8 semanas acompanhado por um CD com meditações guiadas.

Williams e Penman explicam de uma forma simples como este tipo de meditação nos pode ajudar, e dão o exemplo da música. Quando ouvimos uma música várias vezes e que gostamos, associamos os momentos agradáveis e emoções positivas do passado que nos levam numa “boa viagem”. Da mesma forma, quando temos um problema, e ficamos preocupados e com pensamentos negativos, associamos os momentos desagradáveis e emoções negativas do passado, que nos levam numa “má viagem”.

No último caso, se os pensamentos e emoções negativas persistirem, e não forem tratados, conduzem a uma espiral descendente, e que pode manifestar-se em stress grave, ansiedade, depressão e outros males fisiológicos.

O mindfulness pretende quebrar esta espiral descendente, fazendo com que se interrompam os pensamentos e emoções negativas logo no início da espiral,

O programa do livro é muito direto, sendo que vou dar início à primeira semana com as seguintes práticas:

  • Meditação principal do corpo e respiração sentada ou deitada, duas vezes por dia (esta meditação vem no CD).
  • Meditação da passa da uva, uma vez por dia.
  • Atenção plena a uma atividade rotineira diária, em que vou escolher o pequeno almoço, uma vez por dia.
  • Libertador de hábitos, em que escolhi sentar-me numa cadeira diferente à refeição, uma vez por dia.

Na próxima semana farei um ponto de situação do processo de meditação, onde serão também descritas as práticas para a semana dois.

Porque a Semana Começa ao Domingo

Carrinha junto ao mar

Na maioria dos calendários existe uma opção que permite aos utilizadores selecionar se a semana inicia à segunda-feira ou domingo. Sempre achei esta opção um pouco estranha, porque pensei na segunda-feira como o início da semana, desde o tempo da escola e depois mais tarde no trabalho.

Agora, a minha perspetiva mudou, e ao domingo, embora não sendo um dia de trabalho regular, marca a preparação para a semana que se inicia. O domingo para mim, é um dia híbrido, preenchido com atividades pessoais misturadas com outras de planeamento e trabalho, sem nenhuma ordem em particular.

A nível de planeamento, faço a revisão semanal das minhas atividades. Uso a aplicação Nirvana para a gestão de listas de tarefas e projetos que é adaptada do método de gestão do tempo GTD.

O domingo é também o dia em que reinício a atividade física ao final da tarde com a prática do yoga. Preparo ainda a semana de trading na bolsa de valores.

Para não me esquecer de nenhuma tarefa importante, dou uma vista de olhos pelo mapa mental com os meus objetivos de 2020. Este passo é fundamental para se atingirem metas, tendo levado anos a criar este hábito. Mais vale tarde do que nunca!

Quando o tempo (atmosférico) permite, gosto ainda de dar um passeio junto ao mar. É super relaxante juntar a serenidade da natureza com o início da semana ao domingo.

Objetivos 2020: Reta Final à Vista

Objetivos 2020: Revisão Trimestral n.º 4

Está na altura da revisão trimestral dos objetivos para 2020. É a última revisão do ano, e também a última oportunidade para atingir os objetivos.

Assim como a vitória de um ciclista é muitas vezes decidida na reta final, os três últimos meses do ano proporcionam o foco necessário para “pedalar” na velocidade máxima com a meta à vista.

Desenvolvo os objetivos em seis áreas: social, trabalho, dinheiro, saúde, casa e espiritual. Para uma maior eficácia, no último trimestre do ano vou tentar juntar várias áreas.

Por exemplo, como trabalho numa grande organização, posso socializar mais com os colegas e dirigentes, juntando deste modo as áreas social e trabalho. O ideal seria juntar o trabalho com o dinheiro, encontrando um emprego que providenciasse maior rendimentos. O meu emprego é mal remunerado como a maioria dos empregos em Portugal, mas tem outros benefícios indiretos, pelo que irei continuar no mesmo trabalho apostando na educação ativa na bolsa de valores.

Assim sendo, os meus objetivos para o último trimestre de 2020 são:

Trabalho: fazer uma comunicação 80/20, escutando 80% e falando 20% do tempo (H).

Dinheiro: 1) poupar 30% dos rendimentos (H) e 2) desenvolver uma estratégia lucrativa na bolsa de valores (P).

Saúde: 1) cozinhar duas refeições vegetarianas por semana (H), 2) aplicar o mindfulness na visão e yoga (H) e 2) controlar o colesterol (P).

Casa: Arrumar e reduzir o número de “coisas” para uma casa mais minimalista (H).

Natureza. Dar um passeio junto ao mar aos fins de semana (H).

O símbolo H ou P à frente de cada objetivo refere-se a hábito ou projeto. Um hábito é uma rotina executada periodicamente e um projeto é um conjunto de tarefas.

Reconectar com os Hábitos Diários

Lista de Hábitos - Agosto 2020

Está na altura de reciclar a minha lista de hábitos diários. Esta é uma ideia que encontrei inicialmente no blogue Kevin Habits, e que achei bastante interessante como uma forma de criar novas rotinas.

De referir que na lista não contam hábitos já formados, e que já estão plenamente engrenados no meu dia a dia, como é o exemplo das finanças pessoais com o hábito da poupança ou da literacia financeira.

Se no entanto algum dos hábitos descarrilar e for importante, será novamente adicionado à lista.

Os hábitos que pretendo acompanhar são:

  • Acordar ao primeiro toque: porque fico na cama mais de 20 minutos depois do despertador tocar e perco tempo valioso.
  • Comunicação 80/20: porque quero ouvir 80% do tempo e falar apenas 20% do restante. Este hábito é inspirado no Princípio de Pareto, ou regra 80/20, onde 80% dos resultados advêm de 20% do esforço. Falar pouco é também considerado um dos segredos da influência pessoal.
  • Caminhar de manhã e de tarde: porque é importante fazer uma pequena pausa no trabalho e exercitar o corpo.
  • Alimentação vegetariana: porque produz bem estar e dá energia. Embora não seja fundamentalista, o objetivo é confecionar mais refeições saudáveis.
  • Praticar yoga: porque quero dedicar mais tempo ao yoga, considerando que muitas vezes faço uma sessão reduzida que acaba por não ser tão eficaz.
  • Relaxar a visão através de exercícios dedicados: porque tenho uma miopia elevada e trabalho excessivamente ao perto.
  • Finalmente, contactar alguém ou dar uma palavra a um familiar ou colega: porque quero equilibrar a minha personalidade introvertida com o lado social.

Saber Quando Parar

Cadeiras na areia junto praia

Todas as atividades intensas requerem descanso. É impossível para o ser humano manter uma elevada produtividade sem parar por uns momentos de forma a recuperar energias.

O famoso caso do banqueiro português António Horta Osório que numa posição de topo como presidente do banco Lloyds de Inglaterra quando assumiu em público um esgotamento que o obrigou a parar, foi amplamente divulgado nos meios de comunicação social.

Como Horta Osório, existem muitas outras figuras públicas e privadas que se viram obrigadas a “encontrar tempo” para descansar e recuperar das suas vidas agitadas.

A forma mais óbvia é dedicar pelo menos um dia por semana para fugir das rotinas habituais como é o caso de um emprego ou trabalho intensos.

Pessoalmente tenho o sábado para me libertar do mundo do trabalho e principalmente dos mercados financeiros no qual invisto de forma ativa na bolsa de valores. Embora os mercados estejam fechados durante o fim de semana, tem sido hábito fazer análise de títulos de ações e ler publicações financeiras em tempo de lazer.

A vantagem do verão é que facilita o descanso, principalmente com a praia. É muito difícil estar sentado na toalha de praia a trabalhar com um portátil e mais difícil ainda mergulhar no mar com um livro ou caderno de apontamentos. Saber quando parar é uma virtude, e sempre podemos aproveitar melhor o verão para ter um repouso merecido.

Aplicar as Leis do Poder - Iteração com a Chefia

Na última revisão dos meus objetivos anuais ficou definido que iria escrever e publicar um artigo semanalmente aplicando um caso prático baseado nas 48 leis do poder de Robert Greene.

Pois bem, hoje é o dia em que inicio este hábito semanal, descrevendo uma iteração recente que tive com o meu superior.

A iteração com o superior

Esta manhã o meu chefe ligou-me a questionar um email que tinha enviado no dia anterior. Uma vez que considerava injusta a acusação, respondi nervosamente transmitindo o meu ponto de vista, quebrando a lei n.º 9 “Não discuta. Demonstre”. No meio da conversa comecei a falar que tinha muitas habilitações para a função quebrando a lei n.º 30 “Pareça com seja fácil e não se gabe”.

A perspetiva dos colegas

Mais tarde acabei por conversar com uns colegas próximos sobre este episódio. Um dos colegas transmitiu-me de que o meu superior poderia estar a utilizar um dos meus pontos fracos, com a provocação para me destabilizar, utilizando deste modo ele próprio a lei n.º 33 “Utilize a fraqueza dos outros”.

Outro colega disse-me que como profissionalmente era difícil apontar-me alguma coisa, pelo que o meu chefe poderia estar a arranjar um motivo qualquer para apontar. Talvez com a minha performance e produtividade crie alguma inveja e mau estar superior. Isto quebra a leis n.º 46 “Não provoque a inveja” e n.º 1 “Não se sobreponha ao mestre”.

Nesta iteração estão incluídas 5 leis do poder, 4 das quais quebrei, e outra que o meu superior possivelmente usou contra mim aproveitando-se das minhas fraquezas.

A dificuldade em aplicar as leis no momento

Torna-se muito difícil estar atendo e usar todas estas leis, especialmente no momento em que se quer uma reação rápida. No entanto estar atento a este facto é o primeiro passo. O segundo passo é desenvolver o mindfulness da comunicação que é outro dos meus objetivos, e que está relacionado com o mindfulness da respiração. Ao concentrar-me na respiração quando comunico irei provavelmente ouvir melhor e criar uma maior contenção no que digo, além de evitar reações emocionais desproporcionadas.

Checklist de hábitos diários

É tempo de conectar com a checklist de hábitos diários.

Cheklist hábitos diários

 

 

Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 3)

Não basta traçar os objetivos anuais no início do ano e depois esperar pelo melhor. Possivelmente o que irá acontecer será a desistência ou esquecimento dos mesmos pelo caminho. É importante manter os objetivos relevantes e atuais através de uma revisão periódica.

Esta é a terceira e última parte da revisão trimestral dos meus objetivos para 2020, dando um exemplo pessoal, e demonstrando que é um trabalho que exige reflexão e tempo. Não seria de esperar outra coisa para almejar uma performance acima da média.

Um processo de três passos

Recomendo executar esta tarefa no final de cada trimestre, consistindo em três passos:

  1. Criação de um mapa mental ou lista com as ideias ou tópicos a desenvolver para o ano divido por áreas. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 1).
  2. Validação dos objetivos perguntando qual a razão por detrás de cada um (porquê) e escrever os mesmos de acordo com a fórmula SMART. Ler artigo Oh Não! Objetivos 2020 Outra Vez (Parte 2).
  3. Criar um plano de ação através de projetos, tarefas e hábitos de suporte aos objetivos. Este ponto é fundamental e o único que tem utilidade prática, fazendo a ligação entre a estratégia e a realidade. Neste artigo vou desenvolver este último ponto.

Um projeto é um conjunto de tarefas relacionadas com o mesmo tema, Um hábito é a mesma tarefa repetida periodicamente (diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente, etc).

De seguida é apresentado o exemplo para as áreas da saúde e trabalho dos meus objetivos pessoais. Deverá ler os artigos anteriores para ficar com o contexto geral.

Área da saúde

Ideias: relaxamento, visão, mindfulness

Hábitos:

  • Não usar aparelhos eletrónicos de leitura e fazer relaxamento da face e olhos a partir das 22h (diário).
  • Usar a técnica Pomodoro de gestão do tempo (diário).
  • Aplicar mindfulness na caminhada (diário).
  • Aplicar mindfulness na comida (diário).
  • Aplicar mindfulness na comunicação (diário).
  • Aplicar mindfulness na respiração (diário).

Ideias: alimentação, vegetariano

Hábitos

  • Cozinhar duas receitas vegetarianas à terça-feira e sábado (semanal)

Área do trabalho

Ideias: Leis do Poder, Greene

Hábitos

  • Escrever um artigo com a aplicação de um caso prático no meu trabalho inspirado da obra de Robert Greene As 48 Leis do Poder (semanal).

As áreas casa, social, pessoal, espiritual e dinheiro não precisam de um desenvolvimento como o realizado para as restantes áreas, e de modo a evitar complicar o processo de revisão dos objetivos. Os mesmos já estão engrenados nos meus hábitos, bastando recordar as ideias principais de vez em quando.

Deverá constar que neste exemplo os objetivos produziram hábitos, o que não é obrigatório. O resultado poderia ser também projetos e tarefas. No entanto os hábitos têm a vantagem de criar rotinas, que poderão tornar as coisas mais fáceis para muitas pessoas.

Usar uma checklist para os hábitos diários

Para não sobrecarregar as listas de tarefas com hábitos, vou apenas criar tarefas repetitivas na minha aplicação de apoio à gestão do tempo para os hábitos semanais. Os hábitos diários serão incluídos numa checklist para o efeito.

Termina assim esta série de três artigos dedicados à revisão trimestral dos objetivos anuais. Trata-se de uma atividade que não é fácil, mas que traz grandes recompensas àqueles que querem ter um ano mais produtivo e de sucesso. A alternativa seria mais um ano em que não se definem objetivos nem se atingem metas relevantes.

Quero também deixar claro que o processo de definição de objetivos não tem de iniciar no início do ano. Se ainda não traçou as suas metas para 2020, do que está à espera?

Quatro Semanas em Teletrabalho: Novos Hábitos de Produtividade

Parece incrível que já passaram quatro semanas desde que vim para casa em teletrabalho. Os primeiros dias custaram um pouco com a adaptação à nova realidade, mas neste momento já estou “a todo o vapor”.

Felizmente estou numa atividade, que embora afetada pela pandemia do Covid-19, não sofreu reduções drásticas como o turismo e lazer. Durante este tempo em teletrabalho, constatei uma melhoria da produtividade pessoal dos profissionais com que contacto.

Reuniões mais eficazes

Sempre reduzi ao mínimo as reuniões de trabalho, pois considero a maior perda de tempo nas organizações. A generalidade das pessoas agenda reuniões porque não consegue tomar decisões sozinha, ou por ter a sensação de que estar ocupado é o mesmo que ser produtivo.

Devido à necessidade das videoconferências, que são mais cansativas do que as reuniões presenciais, os profissionais tendem a realizar menos reuniões, e quando as realizam são mais objetivos.

Menos tempo ao telefone

O telefone é um meio útil para certos esclarecimentos ou urgências. Devido à desorganização de grande parte dos profissionais, que deixam tudo para a última da hora, estes usam e abusam do telefone, que é um meio intrusivo de interromper o outro.

A pandemia modificou o conceito de urgência do trabalho para a saúde. Afinal já não existe tanta coisa urgente, e consequentemente telefona-se menos.

Maior eficiência com o email

Com menos reuniões e telefonemas, o email é agora o meio predileto de comunicação, sendo o “rei da comunicação”. Os profissionais respondem mais prontamente aos emails enviados, e criam novos emails para verem as suas situações resolvidas.

Em termos pessoais, é o meu meio preferencial de comunicação, porque desligo as notificações e tenho horas determinadas para ler e responder a mensagens, constituindo assim um canal de comunicação não intrusivo.

Conclusão

A pandemia do Covid-19 veio trazer novos hábitos de produtividade aos profissionais, com a obrigatoriedade do teletrabalho para muitas pessoas e organizações. Se em termos gerais foi disruptivo, e condicionou a atividade de muitas organizações, por outro lado, trouxe mais produtividade no trabalho com a utilização dos meios tecnológicos de uma forma mais eficaz.

3 Aplicações Para se Recordar dos Aniversários de Familiares e Amigos Mais Próximos

Lembrar do aniversário dos nossos familiares e amigos mais próximos é um ato agradável e de atenção, tanto para aqueles que são recordados, como para nós próprios, pois acabamos por sair no nosso umbigo e focar-nos no outro, nem que seja por um instante.

No Facebook, a única notificação que tenho ativada via email, é a mensagem com o aniversário dos amigos. Acontece que nem todos os meus familiares e amigos mais próximos têm o seu aniversário na rede social. Alguns, inclusive, já não têm conta sequer.

Isto levanta um problema, de que não consigo recordar-me por iniciativa própria de todas as datas. Já há alguns anos que coloquei os aniversários dos contactos mais importantes na agenda do Android juntamente com os números de telefone. Todos os contactos sincronizam automaticamente entre os dispositivos, mas por predefinição o Android não notifica as datas do aniversário, e até recentemente não me tinha lembrado de pesquisar uma aplicação para estes lembretes.

Basicamente existem aplicações para tudo e alguma coisa. No Android tem por exemplo as aplicações Aniversários, Lembretes de aniversários e Contacts' Birthdays, mas existem outras mais, sendo uma questão de escola pessoal. Além da vantagem de ser automaticamente notificado, pode configurar ainda o lembrete para uma hora específica.

Assim, já não tem desculpa para não se lembrar dos seus. Quando um familiar ou amigo mais chegado fizer o aniversário, tem uma notificação conveniente no seu telefone, podendo fazer a tal chamada para dar um pouco de atenção ao próximo.