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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

A Síndrome do Professor

Normalmente no que me envolvo gosto de aprofundar ao máximo, estudando e analisando a matéria de uma forma intensiva.

Foi assim com o método de yoga que pratico há mais de cinco anos, com as técnicas de terapia cognitivo comportamental (TCC) para a depressão e ansiedade, com o sistema de gestão do tempo e criação de listas de tarefas para elevar a produtividade, e mais recentemente com o desenvolvimento de uma estratégia de trading para obter a independência financeira no mercado de acões.

Ao mesmo tempo que estudava e investigava estas temáticas, com a exceção da terapia TCC por não estar apto profissionalmente nem ser psicólogo, criei um forte desejo por ensinar estas matérias a outros. Chamo a isto a síndrome do professor.

Esta síndrome não é prejudicial na sua essência, até porque é conhecido que a melhor forma de aprendermos algo é ensinando aos outros (ler os artigos O melhor jeito de aprender é ensinar e Você devia ensinar o que sabe (mesmo não sendo um especialista). Só se torna problemático quando reduz a produtividade pessoal, que defini no artigo anterior como a "Execução de todas as atividades inerentes, incluindo a gestão do tempo, que levam o indivíduo a trabalhar ou fazer para alcançar os seus objetivos."

De acordo com esta definição, se as minhas atividades não estiverem ligadas aos objetivos, existe uma desconexão com a realidade, e, portanto, uma quebra da produtividade pessoal.

Definição de Produtividade Pessoal

A produtividade pessoal é um conceito vago, mas gostaria de avançar com uma definição para efeitos de clarificação.

Definição de produtividade pessoal segundo The Daily Habit:

"Execução de todas as atividades inerentes, incluindo a gestão do tempo, que levam o indivíduo a trabalhar ou fazer para alcançar os seus objetivos."

Desta definição depreende-se que a atividade da gestão do tempo é fundamental para a produtividade, mas não é única. Todas as atividades que possam contribuir para os nossos objetivos contribuem para aumentar a produtividade pessoal, e vice-versa no caso contrário.

Por exemplo, se um dos meus objetivos for encontrar um novo emprego ou ser promovido, todas as atividades inerentes como a atualização do curriculum vitae, networking, desenvolvimento de uma estratégia, etc. contribuem para a minha produtividade pessoal. Por outro lado, se não tiver o objetivo de encontrar um novo emprego ou ser promovido, estas atividades de nada me servem, constituindo apenas perda de tempo, e que poderia empregar noutras atividades “mais produtivas”.

Dei este exemplo porque muitos especialistas de recursos humanos dizem que devemos ter o CV sempre atualizado e o networking deve ser permanente, ou seja, uma procura passiva de novas oportunidades profissionais. Até certo ponto estes especialistas têm razão, mas do ponto de vista de produtividade pessoal isto não tem qualquer sentido.

Encontrar um novo emprego ou ser promovido, pelo menos para um cargo ou posição de relevo, como em tudo na vida, existe esforço, dedicação e persistência. É preciso trabalhar ativamente neste objetivo, e não passivamente na esperança que alguém se lembre de nós. A concorrência é feroz e competitiva, não permitindo uma posição tão “gentil” perante o mercado de trabalho.

Para termos uma maior produtividade pessoal, devemos obrigatoriamente definir os nossos objetivos, fazer uma boa gestão do tempo, executar todas as atividades inerentes e importantes, bem como livrar-nos ou dizer não a todas as outras atividades.

Como Ser Promovido: Parte 1

Tenho a felicidade de ter um emprego com qualidade de vida: perto de casa, horário decente, na minha área profissional, uma grande organização e com os desafios necessários para me sentir motivado. Tem de existir um senão, que é o salário estagnado à longos anos, sem grandes perspetivas de melhoria.

Em relação aos rendimentos profissionais, decidi dedicar-me arduamente ao investimento ativo nos mercados financeiros, na expetativa de poder obter um o melhor retorno possível das minhas poupanças.

A importância dos objetivos profissionais

Embora sendo extremamente difícil subir na escada corporativa dentro da minha organização, é importante manter objetivos, já que decido manter-me no posto de trabalho atual. Um dos objetivos passa por conseguir um aumento do vencimento, por mais pouco que seja, e isto passar obrigatoriamente por uma evolução na carreira.

De qualquer forma, para uma evolução significativa em qualquer área, seja financeira ou profissional, é preciso um forte desejo de mudança, uma boa estratégia, muita dedicação e um pouco de sorte. Caso contrário, arranjamos mil e uma desculpas e ficamos acomodados, porque o sucesso requer esforço, salvo raras exceções.

Características comportamentais de sucesso

Coloquei-me a pesquisar o que era necessário para ser ser promovido, e dentro das principais recomendações que consultei encontram-se (1) tomar atenção aos colegas que  são promovidos observando os seus padrões e comportamentos e (2) ser noticiado pelos principais elementos decisores (ver os artigos da Forbes e TopResume).

  1. Existem temas ou padrões comuns a todos aqueles que conseguem uma promoção, como traços de personalidade, hábitos ou conquistas, e que nos podem dar pistas do que precisamos fazer.
  2. Quanto a ser noticiado, cada organização tem a sua melhor forma de isto acontecer, sendo mais uma arte do que uma ciência.

Depende de darmos o primeiro passo

No final, é quem decide que aponta os colaboradores a serem promovidos , mas compete a cada um demonstrar primeiro o seu interesse.

Na segunda parte deste artigo irei descrever um caso prático de como descobrir e desenvolver os padrões comuns daqueles que conseguem uma promoção dentro da organização ou empresa.

Continuar a Desenvolver os Objetivos de 2020: Porque o Ano não Parou

Esta é uma semana dedicada ao blogging, escrevendo sobre pensamentos de produtividade pessoal relacionados com os meus objetivos para 2020.

Organizar uma conferência virtual

No próximo mês vou organizar uma conferência virtual da Toastmasters com a presença de muitos membros a nível nacional. Já tinha desistido deste projeto, por causa da tarefa herculana que é preparar um evento desta natureza.O evento estava previsto ser realizado presencialmente, e tratar do espaço era a maior dor de cabeça. Com o Covid-19 uma ameaça transformou-se em oportunidade. Com a conferência a ser realizada virtualmente, a barreira física desapareceu, com a tecnologia de videoconferência a dar uma grande ajuda.

A nova realidade do teletrabalho

Trabalho numa grande organização, estando como muitos outros portugueses em teletrabalho em casa. A vantagem é que existe uma maior conciliação entre a vida pessoal e profissional estando completamente ambientado à nova realidade. A desvantagem é que estou mais isolado, tendo de me defender de “alguns ataques” de superiores. Com o estudo em profundidade das leis do poder e influência tenho conseguido proteger-me e até prosperar neste novo ambiente.

Investir na bolsa de valores

Um dos grandes objetivos de 2020 é continuar a desenvolver a estratégia de investimento na bolsa de valores, que já tinha iniciado em 2019. Todos os dias dedico tempo a esta atividade e estou completamente envolvido nos mercados financeiros, estudando e praticando a negociação nos mercados financeiros. Tenho um estilo de trading muito ativo, abrindo e fechando posições de ações no mesmo dia. É uma atividade de elevado risco com oportunidades ilimitadas, destinada a quem quer levar a rentabilização do seu dinheiro ao extremo.

Criar listas de tarefas

Tenho uma paixão por criar listas de tarefas, sendo que já uso as mesmas à vários anos. A listas de tarefas foi a ferramenta que me permitiu aumentar exponencialmente a minha produtividade tendo inclusive permitido concluir com sucesso uma tese de mestrado e manter todas as outras atividades em equilíbrio. Possivelmente irei criar um blogue prático dedicado exclusivamente à técnica e métodos para a execução destas listas de tarefas, demonstrando como alguém interessado poderá obter a mesma produtividade pessoal que eu.

O ano de 2020 está a ser diferente do habitual, mas nem por isso menos produtivo. Tenho a sorte de manter o meu emprego e estar numa área em que a produção de trabalho continua. Tenho vários objetivos que estou a desenvolver em 2020, sendo que no artigo de amanhã irei abordar os objetivos de carreira, especificando metas realizáveis.

Objetivos 2020: Revisão Trimestral

Objetivos 2020: Mapa Mental Revisão Trimestral

No início de 2020 tracei os meus objetivos anuais com a ajuda de um mapa mental. Neste artigo irei fazer uma revisão do mapa: modificando, acrescentando ou mesmo eliminando alguns objetivos, de forma a ter uma atualização dos objetivos em função das prioridades atuais. O exemplo da pandemia do Covid-19 é um bom exemplo de como as circunstâncias mudam, sendo necessário adaptar-nos a realidade atual na definição dos nos nossos objetivos pessoais.

As áreas de desenvolvimento, ou categorias de objetivos: pessoal, social, trabalho, dinheiro, saúde, casa e espiritual, por outro lado, mantêm-se as mesmas.

Existem dois erros que levam a que grande parte das pessoas a não manterem as suas resoluções ou objetivos de ano novo.

1.º Erro: Não rever regularmente os objetivos

O primeiro erro que a maioria das pessoas comete é não rever os seus objetivos de uma forma regular. A solução passa por agendar no calendário vários momentos ao longo do ano para esta tarefa. Eu, por exemplo, tenho agendado fazer uma revisão e atualização dos meus objetivos trimestralmente, como estou a fazer agora. Desta forma, já sei que no final de Março, Junho, Setembro e Dezembro de 2020 tenho de dedicar tempo à tarefa de revisão dos objetivos. Utilizo a aplicação gratuita XMind para a criação de mapas mentais.

2.º Erro: Não criar listas de tarefas

O segundo erro que a maioria das pessoas comete, é depois de reverem e atualizarem os seus objetivos, não criam projetos e tarefas que permitam a organização e a concretização dos mesmos. A utilização de um programa para a gestão de listas de tarefas é uma excelente opção para evitar este erro. Uso a aplicação Nirvana para organizar as minhas listas de tarefas, que foi desenvolvida de acordo com o método de gestão do tempo GTD. Esta aplicação é paga para tirar partido de grande parte das funcionalidades, mas existem outras alternativas gratuitas ou freemium como é o caso da Microsoft To DoTick Tick ou Todoist.

Dicas para a criação de objetivos, projetos e tarefas

  • Os objetivos em cada área ou categoria, são escritos seguindo a fórmula SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e temporal), que é universalmente aceite pelos maiores especialistas em produtividade pessoal e gestão do tempo. Não vale a pena complicar mais neste aspeto.
  • Uma forma de validar um objetivo, uma espécie de “prova dos nove”, é perguntar o porquê, ou qual a razão da existência do objetivo. A resposta dará ou não o propósito de validação, a motivação por detrás de cada objetivo.
  • Um projeto é um conjunto de várias tarefas relacionadas, e a descrição do mesmo deve responder à seguinte pergunta: Como é que consigo medir o sucesso deste projeto?
  • Uma tarefa é definida por uma ação específica, não devendo haver dúvidas quanto ao que fazer.

Conclusão

Muitas pessoas estabelecem resoluções de ano novo, mas infelizmente grande parte delas desiste pelo caminho. O fracasso na prossecução dos objetivos tem origem em dois erros: não rever os objetivos regularmente e não criar listas de tarefas. Como em qualquer atividade que vale a pena na vida, a definição e revisão de objetivos exige experiência e aprender com os erros, sem nunca desistir pelo caminho.

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Chegou a Altura de Reduzir a Minha Atividade na Toastmasters

As circunstâncias atualmente mudaram e nos próximos meses vou reduzir a minha atividade na Toastmasters. Esta organização providencia um local para treinar o discurso público através de sessões semanais onde não existem formadores. Os membros aprendem "fazendo" avaliando-se mutuamente de acordo com padrões pré-definidos como a organização do discurso ou a variedade vocal.

O principal motivo que me levou a aderir a um clube Toastmasters foi poder treinar a minha oratória, pois não tinha a coragem para enfrentar uma audiência. Cheguei a um ponto em que consegui falar para uma plateia de mais de 100 pessoas, o que era inimaginável até então.

Este ano tinha previsto organizar um grande evento a nível nacional dentro desta organização, para cumprir determinados objetivos e chegar ao patamar máximo de reconhecimento. Acontece que atualmente os meus objetivos pessoais não estão alinhados com os da Toastmasters, pelo que deixo cair este projeto, pelo menos neste momento.

Vou começar a ir menos às sessões do meu clube, o mínimo para manter o contacto com outros membros, muitos dos quais formei uma amizade.

Não vou desistir da Toastmasters, apenas reestruturar a gestão do tempo em função das minhas prioridades atuais. A qualquer momento, e se o justificar, regresso mais ativamente às suas atividades.

Dificuldades em Manter Resoluções de Ano Novo? Experimente isto.

A maioria de nós que tomou resoluções de ano novo ou definiu objetivos para 2020, por volta desta altura já abandonou as suas aspirações. Infelizmente isto é uma realidade, e acontece sobretudo porque não fomos ensinados na escola a desenvolver objetivos e hábitos que conduzam ao sucesso, seja o que isso signifique.

A definição de objetivos não é fácil

Por experiência própria sei que definir objetivos não é nada fácil, e talvez por isso seja importante começar por algo mais simples, como criar hábitos. Os hábitos funcionam como uma espécie de músculo, que depois de exercitados regularmente, abrem o caminho para novas possibilidades. Ou seja, senão conseguirmos criar hábitos de sucesso no dia-a-dia, dificilmente conseguiremos trabalhar e manter a motivação para prosseguir objetivos mais ambiciosos.

Começar com uma rotina ou hábito

Ainda não é tempo de desistir das resoluções de ano novo. Dou-lhe uma sugestão se está com dificuldades. Em vez de começar com uma meta grande e difícil, concentre-se em primeiro lugar em algo mais simples como uma nova rotina ou hábito.

Gostaria de melhorar algum aspeto da sua vida? Na área Pessoal, Social, Trabalho, Dinheiro, Saúde, Casa ou Espiritual?

Então comece por escolher apenas uma destas áreas e reserve no seu calendário uma hora por dia, ou meia hora senão conseguir mais tempo, para se concentrar unicamente nesta área.

Reservar tempo no calendário

Não precisa de ter nenhum objetivo em particular, apenas deve manter o hábito de dedicar a hora ou meia hora diária reservada e pensar no que pode melhorar. Se tiver dificuldades em geral alguma ideia pode simplesmente escrever sobre o que lhe vier à cabeça.

Ao final de alguns dias irá ver que surgirá uma inspiração e a primeira tarefa surge. Ao trabalhar nesta primeira tarefa irá ter uma nova ideia para uma segunda tarefa e assim por diante. Ao final de algumas semanas ou mesmo meses, este hábito diário, irá conduzi-lo a um objetivo, e se tiver sorte a um grande propósito.

Lembre-se, se tiver dificuldades em definir objetivos, reserve um período diário na sua agenda, crie o hábito, escolha uma área, e comece a trabalhar.

O Poder de um Diário

Escrever e manter um diário é muito poderoso, especialmente se anotarmos regularmente os problemas e soluções que encontramos pelo caminho da vida. Não é por acaso que o imperador romano Marco Aurélio escreveu doze livros com as suas diversas meditações, com a finalidade de servir como uma fonte para a sua própria orientação e melhorar como pessoa.

Presunções à parte, e não me querendo comparar a Marco Aurélio, quando criei este blogue pretendia exatamente o mesmo. Ajudar a traçar um caminho e desenvolver-me pessoalmente através da escrita de um diário online.

Existe uma dificuldade generalizada pela maioria das pessoas em definir objetivos, em que me incluo. Exercícios como a fórmula SMART e outros no desenvolvimento de objetivos, têm o seu lugar, mas podem não dar as respostas que procuramos em determinadas situações.

Em conversa com uma amiga autora que publicou vários livros, e que oferece workshops de escrita criativa, perguntei como é que um novo autor pode encontrar um tema para o seu livro. Um livro exige um compromisso muito grande, e encontrar um tópico pode ser extremamente difícil, à semelhança da definição de um objetivo importante que possa contribuir para um propósito de vida.

Respondeu-me que grande parte dos novos autores não tem uma ideia sobre o tema para o seu livro, muito menos de como irão posicionar-se em relação a tudo o que foi publicado. Recomenda a estes autores escreverem diariamente sobre qualquer coisa, mesmo que não tenham inspiração. O importante é aparecer e escrever o que vier à cabeça.

Após alguns meses irão notar que certos temas começam a emergir. Ainda ao final de mais algum tempo, algum tópico ou questão em específico irá despertar o interesse suficiente para se definir o tema e começar a desenvolver o primeiro esboço do livro.

Com este diário na forma de blogue, a filosofia tem sido a mesma, e no início tinha apenas uma ideia vaga sobre o que iria escrever. Do The Daily Habit emergiu o meu interesse pelo investimento na bolsa de valores. Este interesse traduziu-se no grande propósito em atingir a independência financeira recorrendo ao investimento ativo nos mercados.

Outro interesse que emergiu com este blogue foi o reconhecimento do desenvolvimento das relações interpessoais necessárias ao sucesso no mundo do trabalho, que prendem-se sobretudo com uma maior capacidade de influência e estratégia. Este interesse ainda não foi transposto para um grande propósito, nem sei se irá acontecer.

A capacidade de exercer influência é no entanto uma característica transversal a todas as áreas da vida, e por este motivo, faz parte inerente das soft skills. Desenvolver um interesse nesta área deveria ser obrigatório a todos, mesmo que não se pretenda perseguir um grande propósito como ascender a um cargo de poder de uma organização ou prosseguir uma carreira na política.

R de Objetivos SMART

Grande parte das pessoas já ouviu falar da fórmula SMART na definição de objetivos. É provavelmente o método mais popular de criar uma meta ou objetivo. Vários autores têm adaptado e modificado esta fórmula ao longo do tempo sendo que uma das designações mais utilizadas são:

eSpecífico
Mensurável
Atingível
Relevante
Temporal

Esta técnica tem resistido o teste do tempo, e pela simples razão de ser um método simples e eficaz de estabelecer objetivos.

Neste artigo em específico, quero falar sobre a importância da letra R de RELEVANTE, porque é o que faz a ponte entre o presente e o futuro. Conecta as nossas atividades do dia-a-dia com o propósito do futuro.

Já tinha escrito anteriormente no âmbito dos objetivos SMART que:

“A relevância refere-se a fazer algo que seja importante no contexto das ambições e valores.”

Faltava no entanto algo que funcionasse como a “prova dos nove” e validasse ou não a RELEVÂNCIA do objetivo. Encontrei a resposta numa simples pergunta.

Porque é que pretendes atingir este objetivo?

A resposta a esta questão pretende descobrir o verdadeiro motivo ou razão que está por detrás de cada objetivo.

Exemplo

Atualmente tenho o objetivo de escrever diariamente no blogue The Daily Habit.

Faço a pergunta e obtenho duas respostas:

RESPOSTA 1: Escrevo neste blogue todos os dias para passar o tempo (esta resposta não é nada inspiradora e não fornece qualquer motivo para executar o meu objetivo).

RESPOSTA 2: Para desenvolver competências e a consistência de escrita necessária ao trabalho de autor, para refletir sobre os meus objetivos pessoais, para desenvolver a minha eficácia no trabalho, para ajudar a criar hábitos e rotinas saudáveis, para aliviar o stress escrevendo um diário na forma de blogue (esta resposta é bastante inspiradora e motiva-me a executar o meu objetivo).

Consegue ver a diferença neste exemplo, que pode aplicar a todos os seus objetivos? O tipo de resposta ao “porquê” irá determinar se o objetivo é RELEVANTE ou não. Senão for relevante deve ser eliminado.

Objetivos 2020

Mapa mental objetivos - Pré-visualiação

No artigo A Definição de Objetivos Anuais Segundo o Autor Graham Allcott, foi apresentada uma das metodologias clássicas para a definição de objetivos, dividindo-se estes por áreas. Neste artigo apresento os meus objetivos para 2020 com o recurso a um mapa mental.

Este mapa não é estanque, sendo revisto sempre que necessário através da modificação, eliminação ou adição de novos objetivos. A sua definição segue a fórmula SMART.

De observar que muitos destes objetivos produzem hábitos. Os hábitos diários são acompanhados na minha lista diária de verificação de hábitos. Os hábitos semanais, mensais ou trimestrais são acompanhados na minha aplicação de gestão de tarefas Nirvana. Os restantes objetivos que não produzem hábitos são transferidos para projetos também na mesma aplicação.

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