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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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O Meu Sistema de Gestão do Tempo para 2021

Relógio de rua

Depois dos objetivos para 2021 traçados, importa rever o sistema de gestão do tempo. Nos últimos anos tenho usado o sistema clássico do calendário mais as listas de tarefas, que tem funcionado satisfatoriamente bem. Este ano introduzi o acompanhamento dos hábitos, formando a trilogia calendário + tarefas + hábitos, e que passo a explicar de seguida.

Calendário para compromissos

No calendário são colocados os compromissos assumidos com terceiros, como reuniões de trabalhos, consultas médicas, etc. A finalidade é ter a agenda o mais livre possível para executar as tarefas incluídas nas respetivas listas apresentadas de seguida.

Listas de tarefas para atividades importantes e necessárias

Tenho três listas de tarefas divididas pelas áreas do trabalho, pessoal e trading. Pretende-se que cada área reflita um contexto, para ser mais fácil rever as listas periodicamente (neste caso emanalmente). Para manter cada lista manejável, deve haver mais de 12 tarefas por lista. Se uma tarefa não for importante ou necessária, não vai para a lista.

Aplicação de hábitos

Este ano a novidade no meu sistema de gestão do tempo, está na implementação de uma aplicação de hábitos. Um hábito também poderá ser introduzido numa lista de tarefas através de uma atividade repetitiva, mas uma aplicação dedicada trás algumas vantagens. Primeiro, a lista de tarefas não é sobrecarregada com hábitos diários, e em segundo lugar uma aplicação permite visualizar estatísticas e a evolução dos hábitos ao longo do tempo.

Um bom sistema de gestão do tempo deverá ser adaptado a cada personalidade

Existem inúmeros sistemas de gestão do tempo, e dentro de cada sistema aplicam-se ainda inúmeras variações. Cada pessoa deverá encontrar o melhor sistema de acordo com a sua personalidade. Deverá ser motivante, pois todos sabemos como é fácil abandonar uma rotina, mesmo sendo boa para nós.

De seguida deixo algumas ideias de aplicações que podem ser utilizadas gratuitamente:

Calendário: GoogleOutlook.

Tarefas: TicktickTodoistMicrosoft To-Do (as primeiras duas têm modelos fremium, mas que na versão gratuita são funcionais para a necessidade da maior parte das pessoas).

Hábitos: Loop.

 

 

A Melhor Aplicação Gratuita de Hábitos

Depois dos meus objetivos delineados para 2021, consta-se que grande parte dos mesmos originam hábitos. Os hábitos consistem nas mesmas atividades repetidas ao longo do tempo, e são diferentes das tarefas, em que geralmente estas últimas são únicas.

Desta forma, os hábitos não devem ser geridos da mesma forma que uma lista de tarefas, pelo que neste artigo proponho a aplicação gratuita Loop disponível no Android para acompanhar as rotinas.

Aplicação Hábitos - Quadro Inicial

Na imagem acima encontra-se o quadro principal da aplicação com todos os hábitos que pretendo seguir. À semelhança dos objetivos, os hábitos encontram-se divididos por cores consoante a área: trabalho a vermelho, dinheiro a verde e pessoal a azul.

Aplicação hábitos - Configuração hábitos

Cada hábito tem como objetivo um número de repetições por semana, que é facilmente configurável na aplicação. No início do processo de formação de hábitos, poderá ser útil usar alertas como lembrete.

Aplicação hábitos - Estatísticas

Uma das grandes de usar uma aplicação de hábitos, è a capacidade de analisar estatísticas e relatórios. Nesta aplicação é possível visualizar os gráficos com o histórico e as melhores séries (dias consecutivos a repetir um hábito).

Os Meus Objetivos para 2021

Mapa mental com objetivos 2021

Estamos no final de dezembro, sendo o tempo ideal de reflexão para traçar os objetivos do ano novo em 2021.

À semelhança do ano passado, irei usar um mapa mental para apoio neste processo. A partir do centro do mapa, nascem as áreas que pretendo desenvolver: trabalho a vermelho, dinheiro a verde e pessoal a azul.

No trabalho, pretendo continuar a aplicar os princípios das leis do poder baseado nas obras de Robert GreeneDale Carnegie, com especial incidência na arte de ouvir, falando menos.

No dinheiro, quero continuar a poupar uma percentagem dos meus rendimentos e desenvolver uma estratégia de trading na bolsa de valores. Se terminar o ano sem perder rendimentos na bolsa já será positivo.

Dividi a área pessoal em casa e saúde. Na casa quero cozinhar refeições vegetarianas e levantar-me cedo logo ao primeiro toque do despertador. Na saúde pretendo criar hábitos que promovam o relaxamento ocular para prevenção da degradação da visão devido à minha miopia.

É interessante notar que todos os objetivos de 2021 se traduzem em hábitos (não mostrado na imagem), com a repetição de atividades, e que têm de ser geridos de forma diferente das tarefas, mas esta explicação fica para outro artigo.

Mapa mental criado com a aplicação xMind.

 

Desafio 30 Dias 30 Artigos: 3ª Edição

Depois da ultima edição à cerca de um ano a escrever 30 artigos em 30 dias consecutivos, está de volta uma nova edição deste desafio.

Pretendo terminar 2020 com uma reflexão do ano que passou e entrar em 2021 com os novos objetivos anuais definidos, e nada melhor do que escrever regularmente, neste caso diariamente, para colocar as prioridades em dia.

Gosto de introduzir novas regras nestes desafios, e nesta edição pretendo publicar cada artigo com cerca de 150 palavras. Isto obriga-me a ser sucinto, escolhendo os pontos principais de suporte, e evitando divagar em elementos literários não essenciais.

Os temas abordados desenvolvem-se à volta da bandeira da produtividade pessoal, ou seja, em sermos uma melhor versão de nós próprios. Para isso, temos de descobrir primeiro o que é importante, e depois criar estratégias, planos e táticas que nos levem mais perto das nossas metas, sempre de uma forma equilibrada na medida do possível.

Guerra das Palavras

Soldados em treino de guerra

Poderá parecer um pouco estranho que as palavras entrem em guerra, mas a verdade é que grande parte do que falamos não acrescenta nada da valor, pelo contrário, até nos pode prejudicar.

Estimo que na comunicação oral, o indivíduo normal fale 80% do tempo e escute 20% do restante, quando deveria ser o contrário, falar 20% do tempo e escutar 80% do restante.

Eu incluo-me no grupo dos que tem tendência para falar demasiado e resolvi cortar o mal pela raiz, entrando em guerra com as palavras.  Pretendo eliminar as palavras que não acrescentam valor e apenas usar as que podem ajudar na concretização dos meus objetivos.

Para tal, vou introduzir medidas extremas de controlo laboral para reduzir o número de palavras em reuniões de trabalho e outras iterações profissionais importantes:

  • Meditar 10 minutos de manhã antes do trabalho e a seguir ao almoço com o temporizador da aplicação Insight Timer.
  • Criar um lembrete horário durante o dia do trabalho com a aplicação Loop - Acompanhador de Hábitos, para ter consciência em falar menos.
  • Antes de uma reunião profissional, programar o telemóvel para vibrar de 5 em 5 minutos como lembrete para falar menos com a aplicação Interval Timer.
  • Registar antes e depois de uma reunião profissional o nível de ansiedade e percentagem do tempo de escuta com uma folha de cálculo simples (no meu caso a necessidade de falar demais está relacionada em grande parte com a ansiedade).
  • Criar uma nova tarefa repetida diariamente na minha aplicação de gestão do tempo Nirvana como recordação para fazer todas estas atividades.

Efetivamente são muitas medidas, mas em estado de guerra, todos os meios são válidos para atingir os fins. Espero progredir nos próximos dias, para poder aliviar algumas destas atividades.

Mindfulness de Mark Williams & Danny Penman

Livro Mindfulness Atenção Plena - Williams & Penman

Nas últimas semanas a minha ansiedade disparou para níveis superiores ao normal. Um dos fatores é o pico de stress com um projeto exigente rodeado de uma equipa com agenda e interesse próprio.

Para ajudar a combater este momento, decidi retomar a prática regular do mindfulness, que no passado já tinha usado com resultados eficazes.

Existem muitos programas nesta disciplina de meditação com origem budista. O livro que estou a seguir intitula-se Mindfulness - Atenção Plena dos autores Mark Williams e Dany Penman. Este texto apresenta um programa de 8 semanas acompanhado por um CD com meditações guiadas.

Williams e Penman explicam de uma forma simples como este tipo de meditação nos pode ajudar, e dão o exemplo da música. Quando ouvimos uma música várias vezes e que gostamos, associamos os momentos agradáveis e emoções positivas do passado que nos levam numa “boa viagem”. Da mesma forma, quando temos um problema, e ficamos preocupados e com pensamentos negativos, associamos os momentos desagradáveis e emoções negativas do passado, que nos levam numa “má viagem”.

No último caso, se os pensamentos e emoções negativas persistirem, e não forem tratados, conduzem a uma espiral descendente, e que pode manifestar-se em stress grave, ansiedade, depressão e outros males fisiológicos.

O mindfulness pretende quebrar esta espiral descendente, fazendo com que se interrompam os pensamentos e emoções negativas logo no início da espiral,

O programa do livro é muito direto, sendo que vou dar início à primeira semana com as seguintes práticas:

  • Meditação principal do corpo e respiração sentada ou deitada, duas vezes por dia (esta meditação vem no CD).
  • Meditação da passa da uva, uma vez por dia.
  • Atenção plena a uma atividade rotineira diária, em que vou escolher o pequeno almoço, uma vez por dia.
  • Libertador de hábitos, em que escolhi sentar-me numa cadeira diferente à refeição, uma vez por dia.

Na próxima semana farei um ponto de situação do processo de meditação, onde serão também descritas as práticas para a semana dois.

O Fim das Coisas

Embrulos e papel antigo

A nossa vida está tão cheia de coisas, que para dar espaço ao novo, tem de se dar fim ao velho.

A melhor forma de saber o que é “descartável”, é perguntar se cumpre para a concretização dos nossos objetivos ou melhora a nossa qualidade de vida.

Neste seguimento, tomei duas decisões maiores nas últimas semanas: encerrar definitivamente a conta no Facebook e fazer uma pausa na Toastmasters.

Encerrar o Facebook

Já tinha tomado a decisão de fechar a conta no Facebook à cerca de um ano. Desde então, tenho vindo a apagar toda a minha atividade e fotografias (uma tarefa que a rede social torna muito morosa), até ser removida a maior parte da informação, pois nunca é possível retirar tudo a 100%.

Finalmente cliquei no botão de encerramento de conta, sendo que o Facebook ainda diz que tenho 30 dias para recuperar a mesma. Este passo poderá ser útil para os mais indecisos, se mudarem de ideias!

Fazer uma pausa na Toastmasters

A Toastmasters é uma organização internacional com clubes organizados por todo o país e com origem nos Estados Unidos. O objetivo é praticar a arte de falar em público, num ambiente de apoio mútuo em que não existem formadores. Os membros aprendem uns com os outros.

Fazia parte desta organização há vários anos, pelo que já retirei todos os benefícios necessários, principalmente sentir-me confortável perante uma plateia.

Considerações finais

Atualmente, o Facebook e a Toastmasters não estavam a contribuir para os meus objetivos nem para melhorar a minha qualidade de vida, pelo que a decisão foi refletida. Encerrei toda a minha atividade nestes dois meios para dar espaço a novas coisas.

Termino o artigo com o poema “O Fim das Coisas” do poeta brasileiro Augusto dos Anjos (1884 – 1914).

Pode o homem bruto, adstrito à ciência grave,

Arrancar, num triunfo surpreendente,

Das profundezas do Subconsciente

O milagre estupendo da aeronave!

 

Rasgue os broncos basaltos negros, cave,

Sôfrego, o solo sáxeo; e, na ânsia ardente

De perscrutar o íntimo do orbe, invente

A lâmpada aflogística de Davi!

 

Em vão! Contra o poder criador do Sonho

O Fim das Coisas mostra-se medonho,

Como o desaguadouro atro de um rio...

 

E quando, ao cabo do último milênio,

A humanidade vai pesar seu gênio

Encontra o mundo, que ela encheu, vazio!

Publicado no livro Eu: poesias completas (1920). Poema integrante da série Outras Poesias.

Porque a Semana Começa ao Domingo

Carrinha junto ao mar

Na maioria dos calendários existe uma opção que permite aos utilizadores selecionar se a semana inicia à segunda-feira ou domingo. Sempre achei esta opção um pouco estranha, porque pensei na segunda-feira como o início da semana, desde o tempo da escola e depois mais tarde no trabalho.

Agora, a minha perspetiva mudou, e ao domingo, embora não sendo um dia de trabalho regular, marca a preparação para a semana que se inicia. O domingo para mim, é um dia híbrido, preenchido com atividades pessoais misturadas com outras de planeamento e trabalho, sem nenhuma ordem em particular.

A nível de planeamento, faço a revisão semanal das minhas atividades. Uso a aplicação Nirvana para a gestão de listas de tarefas e projetos que é adaptada do método de gestão do tempo GTD.

O domingo é também o dia em que reinício a atividade física ao final da tarde com a prática do yoga. Preparo ainda a semana de trading na bolsa de valores.

Para não me esquecer de nenhuma tarefa importante, dou uma vista de olhos pelo mapa mental com os meus objetivos de 2020. Este passo é fundamental para se atingirem metas, tendo levado anos a criar este hábito. Mais vale tarde do que nunca!

Quando o tempo (atmosférico) permite, gosto ainda de dar um passeio junto ao mar. É super relaxante juntar a serenidade da natureza com o início da semana ao domingo.

Comunicação 80/20

Homem com boca tapada

Um dos meus meus objetivos de 2020 para o trabalho é fazer uma comunicação 80/20, escutando 80% do tempo enquanto falo 20% do tempo. Este número é inspirado no Princípio de Pareto em que 80% dos resultados advêm de 20% do esforço. Esta lei pode ser aplicada a quase tudo, sendo uma medida contemporânea usada em muitos sistemas para a melhoria da produtividade pessoal.

Falar menos pode parecer contraproducente à primeira vista como ponto de melhoria na eficácia no trabalho, mas é essencial para quem quer ser respeitado e ganhar mais influência dentro de uma organização.

Nos livros as 48 Leis do Poder de Robert Greene “Diga sempre menos que o necessário” é a lei 4, e em Como Fazer Amigos e Influenciar se Pessoas de Dale Carnegie “Deixe a outra pessoa fazer grande parte da conversa” é o princípio 15.

Estes grandes dois livros de poder e influência enfatizam o valor menores como característica essencial. Ao falarmos muito, além de revelarmos aos outros as nossas intenções, acabamos por ser corriqueiros ou banais não estando atentos ao próximo, e não ouvimos informações que nos podem ser úteis.

A comunicação 80/20 não tem de seguir exatamente a proporção 80% a ouvir e 20% a falar. Pode ser adaptada consoante a situação para 70/30 ou 60/40, o importante é ter em atenção para deixar o outro ou outra fazer grande parte da conversa.

Objetivos 2020: Reta Final à Vista

Objetivos 2020: Revisão Trimestral n.º 4

Está na altura da revisão trimestral dos objetivos para 2020. É a última revisão do ano, e também a última oportunidade para atingir os objetivos.

Assim como a vitória de um ciclista é muitas vezes decidida na reta final, os três últimos meses do ano proporcionam o foco necessário para “pedalar” na velocidade máxima com a meta à vista.

Desenvolvo os objetivos em seis áreas: social, trabalho, dinheiro, saúde, casa e espiritual. Para uma maior eficácia, no último trimestre do ano vou tentar juntar várias áreas.

Por exemplo, como trabalho numa grande organização, posso socializar mais com os colegas e dirigentes, juntando deste modo as áreas social e trabalho. O ideal seria juntar o trabalho com o dinheiro, encontrando um emprego que providenciasse maior rendimentos. O meu emprego é mal remunerado como a maioria dos empregos em Portugal, mas tem outros benefícios indiretos, pelo que irei continuar no mesmo trabalho apostando na educação ativa na bolsa de valores.

Assim sendo, os meus objetivos para o último trimestre de 2020 são:

Trabalho: fazer uma comunicação 80/20, escutando 80% e falando 20% do tempo (H).

Dinheiro: 1) poupar 30% dos rendimentos (H) e 2) desenvolver uma estratégia lucrativa na bolsa de valores (P).

Saúde: 1) cozinhar duas refeições vegetarianas por semana (H), 2) aplicar o mindfulness na visão e yoga (H) e 2) controlar o colesterol (P).

Casa: Arrumar e reduzir o número de “coisas” para uma casa mais minimalista (H).

Natureza. Dar um passeio junto ao mar aos fins de semana (H).

O símbolo H ou P à frente de cada objetivo refere-se a hábito ou projeto. Um hábito é uma rotina executada periodicamente e um projeto é um conjunto de tarefas.

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