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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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O que David Allen nos Diz Sobre Objetivos e Metas

Making It All Work de David Allen

David Allen é um guru da gestão do tempo mundialmente conhecido pelo seu sistema Getting Things Done ou GTD.

O autor propõe organizar as listas de tarefas através de uma estrutura hierárquica:

  1. Tarefas – atividades individuais e descompostas para serem executadas (exemplo: criar um memorando no trabalho ou pagar a conta da eletricidade.
  2. Projetos – um conjunto de duas ou mais tarefas relacionadas (exemplo: escrever artigo (projeto), em que a primeira tarefa é pesquisar, a segunda tarefa é escrever e a terceira tarefa é rever e editar).
  3. Contextos – o que preciso para executar determinada tarefa (exemplo: nível de energia baixo, médio ou alto).
  4. Áreas de responsabilidade: agrupar as tarefas e listas de projetos por áreas temáticas (exemplo: pessoal, trabalho, família, hobbies, dinheiro, etc.).
  5. Objetivos ou Metas: o que pretendo alcançar nos próximos um a dois anos.

Cada um destes pontos merece um artigo dedicado, sendo que neste artigo pretendo escrever apenas sobre o último ponto da importância dos objetivos deixando aqui as principais transcrições do livro de Allen Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life.

Sobre a importância dos objetivos

“É um facto bem conhecido de que o atributo comum dos indivíduos e organizações com alta performance é ter um conjunto de objetivos claros e escritos.”

O paradoxo dos objetivos

“Se os objetivos são tão valiosos, porque é que existe tanta resistência no processo? O desafio dos objetivos é o compromisso com qualquer tipo de resultado de longo prazo, de assumir uma vontade de abandonar a familiaridade do dia-a-dia e arriscar um salto para o desconhecido. E se não conseguir atingir o que quero? E se não for a coisa certa a fazer? O que tenho de sacrificar?”

Em determinadas alturas traçar objetivos pode não fazer sentido.

“Existem momentos em que o foco num objetivo ambicioso pode não ser o curso de ação mais apropriado, já que o poderá fazer sentir-se menos no controlo, que é o oposto do pretendido. (…) Se já está a sentir-se um pouco instável a gerir a sua atual realidade, um objetivo muito alto será provavelmente contraprodutivo.”

A importância de começar nas pequenas coisas.

“Grande parte do que desenvolvi nos modelos GTD foi baseado no facto de que as pessoas não conseguem focar-se apropriadamente no quadro geral por causa da sua incapacidade para lidar com o essencial. Existem momentos da vida em que as pequenas coisas sobrecarregam tanto uma pessoa que definir objetivos poderá ser um exercício artificial e penoso.”

Só o indivíduo poderá saber se precisa ou não de ter objetivos

“É uma decisão difícil saber quando se devem traçar metas e objetivos para se atingir o foco, e quando será melhor aceitar e gerir a realidade, para que mais tarde, no devido tempo, e com maior estabilidade e claridade, finalmente caminhar em direção a novas direções e responsabilidades. Somente o próprio sabe a resposta.”

Conclusão

David Allen descreve no seu livro que embora a criação de metas e objetivos seja essencial a uma maior rentabilidade de indivíduos e organizações, quando nos sentimos desorganizados e vivemos no caos, poderá fazer mais sentido focarmo-nos nas pequenas coisas e no essencial. Neste caso, estabilizar o dia-a-dia, deverá ser a prioridade.

À medida que ganhamos controlo e confiança, mais tarde, podemos decidir se no nosso caso em particular justificará traçar objetivos, que só fará sentido se proporcionar um foco adicional.

Até porque existem muitas pessoas bem-sucedidas que nunca traçaram objetivos, embora se acredite que neste último caso estas tenham um propósito maior que serve de guia para aproveitarem as oportunidades que a vida lhes dá

Mobiliário de Escritório e Produtividade Pessoal

Recentemente decidiram na minha organização mudar o mobiliário de escritório.

A intenção foi boa, mas pecou pela falta de planeamento, pois não consultaram ninguém para a escolha do material. Infelizmente depois da minha nova secretária montada, tive uma desilusão.

A nova secretária era mais estreita que a antiga, em que ficava “atarracado” com o teclado e os dois monitores, sendo uma pessoa de estatura alta. Senti-me realmente desconfortável.

Nunca tive pensado nisto, de como a disposição do escritório influência a motivação e consequentemente a produtividade pessoal.

Mais tarde contactei os serviços de mudanças para a possibilidade de trazerem a minha velha secretária de volta. Falei com o meu superior dando os parabéns pela iniciativa, mas que não me sentia confortável. No fim, tudo se resolveu pelo melhor.

Não quero com isto parecer um “velho do Restelo” contra a mudança. Até porque possivelmente no futuro trocarei o mobiliário de escritório, tentando no entanto fazê-lo nas minhas condições, em que escolho o mesmo.

Aplicação de Hábitos: Nova Tentativa

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Será que se justifica a utilização de novas tecnologias em qualquer situação?

Por exemplo, tenho atualmente as minhas de listas de tarefas na aplicação Tick Tick, e devo dizer que neste caso é bastante útil, pois faço gestão de projeto e estou continuamente a aguardar informação ou elementos de terceiros. Ter uma funcionalidade automática que me lembre das datas é bastante conveniente.

E no caso de hábitos? Será que uma aplicação irá ajudar-me no cumprimento das minhas rotinas? Anteriormente tinha experimentado a aplicação de hábitos Loop no android, mas não tive sucesso, tendo desistido logo passado poucos dias.

Será que o problema está na aplicação? O Tick Tick tem uma funcionalidade de acompanhamento de hábitos, permitindo seguir até cinco rotinas na versão gratuita.

Como um bom cientista, que testa as suas hipóteses num modelo prático, irei testar se esta nova ferramenta irá ou não ajudar.me a manter as minhas rotinas.

Para isso criei uma lista de cinco atividades que pretendo acompanhar diariamente (ver imagem).

  1. Escrever no The Daily Habit (este blogue).
  2. Comunicar 80/20 (ouvir 80% e falar 20% do tempo).
  3. Caminhar no exterior.
  4. Praticar yoga.
  5. Não ler à noite e relaxar.

Uma das modificações que fiz em relação à lista anterior, foi eliminar hábitos semanais ou erráticos, de forma a simplificar o acompanhamento. Apenas têm lugar nesta lista atividades diárias. Não quero dizer com isto que não tenha outras rotinas, apenas não as acompanharei digitalmente.

Daqui a uns dias saberei se a nova aplicação está a resultar ou não, e se a hipótese do bom cientista é verdadeira.

Mudei as Minhas Listas de Tarefas para a Aplicação TickTick

As Minhas Listas de Tarefas no TickTick - Quadro Inicial

Depois de quase três anos a usar a aplicação de gestão de tarefas Nirvana mudei para o TickTick.

O TickTick é uma aplicação moderna que tem todas as funcionalidades necessárias a uma boa gestão do tempo. Embora funcione num modelo freemium, a versão gratuita é tudo o que preciso.

A minha configuração baseia-se no uso de cinco listas de tarefas: trabalho, pessoal, bolsa, aguardando e repetindo.

Nas listas de trabalho e pessoal tenho as atividades profissionais e pessoais . A bolsa é um grupo o qual subdividi em várias listas de tarefas para refletir as diferentes áreas de atuação nos mercados financeiros (não exibido por questões de privacidade).

A lista aguardando é muito importante porque na minha atividade profissional de gestão de projetos estou muito dependente de terceiros usando esta lista para acompanhar as tarefas.

A lista repetindo é usada para atividades de rotina, como pagar contas todos os meses, dar uma volta junto ao mar todos os fins de semana, reuniões semanais, etc.

O TickTick tem ainda incluída a funcionalidade da técnica de Pomodoro, que uso extensivamente há vários anos, permitindo-me focar em blocos de tempo.

O uso de listas de tarefas foi um fatores que mais contribuiu para o aumento exponencial da minha produtividade, e independente de se usar uma aplicação ou mesmo o papel, o importante é ter algo que funcione como um segundo cérebro que nos possa apoiar no dia-a-dia.

Como o famoso guru da gestão do tempo David Allen diz:

A sua mente é para ter ideias, não para guardá-las.

O Meu Sistema de Gestão do Tempo para 2021

Relógio de rua

Depois dos objetivos para 2021 traçados, importa rever o sistema de gestão do tempo. Nos últimos anos tenho usado o sistema clássico do calendário mais as listas de tarefas, que tem funcionado satisfatoriamente bem. Este ano introduzi o acompanhamento dos hábitos, formando a trilogia calendário + tarefas + hábitos, e que passo a explicar de seguida.

Calendário para compromissos

No calendário são colocados os compromissos assumidos com terceiros, como reuniões de trabalhos, consultas médicas, etc. A finalidade é ter a agenda o mais livre possível para executar as tarefas incluídas nas respetivas listas apresentadas de seguida.

Listas de tarefas para atividades importantes e necessárias

Tenho três listas de tarefas divididas pelas áreas do trabalho, pessoal e trading. Pretende-se que cada área reflita um contexto, para ser mais fácil rever as listas periodicamente (neste caso emanalmente). Para manter cada lista manejável, deve haver mais de 12 tarefas por lista. Se uma tarefa não for importante ou necessária, não vai para a lista.

Aplicação de hábitos

Este ano a novidade no meu sistema de gestão do tempo, está na implementação de uma aplicação de hábitos. Um hábito também poderá ser introduzido numa lista de tarefas através de uma atividade repetitiva, mas uma aplicação dedicada trás algumas vantagens. Primeiro, a lista de tarefas não é sobrecarregada com hábitos diários, e em segundo lugar uma aplicação permite visualizar estatísticas e a evolução dos hábitos ao longo do tempo.

Um bom sistema de gestão do tempo deverá ser adaptado a cada personalidade

Existem inúmeros sistemas de gestão do tempo, e dentro de cada sistema aplicam-se ainda inúmeras variações. Cada pessoa deverá encontrar o melhor sistema de acordo com a sua personalidade. Deverá ser motivante, pois todos sabemos como é fácil abandonar uma rotina, mesmo sendo boa para nós.

De seguida deixo algumas ideias de aplicações que podem ser utilizadas gratuitamente:

Calendário: GoogleOutlook.

Tarefas: TicktickTodoistMicrosoft To-Do (as primeiras duas têm modelos fremium, mas que na versão gratuita são funcionais para a necessidade da maior parte das pessoas).

Hábitos: Loop.

 

 

A Melhor Aplicação Gratuita de Hábitos

Depois dos meus objetivos delineados para 2021, consta-se que grande parte dos mesmos originam hábitos. Os hábitos consistem nas mesmas atividades repetidas ao longo do tempo, e são diferentes das tarefas, em que geralmente estas últimas são únicas.

Desta forma, os hábitos não devem ser geridos da mesma forma que uma lista de tarefas, pelo que neste artigo proponho a aplicação gratuita Loop disponível no Android para acompanhar as rotinas.

Aplicação Hábitos - Quadro Inicial

Na imagem acima encontra-se o quadro principal da aplicação com todos os hábitos que pretendo seguir. À semelhança dos objetivos, os hábitos encontram-se divididos por cores consoante a área: trabalho a vermelho, dinheiro a verde e pessoal a azul.

Aplicação hábitos - Configuração hábitos

Cada hábito tem como objetivo um número de repetições por semana, que é facilmente configurável na aplicação. No início do processo de formação de hábitos, poderá ser útil usar alertas como lembrete.

Aplicação hábitos - Estatísticas

Uma das grandes de usar uma aplicação de hábitos, è a capacidade de analisar estatísticas e relatórios. Nesta aplicação é possível visualizar os gráficos com o histórico e as melhores séries (dias consecutivos a repetir um hábito).

Os Meus Objetivos para 2021

Mapa mental com objetivos 2021

Estamos no final de dezembro, sendo o tempo ideal de reflexão para traçar os objetivos do ano novo em 2021.

À semelhança do ano passado, irei usar um mapa mental para apoio neste processo. A partir do centro do mapa, nascem as áreas que pretendo desenvolver: trabalho a vermelho, dinheiro a verde e pessoal a azul.

No trabalho, pretendo continuar a aplicar os princípios das leis do poder baseado nas obras de Robert GreeneDale Carnegie, com especial incidência na arte de ouvir, falando menos.

No dinheiro, quero continuar a poupar uma percentagem dos meus rendimentos e desenvolver uma estratégia de trading na bolsa de valores. Se terminar o ano sem perder rendimentos na bolsa já será positivo.

Dividi a área pessoal em casa e saúde. Na casa quero cozinhar refeições vegetarianas e levantar-me cedo logo ao primeiro toque do despertador. Na saúde pretendo criar hábitos que promovam o relaxamento ocular para prevenção da degradação da visão devido à minha miopia.

É interessante notar que todos os objetivos de 2021 se traduzem em hábitos (não mostrado na imagem), com a repetição de atividades, e que têm de ser geridos de forma diferente das tarefas, mas esta explicação fica para outro artigo.

Mapa mental criado com a aplicação xMind.

 

Desafio 30 Dias 30 Artigos: 3ª Edição

Depois da ultima edição à cerca de um ano a escrever 30 artigos em 30 dias consecutivos, está de volta uma nova edição deste desafio.

Pretendo terminar 2020 com uma reflexão do ano que passou e entrar em 2021 com os novos objetivos anuais definidos, e nada melhor do que escrever regularmente, neste caso diariamente, para colocar as prioridades em dia.

Gosto de introduzir novas regras nestes desafios, e nesta edição pretendo publicar cada artigo com cerca de 150 palavras. Isto obriga-me a ser sucinto, escolhendo os pontos principais de suporte, e evitando divagar em elementos literários não essenciais.

Os temas abordados desenvolvem-se à volta da bandeira da produtividade pessoal, ou seja, em sermos uma melhor versão de nós próprios. Para isso, temos de descobrir primeiro o que é importante, e depois criar estratégias, planos e táticas que nos levem mais perto das nossas metas, sempre de uma forma equilibrada na medida do possível.

Guerra das Palavras

Soldados em treino de guerra

Poderá parecer um pouco estranho que as palavras entrem em guerra, mas a verdade é que grande parte do que falamos não acrescenta nada da valor, pelo contrário, até nos pode prejudicar.

Estimo que na comunicação oral, o indivíduo normal fale 80% do tempo e escute 20% do restante, quando deveria ser o contrário, falar 20% do tempo e escutar 80% do restante.

Eu incluo-me no grupo dos que tem tendência para falar demasiado e resolvi cortar o mal pela raiz, entrando em guerra com as palavras.  Pretendo eliminar as palavras que não acrescentam valor e apenas usar as que podem ajudar na concretização dos meus objetivos.

Para tal, vou introduzir medidas extremas de controlo laboral para reduzir o número de palavras em reuniões de trabalho e outras iterações profissionais importantes:

  • Meditar 10 minutos de manhã antes do trabalho e a seguir ao almoço com o temporizador da aplicação Insight Timer.
  • Criar um lembrete horário durante o dia do trabalho com a aplicação Loop - Acompanhador de Hábitos, para ter consciência em falar menos.
  • Antes de uma reunião profissional, programar o telemóvel para vibrar de 5 em 5 minutos como lembrete para falar menos com a aplicação Interval Timer.
  • Registar antes e depois de uma reunião profissional o nível de ansiedade e percentagem do tempo de escuta com uma folha de cálculo simples (no meu caso a necessidade de falar demais está relacionada em grande parte com a ansiedade).
  • Criar uma nova tarefa repetida diariamente na minha aplicação de gestão do tempo Nirvana como recordação para fazer todas estas atividades.

Efetivamente são muitas medidas, mas em estado de guerra, todos os meios são válidos para atingir os fins. Espero progredir nos próximos dias, para poder aliviar algumas destas atividades.

Mindfulness de Mark Williams & Danny Penman

Livro Mindfulness Atenção Plena - Williams & Penman

Nas últimas semanas a minha ansiedade disparou para níveis superiores ao normal. Um dos fatores é o pico de stress com um projeto exigente rodeado de uma equipa com agenda e interesse próprio.

Para ajudar a combater este momento, decidi retomar a prática regular do mindfulness, que no passado já tinha usado com resultados eficazes.

Existem muitos programas nesta disciplina de meditação com origem budista. O livro que estou a seguir intitula-se Mindfulness - Atenção Plena dos autores Mark Williams e Dany Penman. Este texto apresenta um programa de 8 semanas acompanhado por um CD com meditações guiadas.

Williams e Penman explicam de uma forma simples como este tipo de meditação nos pode ajudar, e dão o exemplo da música. Quando ouvimos uma música várias vezes e que gostamos, associamos os momentos agradáveis e emoções positivas do passado que nos levam numa “boa viagem”. Da mesma forma, quando temos um problema, e ficamos preocupados e com pensamentos negativos, associamos os momentos desagradáveis e emoções negativas do passado, que nos levam numa “má viagem”.

No último caso, se os pensamentos e emoções negativas persistirem, e não forem tratados, conduzem a uma espiral descendente, e que pode manifestar-se em stress grave, ansiedade, depressão e outros males fisiológicos.

O mindfulness pretende quebrar esta espiral descendente, fazendo com que se interrompam os pensamentos e emoções negativas logo no início da espiral,

O programa do livro é muito direto, sendo que vou dar início à primeira semana com as seguintes práticas:

  • Meditação principal do corpo e respiração sentada ou deitada, duas vezes por dia (esta meditação vem no CD).
  • Meditação da passa da uva, uma vez por dia.
  • Atenção plena a uma atividade rotineira diária, em que vou escolher o pequeno almoço, uma vez por dia.
  • Libertador de hábitos, em que escolhi sentar-me numa cadeira diferente à refeição, uma vez por dia.

Na próxima semana farei um ponto de situação do processo de meditação, onde serão também descritas as práticas para a semana dois.

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