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The Daily Habit

Diário de produtividade pessoal

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O Dia em Que Decidi Encerrar as Redes Sociais

ìcones redes sociais

Depois da violação de privacidade dos utilizadores por parte do Facebook, que ficou conhecida como o escândalo da Cambridge Analytica, resolvi ponderar a minha inscrição no Facebook e outras redes sociais.

Em 2018, o Facebook foi multado em 560 milhões de euros no Reino Unido, quando ficou provado que a empresa Cambridge Analystica utilizou indevidamente os dados de mais de 87 milhões de utilizadores do Facebook para a campanha presidencial de Donald Trump nos Estados Unidos em 2016.

Já em 2019, a autoridade de regulação norte-americanas FCT (Federal Trade Commission), através de uma investigação ao mesmo caso, decidiu multar o Facebook em cinco mil milhões de dólares,

Mas as violações de privacidade dos gigantes da internet como as Googles, Microsofts, Apples e Twitters e de agências governamentais não se ficam por aqui. Possivelmente deve-se lembrar do episódio de Eduard Snowden, que esteve em direto na última Web Summit em Lisboa, e está hoje exilado na Rússia por ter divulgado informações classificadas da agência de vigilância norte-americana NSA, onde trabalhava.

Snowden afirma que todas as pessoas são indiscriminadamente vigiadas, e que a internet torna-nos mais vulneráveis, e que as instituições mais poderosas são as menos responsáveis.

A União Europeia com a lei de proteção de dados já deu um passo importante na proteção da nossa privacidade. No entanto, falta muito por fazer. Estamos ainda no processo da criação de uma internet mais segura para todos.

Como as redes sociais são uma dos principais mecanismos para aceder aos nossos dados, resolvi encerrar todas as minhas contas pessoais nestas redes. Basta de acessos indevidos aos meus dados, pelo menos no que puder evitar!

A Praga dos Emails numa Organização e sua Solução

Multiplos emails a serem enviados de computador e telemóvel

Trabalho numa grande organização, e à semelhança de muitas outras organizações, o email é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas.

Se o email trás enormes vantagens na partilha direta de informação, infelizmente é abusada por muitas pessoas, que insistem em enviar mensagens não solicitadas e sem importância aos colegas.

Estive a pensar como poderia resolver esta situação sem ferir suscetibilidades internas e de modo a manter um bom ambiente de trabalho, mantendo a minha caixa de correio limpa, com o essencial e livre de pragas.

Existem duas soluções possíveis: uma de forma ativa e que depende inteiramente de mim, e a segunda de uma forma educativa e de influência sobre a organização.

Primeira solução: Criar uma regra no Outlook ou Gmail

A primeira solução, que depende de mim, já foi implementada. Consta da criação de uma regra no Outlook (o Gmail também tem esta opção) para que os emails com origem nos colegas que espalham a praga irem diretamente para a pasta das mensagens eliminadas.

Como de vez em quando poderá haver uma mensagem importante no meio disto tudo, consulto a pasta dos eliminados uma vez por semana (confesso que até à data ainda não encontrei nada de importante nos eliminados!). Este método tem a vantagem de não catalogar os emails dos colegas como spam, e de os mesmos não saberem das intenções do próprio o que poderia ser constrangedor.

Segunda solução: Criar uma newsletter interna

A segunda solução de reduzir os emails indesejados é mais trabalhosa, e deixo para aqueles que querem ter um papel mais educativo na organização. Uma das propostas poderá passar por sensibilizar os elementos decisores na organização para a criação de uma newsletter interna, com carácter mensal por exemplo.

Nesta newsletter seriam comunicados todos os assuntos da organização, com um editor responsável pela aglutinação de toda a informação proveniente dos departamentos. Esta solução tem a vantagem dos colaboradores em vez de receberem 50, 100 ou mais emails não solicitados por mês, apenas receberão um email resumindo toda a informação. A desvantagem, é a menos que consiga ser promovido ou tenha reconhecimento com o tempo e energia que irá disponibilizar para implementar a newsletter, mais vale a pena ficar quieto e utilizar esse tempo em outras atividades mais produtivas.

Seja qual for a solução que utilizar para gerir a sua caixa de correio, é importante fazer alguma coisa em relação aos emails não solicitados, dentro e fora da sua organização, se quer gerir melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade.

O Processo de Revisão Semanal das Listas de Tarefas segundo o Método GTD

Marcar lista de tarefas como concluída

No domingo é quando geralmente faço a revisão semanal das minhas listas de tarefas. Digo geralmente, porque a revisão também pode ser à sexta-feira ou sábado. O importante é no final da semana encontrar um momento para atualizar a lista de tarefas e preparar a semana seguinte.

O método de gestão do tempo GTD

O meu sistema para a revisão semanal é influenciado largamente pelo método de gestão do tempo Getting Things Done, ou GTD, de David Allen. De acordo com o GTD, as listas de tarefas são divididas por contextos, sendo vital uma manutenção regular para evitar que o sistema quebre.

Utilizo três listas ou contextos: trabalho, pessoal e finanças pessoais. Em cada lista constam os projetos e tarefas em que estou a trabalhar. Um projeto é criado quando existem pelo duas ou mais tarefas com o mesmo propósito ou objetivo.

O processo de revisão semanal

A revisão semanal consta das seguintes atividades:

  • Marcar como concluídas as tarefas finalizadas e adicionar novas tarefas.
  • Marcar como concluídos os projetos finalizados e adicionar novos projetos.
  • Certificar de que existe pelo menos uma tarefa para cada projeto ativo.
  • Clarificar todas as tarefas e projetos para que não existam dúvidas sobre o que tenho de fazer.
  • Eliminar ou adicionar um novo contexto ou lista (menos frequente).
  • Responder a questões chave que possam gerar novos projetos e tarefas: Família? Saúde? Amigos? Cultura? Hábitos? Descanso? Etc.

Aplicações para organizar as listas de tarefas

A melhor forma de organizar as listas de tarefas é através de uma aplicação. Nirvana, Todoist, Tick Tick, ou Microsoft To Do são exemplos de aplicações conhecidas nesta arena.

Independentemente da metodologia de revisão semanal ou aplicações utilizadas, é importante não descurar a revisão regular das tarefas, pois facilmente as mesmas poderão escapar e assim ficar por fazer o que é mais importante.

 

The Brief – Dossier de Produtividade Pessoal #2

Máquina de escrever, agenda, café e logo The Brief

Esta é a edição número dois do dossier de produtividade pessoal "The Brief", que descreve aspetos particulares da minha experiência profissional e pessoal, na tentativa de ser uma pessoa mais produtiva e atingir melhores resultados.

Workshop de liderança

Esta semana apresentei uma workshop de desenvolvimento pessoal no dominio da liderança, e uma parte do tempo foi dedicada à sua preparação. A formação ocorreu no âmbito de um programa da Toastmasters Internacional, organismo de desenvolvimento de competências de comunicação e liderança do qual sou membro.

Apresentei o tema da liderança num contexto prático, em que no início da formação os participantes preencheram um questionário a avaliar a sua liderança em cinco níveis essencias:

  • Autoconsciência.
  • Consciência externa.
  • Resiliência.
  • Alinhamento.
  • Comportamento.

Estes níveis foram adaptados do Innovative Leadership Institute, e o questionário pode ser feito online para os interessados.

Depois do questionário, e da cada participante saber como estava em cada nível, foi partilhado a pontuação entre todos para se ter uma noção dos nossos pontos fortes e dos pontos que necessitam de melhoria. De seguida foi realizada uma breve explicação da cada nível, e lançada uma discussão moderada de como poderíamos melhorar  as nossas capacidades de liderança em cada uma das etapas.

Progressão profissional

A minha empresas esta semana concluiu o processo de promoções internas, com restruturação de algumas das unidades operacinoais. Infelizmente não fui considerado para nenhum dos novos cargos de direção.  Devo confesar que fique um pouco abalado, porque reconheço que tenho melhores competências que algumas das pessoas nomeadas. No entanto, trata-se de politica interna de escritório, e neste aspeto as coisas geralmente não são justas.

Há que seguir em frente, com resiliência, e praticar a capacidade de relacionamento humano e de influência. Espero deste modo ser considerado para uma futura promoção interna ou mesmo externa noutra organização.

Blocos do tempo

Sou apologista dos blocos de tempo na produtividade pessoal, o qual já falei anteriormente aqui neste blogue. Com os acontecimentos da semana, os objetivos ficaram aquém do esperado, com alguns blocos de tempo sem cumprimento.

Neste sentido, uma revisão semanal é crucial, para aprender o que falhou e o que pode ser melhorado. Reconheço que fui demasiado otimista com o que podia realizar na semana tendo em conta o compromisso adicional com a preparação da workshop. Por outro lado, participei em mais reuniões do que o habitual, roubando a minha disponibilidade para os blocos de tempo.

Grande parte das reuniões podem ser evitadas, e terei de encontrar formas criativas de libertar-me das mesmas. Os blocos de tempo também têm de ser restruturados, para refletir os meus objetivos e metas.

É fundamental perceber que o planeamento dos blocos de tempo não é perfeito, e muito dificilmente se irão cumprir sempre os objetivos da semana utilisando esta técnica. O essencial é providenciarem uma direção, e criarem uma consciência do que é importante produzir para atingir os objetivos.

Aplicações de produtividade

Atualmente a utilização da tecnologia certa é fundamental para melhorarmos a nossa produtividade pessoal. Esta semana introduzi algumas modificações na gestão de tarefas.. 

A aplicação que atualmente utilizo é o Nirvana baseada na metodologia de gestão do tempo GTD. Tenho nesta aplicação todas as minhas tarefas e projetos organizados, que estão disponíveis em todos os meus dispositivos. A subscrição anual do software está a terminar, sendo que existem alguns aspetos da aplicação que poderiam ser melhores.

Neste momento estou a testar outra aplicação de gestão de tarefas, o Tick Tick. As tarefas relacionadas com a vida profissional continuam no Nirvana e a vida pessoal está a ser transferida para o Tick Tick. O objetivo é migrar todas as minhas tarefas e projetos para uma aplicação mais adaptada ao meu fluxo de trabalho, e caso seja superior à que já utilizo atualmente.

Termina assim a edição número dois do meu dossier de produtividade semanal.

7 Passos para Conseguir Limpar de vez a sua Caixa de Email

Pessoa a segurar telemóvel

O email é uma das ferramentas mais utilizadas e importantes na comunicação empresarial e pessoal. A sua correta utilização traduz-se na melhoria da produtividade.

Uma das dificuldades na utilização do correio eletrónico é manter uma caixa de correio limpa. Num estudo realizado verificou-se que mais de 70% das pessoas tem emails por ler na sua caixa de entrada.

Neste artigo irei escrever os sete passos fundamentais para processar mais rapidamente o seu email e manter uma caixa de correio a zero.

Passo 1: Manter apenas uma caixa de entrada

Alguns serviços de email, como o gmail, utilizam por predefinição várias caixas de entrada ou abas (exemplo da principal, social e promoções no gmail). Navegar por várias pastas ou abas é pouco produtivo e contribui para a desorganização do email. O primeiro passo é portanto desativar as abas adicionais e ter apenas uma única caixa de entrada. Se utiliza o gmail siga as instruções para desativar as abas. Se entertanto precisar de encontrar algum email pode sempre utilizar a ferramenta de pesquisa.

Passo 2: Anular a subscrição de newsletters irrelevantes

O segundo passo é identificar através do assunto os emails que são provenientes de subscrições de newsletters. Nas newsletters que tornaram-se irrelevantes, abra o email correspondente, e cancele a subscrição: Normalmente vem um link do final da newsletter para sair da lista e não receber futuras publicações. Caso não exista esta ligação categorize como spam. Se tiver muitos emails atrasados por processar, concentre-se apenas na correspondência das últimas semanas.

Passo 3: Apagar emails

O terceiro passo é ler os assuntos dos emails no geral e apagar os que sabe à partida que não tem interesse. Como no passo anterior, concentre-se apenas nas últimas semanas se tiver muitos emails por processar.

Passo 4: Ler emails

Depois de remover a subscrições das newsletters e apagar os emails que não tem interesse, pode passar para o quarto passo de leitura propriamente dito. Como anteriormente, deve concentra-se apenas nas últimas semanas se a sua caixa de entrada tiver muitos emails por serem processados. Leia cada email, apagando-o de seguida se já não precisar para futura referência. Caso contrário mantenha-o na caixa de correio e passe ao passo seguinte.

Passo 5: Dar seguimento aos emails

Se algum email necessitar de seguimento ou resposta tem duas opções.

Se forem necessários menos de cinco minutos, então deve agir imediatamente e dar a resposta ou seguimento pretendido. Não existe necessidade de acumular emails que podem ser rapidamente despachados.

Se levar mais de cinco minutos, deverá introduzir uma ação na sua lista de tarefas para seguimento posterior (senão utiliza lista de tarefas, deverá pensar em o fazer, pois é uma das ferramentas essenciais na gestão do tempo e aumento de produtividade).

Passo 6: Apagar ou marcar como lidas todas as mensagens

Todas as restantes mensagens mais antigas não lidas deverão ser 1) apagadas ou 2) marcadas como lidas se achar que possa conter alguma informação importante que precise no futuro. Se utiliza o gmail, aceda a todos os seus emails não lidos escrevendo in:unread na barra de pesquisa, podendo apagar ou marcar como lidos numa única operação.

Passo 7: Utilizar os tempos mortos

O sétimo e último passo é utilizar os tempos mortos. Está fora do escritório a aguardar uma reunião ou consulta? Está a viajar de comboio ou outro transporte público? Está a tomar café sozinho? Algum compromisso foi cancelado em cima da hora? Com os telemóveis, todas estas são boas oportunidades para verificar o seu email e limpar a sua caixa de correio.

Para um maior sucesso no processamento do correio eletrónico, recomendo que siga estas indicações pelo menos uma vez por semana. Com um pouco de organização e criatividade é possível manter uma caixa de correio eletrónica organizada e limpa, contribuindo para uma maior organização e produtividade pessoal.

Photo by Adrianna Calvo from Pexels

 

 

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